Comment Imprimer un Tableau Excel Sans Coupures Inattendues ?

Imprimer un Tableau Excel : Les Bases Indispensables

Avant de plonger dans les astuces avancées, assurons-nous de maîtriser les fondamentaux de l'impression dans Excel. Comprendre les options de base est crucial pour éviter les erreurs courantes et obtenir un résultat satisfaisant.

Accéder à l'Option d'Impression

La première étape est d'accéder à la fenêtre d'impression. Il existe plusieurs façons de le faire :

• Via le Menu Fichier : Cliquez sur l'onglet "Fichier" en haut à gauche de l'écran, puis sélectionnez "Imprimer".
• Avec le Raccourci Clavier : Le raccourci le plus rapide est Ctrl + P (ou Cmd + P sur Mac). Cela ouvrira directement la fenêtre d'impression.
• Via la Barre d'Outils Accès Rapide : Si l'icône d'impression n'est pas présente dans votre barre d'outils, vous pouvez l'ajouter en personnalisant la barre d'outils accès rapide (Fichier > Options > Barre d'outils Accès rapide).

Aperçu Avant Impression : L'Étape Cruciale

Une fois dans la fenêtre d'impression, la première chose à faire est de consulter l'aperçu avant impression. Cet aperçu vous montre exactement comment votre tableau sera imprimé. Analysez attentivement l'aperçu pour détecter les problèmes potentiels : colonnes coupées, marges trop importantes, données qui dépassent, etc.

Sélection de l'Imprimante

Vérifiez que la bonne imprimante est sélectionnée dans le menu déroulant. Si vous avez plusieurs imprimantes installées, assurez-vous de choisir celle que vous souhaitez utiliser.

Configuration du Nombre de Copies

Indiquez le nombre de copies que vous souhaitez imprimer. Cette option est généralement située juste en dessous de la sélection de l'imprimante.

Ajuster la Mise en Page pour une Impression Parfaite

L'ajustement de la mise en page est l'étape la plus importante pour éviter les coupures et garantir une impression professionnelle. Excel offre de nombreuses options pour personnaliser la mise en page selon vos besoins.

Définir la Zone d'Impression

Par défaut, Excel tente d'imprimer toutes les données présentes dans votre feuille de calcul. Cependant, vous pouvez définir une zone d'impression spécifique si vous ne souhaitez imprimer qu'une partie du tableau.

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez imprimer.
2. Allez dans l'onglet "Mise en page" (ou "Disposition" selon votre version d'Excel).
3. Cliquez sur "Zone d'impression" et sélectionnez "Définir".

Excel imprimera désormais uniquement la zone que vous avez définie. Pour effacer la zone d'impression, retournez dans "Zone d'impression" et sélectionnez "Effacer la zone d'impression".

Gérer les Marges

Les marges définissent l'espace blanc autour de votre tableau sur la page imprimée. Ajuster les marges peut vous aider à optimiser l'utilisation de l'espace et à éviter les coupures.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Marges".
2. Vous pouvez choisir parmi les marges prédéfinies (Normales, Étroites, Larges) ou sélectionner "Marges personnalisées" pour définir vos propres valeurs.

Dans la fenêtre "Mise en page", vous pouvez ajuster les marges supérieure, inférieure, gauche et droite en centimètres ou en pouces. Vous pouvez également centrer le tableau horizontalement et verticalement sur la page en cochant les cases correspondantes.

Choisir l'Orientation de la Page

L'orientation de la page (Portrait ou Paysage) a un impact significatif sur la façon dont votre tableau est imprimé. L'orientation Paysage est souvent préférable pour les tableaux larges, tandis que l'orientation Portrait convient mieux aux tableaux longs et étroits.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Orientation".
2. Sélectionnez "Portrait" ou "Paysage" selon vos besoins.

Mettre à l'Échelle l'Impression

La mise à l'échelle vous permet de réduire ou d'agrandir la taille de votre tableau pour qu'il tienne sur une ou plusieurs pages. Cette option est particulièrement utile si votre tableau est légèrement trop grand pour la page.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Mise à l'échelle".
2. Vous avez plusieurs options :
   • Ajuster à : Permet de spécifier un pourcentage de la taille réelle (par exemple, 80 % pour réduire la taille).
   • Ajuster à 1 page en largeur sur 1 page en hauteur : Force le tableau à tenir sur une seule page, en réduisant automatiquement la taille si nécessaire. Soyez prudent avec cette option, car elle peut rendre le texte illisible si le tableau est très grand.
   • Nombre de pages : Permet de spécifier le nombre de pages en largeur et en hauteur sur lesquelles vous souhaitez imprimer le tableau.

Gérer les Sauts de Page

Si votre tableau est trop grand pour tenir sur une seule page, Excel insère automatiquement des sauts de page. Cependant, ces sauts de page automatiques ne sont pas toujours placés aux endroits les plus appropriés. Vous pouvez insérer des sauts de page manuels pour contrôler précisément où le tableau est divisé.

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer un saut de page.
2. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Sauts de page".
3. Choisissez "Insérer un saut de page".

Excel insérera un saut de page au-dessus et à gauche de la cellule sélectionnée. Pour supprimer un saut de page, sélectionnez la cellule située juste en dessous ou à droite du saut de page et choisissez "Supprimer le saut de page". Vous pouvez également choisir "Réinitialiser tous les sauts de page" pour supprimer tous les sauts de page manuels.

Imprimer les Titres sur Chaque Page

Si votre tableau s'étend sur plusieurs pages, il est utile d'imprimer les titres des colonnes et des lignes sur chaque page pour faciliter la lecture. Cela évite d'avoir à revenir constamment à la première page pour se rappeler la signification des données.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Imprimer les titres".
2. Dans la fenêtre "Mise en page", onglet "Feuille", spécifiez :
   • Lignes à répéter en haut : Cliquez sur l'icône à droite de ce champ et sélectionnez les lignes contenant les titres des colonnes.
   • Colonnes à répéter à gauche : Cliquez sur l'icône à droite de ce champ et sélectionnez les colonnes contenant les titres des lignes.

Astuces Avancées pour une Impression Optimale

Au-delà des réglages de base, voici quelques astuces avancées pour affiner encore davantage l'impression de vos tableaux Excel.

Imprimer les Commentaires et les Notes

Si votre tableau contient des commentaires ou des notes, vous pouvez choisir de les imprimer ou non. Par défaut, Excel n'imprime pas les commentaires et les notes.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Imprimer les titres".
2. Dans la fenêtre "Mise en page", onglet "Feuille", dans la section "Commentaires", choisissez :
   • Aucun : Pour ne pas imprimer les commentaires.
   • À la fin de la feuille : Pour imprimer les commentaires sur une page séparée à la fin du tableau.
   • Tel qu'affiché dans la feuille : Pour imprimer les commentaires à l'endroit où ils sont affichés dans la feuille.

Imprimer les Erreurs

De même, vous pouvez choisir d'imprimer les erreurs (par exemple, #DIV/0!) ou de les masquer lors de l'impression.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Imprimer les titres".
2. Dans la fenêtre "Mise en page", onglet "Feuille", dans la section "Cellules avec erreur", choisissez :
   • Tel qu'affiché : Pour imprimer les erreurs telles qu'elles apparaissent dans la feuille.
   • <vide> : Pour ne pas imprimer les erreurs.
   • -- : Pour remplacer les erreurs par des tirets.
   • #N/A : Pour remplacer les erreurs par #N/A.

Ajouter un En-tête et un Pied de Page

Les en-têtes et les pieds de page vous permettent d'ajouter des informations supplémentaires en haut et en bas de chaque page, telles que le titre du document, la date, le numéro de page, etc.

1. Dans l'onglet "Mise en page", cliquez sur "Imprimer les titres".
2. Dans la fenêtre "Mise en page", onglet "En-tête/Pied de page", vous pouvez choisir parmi les en-têtes et pieds de page prédéfinis ou cliquer sur "Personnaliser l'en-tête" ou "Personnaliser le pied de page" pour créer vos propres en-têtes et pieds de page personnalisés.

Vous pouvez insérer du texte, des numéros de page, des dates, des heures, des noms de fichiers, des noms de feuilles et des images dans les en-têtes et les pieds de page.

Utiliser les Styles de Tableau pour une Mise en Page Professionnelle

Les styles de tableau d'Excel peuvent vous aider à créer des tableaux visuellement attrayants et professionnels, ce qui améliore l'apparence de vos impressions.

1. Sélectionnez votre tableau.
2. Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mettre sous forme de tableau" dans le groupe "Styles".
3. Choisissez un style de tableau qui correspond à vos préférences.

Excel appliquera automatiquement le style de tableau sélectionné à votre tableau, en formatant les en-têtes, les lignes et les colonnes.

Erreurs Courantes à Éviter lors de l'Impression Excel

• Ne pas vérifier l'aperçu avant impression : C'est l'erreur la plus fréquente. Prenez toujours le temps de consulter l'aperçu avant impression pour détecter les problèmes potentiels.
• Oublier de définir la zone d'impression : Si vous n'imprimez qu'une partie de votre feuille de calcul, assurez-vous de définir la zone d'impression.
• Ne pas ajuster la mise à l'échelle : Si votre tableau est trop grand pour la page, n'oubliez pas d'ajuster la mise à l'échelle.
• Ignorer les sauts de page : Vérifiez les sauts de page automatiques et insérez des sauts de page manuels si nécessaire.
• Ne pas imprimer les titres sur chaque page : Si votre tableau s'étend sur plusieurs pages, imprimez les titres pour faciliter la lecture.

Conclusion

Imprimer un tableau Excel sans coupures ni mauvaises surprises est tout à fait possible en maîtrisant les options de mise en page et en suivant les conseils de cet article. Prenez le temps de vérifier l'aperçu avant impression, d'ajuster les marges, de gérer les sauts de page et d'utiliser les astuces avancées pour obtenir des impressions professionnelles et lisibles. Avec un peu de pratique, l'impression de tableaux Excel deviendra une tâche simple et rapide.