Comment filtrer sur Excel pour extraire l'information essentielle ?

Comprendre le Filtrage sur Excel

Le filtrage sur Excel est une fonctionnalité essentielle pour analyser et manipuler des données. Il permet d'afficher uniquement les lignes qui répondent à des critères spécifiques, facilitant ainsi l'identification de tendances, l'extraction d'informations clés et la prise de décisions éclairées.

Les bases du filtrage

Avant de plonger dans les détails, comprenons les bases. Le filtrage permet de masquer temporairement les lignes d'un tableau Excel qui ne correspondent pas à un ou plusieurs critères définis. Les données masquées ne sont pas supprimées, elles sont simplement cachées de la vue.

Comment activer les filtres sur Excel

Il existe plusieurs façons d'activer les filtres sur Excel :

1. Via l'onglet Données :

   • Sélectionnez une cellule quelconque dans votre tableau de données.
   • Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
   • Dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur le bouton "Filtrer".

2. Via l'onglet Accueil :

   • Sélectionnez une cellule quelconque dans votre tableau de données.
   • Cliquez sur l'onglet "Accueil" dans le ruban Excel.
   • Dans le groupe "Edition", cliquez sur le bouton "Trier et filtrer", puis sélectionnez "Filtrer".

3. Avec le raccourci clavier :

   • Sélectionnez une cellule quelconque dans votre tableau de données.
   • Appuyez simultanément sur les touches Ctrl + Maj + L (ou Cmd + Shift + L sur Mac).

Une fois les filtres activés, de petites flèches apparaissent dans les en-têtes de colonnes de votre tableau. Ces flèches vous permettent d'accéder aux options de filtrage pour chaque colonne.

Filtrer des données sur Excel : les différentes méthodes

Excel offre plusieurs méthodes pour filtrer vos données, chacune adaptée à des besoins spécifiques.

Filtrer par valeur

La méthode la plus simple consiste à filtrer par valeur. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs spécifiques dans une colonne pour afficher uniquement les lignes qui contiennent ces valeurs.

Exemple : Imaginez un tableau contenant une liste de clients avec leurs noms, leurs villes et leurs chiffres d'affaires. Vous souhaitez afficher uniquement les clients de la ville de Paris.

1. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne "Ville".
2. Une liste de toutes les villes présentes dans la colonne s'affiche.
3. Décochez la case "(Sélectionner tout)".
4. Cochez uniquement la case "Paris".
5. Cliquez sur "OK".

Seules les lignes correspondant aux clients de Paris seront désormais affichées.

Filtrer par critères

Le filtrage par critères permet de définir des conditions plus complexes pour filtrer les données. Vous pouvez utiliser des opérateurs logiques tels que "égal à", "différent de", "supérieur à", "inférieur à", etc.

Exemple : Vous souhaitez afficher tous les clients dont le chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 €.

1. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne "Chiffre d'affaires".
2. Sélectionnez "Filtres numériques", puis "Supérieur à...".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez la valeur "10000".
4. Cliquez sur "OK".

Seules les lignes correspondant aux clients dont le chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 € seront affichées.

Filtrer par couleur

Si vous avez utilisé la mise en forme conditionnelle pour colorer certaines cellules de votre tableau, vous pouvez filtrer par couleur.

Exemple : Vous avez coloré en rouge toutes les cellules représentant un chiffre d'affaires inférieur à 5 000 €. Vous souhaitez afficher uniquement ces lignes.

1. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne "Chiffre d'affaires".
2. Sélectionnez "Filtrer par couleur".
3. Choisissez la couleur rouge.

Seules les lignes contenant une cellule rouge dans la colonne "Chiffre d'affaires" seront affichées.

Filtrer par date

Le filtrage par date offre des options spécifiques pour filtrer les données temporelles. Vous pouvez filtrer par date précise, par période (aujourd'hui, hier, cette semaine, etc.), ou par plage de dates.

Exemple : Vous souhaitez afficher toutes les commandes passées au cours du mois de janvier 2023.

1. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne "Date de commande".
2. Sélectionnez "Filtres de dates", puis "Entre...".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez "01/01/2023" dans le champ "Est postérieur ou égal à" et "31/01/2023" dans le champ "Est antérieur ou égal à".
4. Cliquez sur "OK".

Seules les lignes correspondant aux commandes passées en janvier 2023 seront affichées.

Filtrer avec des caractères génériques

Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour filtrer des données textuelles de manière plus flexible.

• * représente n'importe quelle séquence de caractères.
• ? représente un seul caractère.

Exemple : Vous souhaitez afficher tous les clients dont le nom commence par la lettre "A".

1. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne "Nom".
2. Sélectionnez "Filtres textuels", puis "Commence par...".
3. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez "A*".
4. Cliquez sur "OK".

Seules les lignes correspondant aux clients dont le nom commence par "A" seront affichées.

Filtrer sur plusieurs colonnes

Il est possible de combiner des filtres sur plusieurs colonnes pour affiner davantage vos résultats. Les filtres sont appliqués de manière successive, ce qui signifie que chaque filtre réduit le nombre de lignes affichées.

Exemple : Vous souhaitez afficher uniquement les clients de Paris dont le chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 €.

1. Filtrez d'abord la colonne "Ville" pour afficher uniquement les clients de Paris (comme expliqué précédemment).
2. Ensuite, filtrez la colonne "Chiffre d'affaires" pour afficher uniquement les clients dont le chiffre d'affaires est supérieur à 10 000 € (comme expliqué précédemment).

Seules les lignes correspondant aux clients de Paris avec un chiffre d'affaires supérieur à 10 000 € seront affichées.

Effacer ou désactiver les filtres

Une fois que vous avez terminé d'utiliser les filtres, vous pouvez les effacer ou les désactiver.

Effacer un filtre

Pour effacer un filtre spécifique, cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne concernée, puis sélectionnez "Effacer le filtre de [Nom de la colonne]".

Désactiver tous les filtres

Pour désactiver tous les filtres, cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Filtrer" (ou utilisez le raccourci clavier Ctrl + Maj + L). Les flèches de filtre disparaîtront des en-têtes de colonnes, et toutes les lignes de votre tableau seront à nouveau affichées.

Astuces et bonnes pratiques pour filtrer sur Excel

Voici quelques astuces et bonnes pratiques pour optimiser votre utilisation des filtres Excel :

• Utilisez des noms de colonnes clairs et descriptifs : Cela facilitera l'identification des colonnes à filtrer et la compréhension des critères de filtrage.
• Vérifiez que vos données sont cohérentes : Les erreurs de saisie ou les incohérences dans les données peuvent affecter les résultats du filtrage.
• Utilisez la mise en forme conditionnelle pour visualiser les données : La mise en forme conditionnelle peut vous aider à identifier rapidement les données qui répondent à certains critères, ce qui peut faciliter le filtrage.
• Créez des tableaux structurés : Les tableaux structurés (créés via l'onglet "Insertion" puis "Tableau") offrent des fonctionnalités de filtrage améliorées, notamment la possibilité de filtrer par valeurs uniques et de créer des colonnes calculées.
• Enregistrez vos filtres : Si vous utilisez régulièrement les mêmes filtres, vous pouvez les enregistrer en tant que vues personnalisées (via l'onglet "Affichage" puis "Vues personnalisées").
• Combinez les filtres avec d'autres fonctionnalités Excel : Les filtres peuvent être combinés avec d'autres fonctionnalités Excel telles que les tableaux croisés dynamiques, les graphiques et les formules pour effectuer des analyses plus poussées.

Erreurs courantes à éviter lors du filtrage sur Excel

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors du filtrage sur Excel :

• Oublier d'effacer les filtres : Il est facile d'oublier qu'un filtre est appliqué, ce qui peut conduire à des analyses erronées. Vérifiez toujours que tous les filtres sont effacés avant de tirer des conclusions.
• Filtrer sur des colonnes incorrectes : Assurez-vous de filtrer sur les colonnes appropriées pour obtenir les résultats souhaités.
• Utiliser des critères de filtrage incorrects : Vérifiez que vos critères de filtrage sont corrects et qu'ils correspondent à vos besoins.
• Ne pas tenir compte des majuscules/minuscules : Par défaut, le filtrage sur Excel n'est pas sensible à la casse. Si vous devez filtrer en tenant compte des majuscules/minuscules, vous pouvez utiliser des formules Excel telles que EXACT dans une colonne supplémentaire pour créer un critère de filtrage basé sur la casse.

Conclusion

Le filtrage sur Excel est une compétence essentielle pour quiconque travaille avec des données. En maîtrisant les différentes méthodes de filtrage et en suivant les astuces et bonnes pratiques présentées dans ce guide, vous pourrez extraire rapidement les informations pertinentes de vos tableaux de données, optimiser vos analyses et gagner un temps précieux. N'hésitez pas à expérimenter et à explorer les différentes options de filtrage pour découvrir celles qui conviennent le mieux à vos besoins spécifiques.