Comment supprimer des doublons dans Excel : 4 méthodes efficaces

Pourquoi supprimer les doublons dans Excel est-il important ?

La présence de doublons dans vos feuilles de calcul Excel peut avoir des conséquences néfastes. Imaginez analyser des données de vente avec des commandes dupliquées : vos chiffres seront gonflés artificiellement et vos décisions basées sur des informations incorrectes. De même, dans une liste de contacts, les doublons peuvent entraîner des envois d'e-mails répétés et une perte de temps considérable. En bref, la suppression des doublons est une étape cruciale pour :

• Améliorer la qualité des données : Des données propres et précises sont la base de toute analyse fiable.
• Optimiser les analyses : Évitez les biais et les erreurs dans vos rapports et tableaux de bord.
• Gagner du temps : Automatisez le processus de nettoyage des données et concentrez-vous sur les tâches à valeur ajoutée.
• Réduire les coûts : Évitez les dépenses inutiles liées aux doublons (envois postaux, campagnes marketing, etc.).

Méthode 1 : Utiliser la fonctionnalité "Supprimer les doublons" d'Excel

C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour supprimer les doublons dans une plage de cellules. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données dont vous souhaitez supprimer les doublons. Assurez-vous d'inclure les en-têtes de colonnes si votre plage en contient.
2. Dans l'onglet "Données" du ruban Excel, cliquez sur le bouton "Supprimer les doublons" dans le groupe "Outils de données". Une fenêtre s'ouvrira.
3. Dans la fenêtre "Supprimer les doublons", vous pouvez choisir les colonnes à prendre en compte pour identifier les doublons. Par défaut, toutes les colonnes sont sélectionnées. Si vous souhaitez considérer deux lignes comme identiques uniquement si elles ont les mêmes valeurs dans certaines colonnes spécifiques, décochez les colonnes non pertinentes.
4. Cochez la case "Mes données ont des en-têtes" si votre plage de cellules inclut des en-têtes de colonnes. Cela permettra à Excel de ne pas traiter les en-têtes comme des données à supprimer.
5. Cliquez sur le bouton "OK". Excel affichera un message indiquant le nombre de doublons supprimés et le nombre de valeurs uniques restantes.

Exemple pratique :

Imaginez que vous avez une liste de clients avec les colonnes "Nom", "Prénom" et "Adresse e-mail". Si vous souhaitez supprimer les doublons basés sur l'adresse e-mail uniquement, sélectionnez la plage de cellules contenant ces informations, puis dans la fenêtre "Supprimer les doublons", décochez les colonnes "Nom" et "Prénom" et laissez uniquement "Adresse e-mail" cochée. Excel supprimera alors toutes les lignes ayant la même adresse e-mail, même si les noms et prénoms sont différents.

Avantages :

• Facile à utiliser et rapide.
• Ne nécessite aucune connaissance en formules Excel.

Inconvénients :

• Supprime physiquement les doublons de la feuille de calcul. Si vous souhaitez conserver les doublons pour une analyse ultérieure, cette méthode n'est pas appropriée.
• Ne permet pas de personnaliser le critère de suppression des doublons de manière très précise.

Méthode 2 : Utiliser les filtres avancés pour masquer les doublons

Cette méthode ne supprime pas les doublons, mais les masque, ce qui peut être utile si vous souhaitez les conserver pour une consultation ultérieure. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données dont vous souhaitez masquer les doublons. Incluez les en-têtes de colonnes.
2. Dans l'onglet "Données" du ruban Excel, cliquez sur le bouton "Avancé" dans le groupe "Trier et filtrer". La fenêtre "Filtre avancé" s'ouvrira.
3. Dans la fenêtre "Filtre avancé", sélectionnez l'option "Filtrer la liste sur place" si vous souhaitez masquer les doublons directement dans la plage de cellules sélectionnée, ou "Copier vers un autre emplacement" si vous souhaitez créer une copie de la plage de cellules sans les doublons dans un autre emplacement de la feuille de calcul.
4. Assurez-vous que la plage de cellules sélectionnée est correcte dans le champ "Plage".
5. Laissez le champ "Plage de critères" vide.
6. Cochez la case "Extraction sans doublons".
7. Si vous avez choisi l'option "Copier vers un autre emplacement", spécifiez l'emplacement où vous souhaitez copier les données filtrées dans le champ "Copier vers".
8. Cliquez sur le bouton "OK". Excel masquera les doublons (ou les copiera vers un autre emplacement sans les doublons).

Exemple pratique :

Vous avez une liste de produits avec les colonnes "Référence", "Nom" et "Prix". Vous souhaitez afficher uniquement les références de produits uniques. Sélectionnez la plage de cellules contenant ces informations, ouvrez la fenêtre "Filtre avancé", sélectionnez l'option "Filtrer la liste sur place" et cochez la case "Extraction sans doublons". Excel masquera toutes les lignes ayant la même référence de produit.

Avantages :

• Conserve les doublons dans la feuille de calcul.
• Facile à mettre en œuvre.

Inconvénients :

• Masque les doublons au lieu de les supprimer définitivement.
• Peut être moins pratique si vous souhaitez supprimer les doublons de manière permanente.

Méthode 3 : Utiliser la fonction UNIQUE (Excel 365 et versions ultérieures)

La fonction UNIQUE est une fonction matricielle introduite dans Excel 365 qui renvoie une liste de valeurs uniques à partir d'une plage de cellules. Cette fonction est particulièrement utile car elle crée une nouvelle liste sans modifier les données d'origine.

1. Sélectionnez une cellule vide où vous souhaitez afficher la liste des valeurs uniques.
2. Entrez la formule =UNIQUE(plage) où plage est la plage de cellules contenant les données dont vous souhaitez extraire les valeurs uniques. Par exemple, si vos données se trouvent dans la plage A1:A10, la formule sera =UNIQUE(A1:A10).
3. Appuyez sur Entrée. Excel affichera une liste dynamique des valeurs uniques de la plage spécifiée. Cette liste se mettra à jour automatiquement si les données de la plage d'origine sont modifiées.

Exemple pratique :

Vous avez une colonne de noms de pays dans la plage B2:B20. Pour obtenir une liste unique de ces pays dans la cellule D2, entrez la formule =UNIQUE(B2:B20) dans la cellule D2. Excel affichera alors tous les noms de pays uniques dans les cellules D2, D3, D4, etc.

Avantages :

• Crée une nouvelle liste de valeurs uniques sans modifier les données d'origine.
• La liste des valeurs uniques est dynamique et se met à jour automatiquement.
• Simple et facile à utiliser.

Inconvénients :

• Uniquement disponible dans Excel 365 et versions ultérieures.
• Ne supprime pas les doublons de la plage de données d'origine.

Méthode 4 : Utiliser une formule avec NB.SI pour identifier et filtrer les doublons

Cette méthode utilise une formule combinée à un filtre pour identifier et masquer les doublons. Elle est utile si vous souhaitez une approche plus personnalisée et que vous n'avez pas accès à la fonction UNIQUE.

1. Ajoutez une colonne supplémentaire à côté de la colonne contenant les données que vous souhaitez analyser. Par exemple, si vos données se trouvent dans la colonne A, ajoutez une colonne B.
2. Entrez la formule =SI(NB.SI($A$1:A1;A1)>1;"Doublon";"") dans la première cellule de la colonne supplémentaire (par exemple, B1). Remplacez $A$1:A1 par la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez analyser, en veillant à ce que la première cellule soit une référence absolue ($A$1) et la seconde une référence relative (A1). Remplacez également A1 par la première cellule contenant les données à analyser.
3. Copiez la formule vers le bas jusqu'à la dernière ligne de vos données. La colonne supplémentaire affichera "Doublon" pour chaque ligne qui est un doublon et une cellule vide pour les valeurs uniques.
4. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données et la colonne supplémentaire. Incluez les en-têtes de colonnes.
5. Dans l'onglet "Données" du ruban Excel, cliquez sur le bouton "Filtrer" dans le groupe "Trier et filtrer". Des flèches de filtre apparaîtront dans les en-têtes de colonnes.
6. Cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne supplémentaire et décochez la case "Doublon". Excel masquera toutes les lignes identifiées comme des doublons.

Exemple pratique :

Vous avez une liste d'adresses e-mail dans la colonne A. Pour identifier et masquer les doublons, ajoutez une colonne B, entrez la formule =SI(NB.SI($A$1:A1;A1)>1;"Doublon";"") dans la cellule B1, copiez la formule vers le bas, puis filtrez la colonne B pour masquer les lignes contenant "Doublon".

Avantages :

• Fonctionne dans toutes les versions d'Excel.
• Permet d'identifier visuellement les doublons.

Inconvénients :

• Nécessite l'ajout d'une colonne supplémentaire.
• Peut être plus complexe à mettre en œuvre que les autres méthodes.
• Masque les doublons au lieu de les supprimer définitivement.

Conseils supplémentaires pour gérer les doublons dans Excel

• Avant de supprimer les doublons, faites une copie de votre feuille de calcul. Cela vous permettra de revenir en arrière si vous faites une erreur.
• Soyez précis dans votre définition des doublons. Déterminez quelles colonnes doivent être considérées pour identifier les doublons. Par exemple, si vous avez une liste de clients, vous pouvez choisir de supprimer les doublons basés sur l'adresse e-mail uniquement, ou sur une combinaison du nom, prénom et adresse e-mail.
• Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les doublons. Cela peut vous aider à les identifier visuellement avant de les supprimer.
• Automatisez le processus de suppression des doublons à l'aide de macros. Si vous devez supprimer les doublons régulièrement, vous pouvez créer une macro pour automatiser le processus.
• Vérifiez vos données après avoir supprimé les doublons. Assurez-vous que vous n'avez pas supprimé des données importantes par erreur.

Erreurs courantes à éviter lors de la suppression des doublons

• Supprimer les en-têtes de colonnes par erreur. Assurez-vous de cocher la case "Mes données ont des en-têtes" dans la fenêtre "Supprimer les doublons".
• Supprimer les doublons basés sur des critères incorrects. Définissez clairement les colonnes à prendre en compte pour identifier les doublons.
• Ne pas faire de copie de sauvegarde avant de supprimer les doublons. Il est toujours préférable d'avoir une copie de sauvegarde au cas où vous feriez une erreur.
• Ne pas vérifier les données après avoir supprimé les doublons. Assurez-vous que vous n'avez pas supprimé des données importantes par erreur.

En conclusion, supprimer les doublons dans Excel est une compétence essentielle pour tout utilisateur souhaitant travailler avec des données propres et fiables. En utilisant les méthodes et les conseils présentés dans cet article, vous pouvez facilement éliminer les doublons de vos feuilles de calcul et optimiser vos analyses. N'oubliez pas de toujours faire une copie de sauvegarde de vos données avant de supprimer les doublons et de vérifier attentivement les résultats après la suppression. Bonne chance !