Créer un menu déroulant sur Excel : Guide pas à pas
Un menu déroulant dans Excel, aussi appelé liste déroulante, permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie. C'est un outil très utile pour standardiser la saisie de données, éviter les erreurs de frappe et faciliter l'analyse. Voici comment en créer un :
Étape 1 : Préparer votre liste de données
La première étape consiste à créer la liste des options qui apparaîtront dans votre menu déroulant. Vous pouvez saisir cette liste directement dans une colonne de votre feuille Excel. Par exemple, si vous souhaitez créer un menu déroulant pour choisir le type de produit, vous pouvez lister les différents types de produits (par exemple, "Lait", "Yaourt", "Fromage", "Beurre") dans une colonne séparée. Assurez-vous que chaque option est saisie dans une cellule différente.
Conseil : Il est recommandé de placer cette liste de données dans une feuille séparée ou dans une zone éloignée de votre tableau principal pour une meilleure organisation.
Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer le menu déroulant. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option parmi la liste.
Étape 3 : Accéder à la validation des données
Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel. Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur le bouton "Validation des données". Une boîte de dialogue s'ouvre.
Étape 4 : Configurer la validation des données
Dans la boîte de dialogue "Validation des données", assurez-vous que l'onglet "Options" est sélectionné.
- Dans la liste déroulante "Autoriser", sélectionnez "Liste".
- Dans le champ "Source", entrez la plage de cellules contenant votre liste de données. Vous pouvez soit taper directement la plage (par exemple,
$A$1:$A$4si votre liste se trouve dans les cellules A1 à A4), soit cliquer sur l'icône à droite du champ "Source" pour sélectionner la plage directement dans votre feuille de calcul. Lorsque vous utilisez la sélection directe, Excel insère automatiquement les références absolues (avec les symboles$). - Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher la flèche du menu déroulant.
- (Optionnel) Vous pouvez cocher la case "Ignorer si vide" pour autoriser la cellule à rester vide si aucune option n'est sélectionnée.
Étape 5 : Personnaliser les messages d'entrée et d'erreur (Optionnel)
L'onglet "Message de saisie" vous permet d'afficher un message d'aide lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant le menu déroulant. Vous pouvez indiquer un titre et un message pour guider l'utilisateur.
L'onglet "Alerte d'erreur" vous permet de définir un message d'erreur qui s'affiche si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas présente dans la liste. Vous pouvez choisir le style de l'alerte (Arrêt, Avertissement, Information) et personnaliser le titre et le message.
Étape 6 : Valider et tester votre menu déroulant
Cliquez sur le bouton "OK" pour fermer la boîte de dialogue "Validation des données". Votre menu déroulant est maintenant créé ! Cliquez sur la cellule où vous l'avez inséré pour voir la flèche apparaître. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des options et sélectionnez celle que vous souhaitez.
Exemples pratiques de menus déroulants sur Excel
Voici quelques exemples concrets d'utilisation des menus déroulants :
Exemple 1 : Suivi de l'état d'avancement d'un projet
Vous pouvez créer un menu déroulant pour indiquer l'état d'avancement d'une tâche (par exemple, "À faire", "En cours", "Terminé", "Bloqué"). Cela permet de visualiser rapidement la progression du projet et d'identifier les éventuels problèmes.
Exemple 2 : Sélection de la priorité d'une tâche
Vous pouvez créer un menu déroulant pour définir la priorité d'une tâche (par exemple, "Haute", "Moyenne", "Basse"). Cela aide à organiser les tâches et à se concentrer sur les plus importantes.
Exemple 3 : Choix du type de dépense
Dans un tableau de suivi des dépenses, vous pouvez créer un menu déroulant pour choisir le type de dépense (par exemple, "Nourriture", "Transport", "Logement", "Loisirs"). Cela facilite la catégorisation des dépenses et l'analyse des budgets.
Astuces et bonnes pratiques pour les menus déroulants Excel
- Utiliser des noms de plages dynamiques : Au lieu de spécifier une plage de cellules fixe dans la source de votre menu déroulant, vous pouvez utiliser un nom de plage dynamique. Cela permet d'ajouter ou de supprimer des options de la liste sans avoir à modifier la validation des données. Pour créer un nom de plage dynamique, allez dans l'onglet "Formules", puis cliquez sur "Gestionnaire de noms". Définissez un nom et utilisez une formule comme
=DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1)qui s'ajuste automatiquement en fonction du nombre de valeurs dans la colonne A. - Masquer la feuille contenant la liste de données : Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs voient la liste de données utilisée pour le menu déroulant, vous pouvez masquer la feuille qui la contient. Faites un clic droit sur l'onglet de la feuille et sélectionnez "Masquer".
- Utiliser la fonction INDIRECT pour créer des menus déroulants dépendants : Vous pouvez créer des menus déroulants qui dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pouvez avoir un premier menu déroulant pour choisir un pays, et un deuxième menu déroulant qui affiche uniquement les villes de ce pays. Pour cela, vous devez utiliser la fonction
INDIRECTdans la source du deuxième menu déroulant. La configuration est un peu plus complexe et nécessite de définir des noms de plages correspondant aux différentes options du premier menu déroulant. - Gérer les erreurs de saisie : Configurez les messages d'erreur pour aider les utilisateurs à comprendre pourquoi leur saisie n'est pas valide.
Erreurs courantes et comment les éviter
- Erreur : Le menu déroulant n'affiche aucune option : Vérifiez que la plage de cellules spécifiée dans la source de la validation des données est correcte et qu'elle contient bien des valeurs.
- Erreur : Le menu déroulant affiche des valeurs vides : Assurez-vous qu'il n'y a pas de cellules vides dans la plage de cellules spécifiée dans la source de la validation des données.
- Erreur : Impossible de saisir une valeur différente de celles proposées : C'est le comportement normal si vous n'avez pas désactivé l'alerte d'erreur dans la validation des données. Si vous souhaitez autoriser la saisie de valeurs non présentes dans la liste, choisissez le style "Avertissement" ou "Information" pour l'alerte d'erreur.
Alternatives aux menus déroulants natifs d'Excel
Bien que les menus déroulants natifs d'Excel soient très pratiques, il existe des alternatives qui peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires :
- Contrôles ActiveX : Les contrôles ActiveX (comme la zone de liste déroulante) offrent plus de flexibilité en termes de personnalisation et de programmation. Ils nécessitent cependant des connaissances en VBA (Visual Basic for Applications).
- Compléments Excel : Il existe de nombreux compléments Excel qui proposent des fonctionnalités avancées pour la création de menus déroulants et la gestion de données.
Conclusion
Créer un menu déroulant sur Excel est une technique simple et efficace pour améliorer la qualité de vos données et simplifier la saisie. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement mettre en place des menus déroulants adaptés à vos besoins et optimiser l'utilisation de vos feuilles de calcul Excel. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de validation des données et à explorer les astuces et bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.