Comment faire un menu déroulant dans Excel pour simplifier vos feuilles de calcul ?

Qu'est-ce qu'un menu déroulant dans Excel et pourquoi l'utiliser ?

Un menu déroulant (ou liste déroulante) dans Excel est un contrôle qui permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie. Au lieu de taper manuellement les données dans une cellule, l'utilisateur clique sur une flèche et choisit une option dans la liste qui s'affiche. C'est un outil puissant pour :

• Standardiser les données : Assurer la cohérence des informations saisies en limitant les options disponibles.
• Gagner du temps : Accélérer la saisie en évitant de taper à chaque fois les mêmes valeurs.
• Réduire les erreurs : Éliminer les fautes de frappe et les variations d'orthographe.
• Améliorer la lisibilité : Rendre les feuilles de calcul plus claires et plus faciles à comprendre.

Les menus déroulants sont particulièrement utiles pour les champs tels que :

• Les catégories de produits
• Les statuts de projet
• Les régions géographiques
• Les noms de vendeurs
• Les dates

Créer un menu déroulant simple dans Excel : Étape par étape

Voici la méthode la plus courante pour créer un menu déroulant à partir d'une liste de valeurs existante :

1. Préparez votre liste de valeurs : Dans une feuille Excel (ou dans une autre feuille du même classeur), saisissez la liste des options que vous souhaitez voir apparaître dans votre menu déroulant. Assurez-vous que chaque option est sur une ligne distincte. Par exemple, vous pouvez créer une liste des mois de l'année dans les cellules A1 à A12.

2. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez créer le menu déroulant : Cliquez sur la cellule où vous voulez que le menu déroulant apparaisse. C'est là que l'utilisateur pourra choisir une option.

3. Accédez à l'onglet « Données » : Dans le ruban Excel, cliquez sur l'onglet « Données ».

4. Cliquez sur « Validation des données » : Dans le groupe « Outils de données », cliquez sur le bouton « Validation des données ».

5. Configurez les paramètres de validation : Une boîte de dialogue « Validation des données » s'ouvre. Configurez les paramètres suivants :

   • Dans l'onglet « Options », sous « Autoriser », sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant.
   • Dans le champ « Source », entrez la plage de cellules contenant votre liste de valeurs. Vous pouvez taper directement la plage (par exemple, $A$1:$A$12) ou cliquer sur l'icône à droite du champ pour sélectionner la plage directement dans la feuille de calcul. Utilisez les références absolues ($) pour éviter que la plage ne change si vous copiez la cellule contenant le menu déroulant.

6. Personnalisez les messages (facultatif) : Vous pouvez ajouter des messages pour guider l'utilisateur :

   • Dans l'onglet « Message de saisie », vous pouvez définir un titre et un message qui s'afficheront lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule contenant le menu déroulant. Cela peut être utile pour expliquer quel type de données doit être sélectionné.
   • Dans l'onglet « Alerte d'erreur », vous pouvez définir un message qui s'affichera si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste. Vous pouvez choisir entre différents styles d'alerte (Arrêt, Avertissement, Information).

7. Cliquez sur « OK » : Votre menu déroulant est maintenant créé ! Cliquez sur la flèche à droite de la cellule pour afficher la liste des options et sélectionnez celle que vous souhaitez.

Exemple pratique : Créer un menu déroulant pour les statuts de projet

Imaginez que vous gérez un projet et que vous souhaitez suivre l'état d'avancement de chaque tâche. Vous pouvez créer un menu déroulant avec les statuts suivants : « À faire », « En cours », « Terminé », « Bloqué ».

1. Saisissez ces statuts dans les cellules B1 à B4 d'une feuille Excel.
2. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez créer le menu déroulant (par exemple, C2).
3. Allez dans « Données » > « Validation des données ».
4. Dans « Autoriser », sélectionnez « Liste ».
5. Dans « Source », entrez $B$1:$B$4.
6. Cliquez sur « OK ».

Vous avez maintenant un menu déroulant dans la cellule C2 qui permet de choisir le statut de la tâche. Vous pouvez copier cette cellule vers le bas pour appliquer le menu déroulant à d'autres tâches.

Créer un menu déroulant dynamique avec la fonction DECALER

La méthode précédente fonctionne bien si votre liste de valeurs est statique. Mais si vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste, vous devrez modifier manuellement la plage de cellules dans les paramètres de validation des données. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser la fonction DECALER pour créer un menu déroulant dynamique qui s'adapte automatiquement aux changements de la liste.

La fonction DECALER permet de renvoyer une plage de cellules à partir d'une référence de départ, en spécifiant un nombre de lignes et de colonnes à décaler, ainsi qu'une hauteur et une largeur pour la plage renvoyée.

Voici comment l'utiliser pour créer un menu déroulant dynamique :

1. Nommez votre liste de valeurs : Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de valeurs (par exemple, A1:A10). Allez dans l'onglet « Formules » et cliquez sur « Définir un nom ». Donnez un nom à votre liste (par exemple, « MaListe ») et assurez-vous que la portée est définie sur le classeur.

2. Utilisez la fonction DECALER dans la validation des données : Sélectionnez la cellule où vous souhaitez créer le menu déroulant. Allez dans « Données » > « Validation des données ». Dans « Autoriser », sélectionnez « Liste ». Dans « Source », entrez la formule suivante :

   =DECALER(MaListe;0;0;NBVAL(MaListe);1)

   • MaListe est le nom que vous avez donné à votre liste de valeurs.
   • 0;0 indique qu'il n'y a pas de décalage par rapport à la cellule de départ.
   • NBVAL(MaListe) calcule le nombre de cellules non vides dans la liste, ce qui permet de déterminer la hauteur de la plage renvoyée.
   • 1 indique que la largeur de la plage est d'une colonne.

3. Cliquez sur « OK » : Votre menu déroulant dynamique est maintenant créé ! Si vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste nommée « MaListe », le menu déroulant s'adaptera automatiquement.

Exemple pratique : Créer un menu déroulant dynamique pour une liste de clients

Imaginez que vous gérez une liste de clients qui évolue constamment. Vous pouvez créer un menu déroulant dynamique pour sélectionner un client dans une facture ou un devis.

1. Saisissez la liste de vos clients dans la colonne A d'une feuille Excel (par exemple, A1:A10).
2. Nommez cette plage « ListeClients » (Formules > Définir un nom).
3. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez créer le menu déroulant (par exemple, B2).
4. Allez dans « Données » > « Validation des données ».
5. Dans « Autoriser », sélectionnez « Liste ».
6. Dans « Source », entrez =DECALER(ListeClients;0;0;NBVAL(ListeClients);1).
7. Cliquez sur « OK ».

Maintenant, si vous ajoutez un nouveau client à la fin de la liste dans la colonne A, il apparaîtra automatiquement dans le menu déroulant de la cellule B2.

Personnaliser l'apparence et le comportement de votre menu déroulant

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de vos menus déroulants :

• Modifier le message de saisie : Comme mentionné précédemment, vous pouvez ajouter un message de saisie pour guider l'utilisateur. Cela peut être utile pour expliquer quel type de données doit être sélectionné ou pour donner des instructions spécifiques.
• Modifier l'alerte d'erreur : Vous pouvez personnaliser l'alerte d'erreur qui s'affiche si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste. Vous pouvez choisir entre différents styles d'alerte (Arrêt, Avertissement, Information) et modifier le message affiché.
• Utiliser des couleurs : Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence certaines options dans le menu déroulant en fonction de leur valeur. Par exemple, vous pouvez mettre en rouge les statuts de projet « Bloqué » ou « En retard ».
• Afficher une liste triée : Si votre liste de valeurs n'est pas triée, vous pouvez utiliser une formule pour la trier avant de l'utiliser dans le menu déroulant. Cela peut améliorer la lisibilité et faciliter la recherche d'une option spécifique.

Erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants dans Excel :

• Oublier les références absolues : Si vous copiez une cellule contenant un menu déroulant, assurez-vous d'utiliser des références absolues ($) dans la plage de cellules de la source. Sinon, la plage risque de changer et le menu déroulant ne fonctionnera plus correctement.
• Saisir des valeurs incorrectes dans la source : Assurez-vous que la liste de valeurs dans la source est correcte et ne contient pas d'erreurs de frappe. Sinon, ces erreurs se retrouveront dans le menu déroulant.
• Ne pas gérer les valeurs vides : Si votre liste de valeurs contient des cellules vides, ces cellules apparaîtront également dans le menu déroulant. Vous pouvez utiliser une formule pour filtrer les valeurs vides avant de les utiliser dans le menu déroulant.
• Utiliser des listes trop longues : Si votre liste de valeurs est très longue, il peut être difficile pour l'utilisateur de trouver l'option qu'il recherche. Dans ce cas, vous pouvez envisager d'utiliser d'autres techniques, comme la recherche incrémentale ou les menus déroulants en cascade.

Menus déroulants en cascade : une technique avancée

Les menus déroulants en cascade (ou menus déroulants dépendants) sont une technique avancée qui permet de créer des menus déroulants dont les options dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pouvez créer un premier menu déroulant pour sélectionner une catégorie de produits, puis un deuxième menu déroulant qui affiche uniquement les produits de la catégorie sélectionnée.

La création de menus déroulants en cascade est plus complexe que la création de menus déroulants simples, mais elle peut être très utile pour organiser les données et simplifier la saisie.

(La description détaillée de la création de menus déroulants en cascade dépasse le cadre de cet article, mais de nombreux tutoriels sont disponibles en ligne.)

Conclusion

Les menus déroulants sont un outil puissant et polyvalent pour simplifier la saisie de données, standardiser les informations et améliorer la qualité de vos feuilles de calcul Excel. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez facilement créer et personnaliser des menus déroulants pour répondre à vos besoins spécifiques. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options et techniques pour tirer le meilleur parti de cet outil essentiel d'Excel.