Comment trier un tableau Excel : Méthodes simples et efficaces

Comment trier un tableau Excel : Guide étape par étape

Trier un tableau Excel est une compétence fondamentale pour toute personne utilisant ce logiciel. Cela permet d'organiser les données de manière logique, facilitant ainsi leur analyse et leur compréhension. Voici un guide complet pour maîtriser le tri dans Excel.

1. Préparer votre tableau Excel pour le tri

Avant de commencer à trier, assurez-vous que votre tableau est correctement formaté. Cela inclut :

• Des en-têtes de colonnes clairs et précis : Chaque colonne doit avoir un en-tête qui décrit clairement le type de données qu'elle contient (Nom, Prénom, Date, Montant, etc.).
• Des données cohérentes : Assurez-vous que les données dans chaque colonne sont du même type (texte, nombre, date). Les incohérences peuvent entraîner des erreurs de tri.
• Pas de lignes ou colonnes vides au milieu du tableau : Excel peut avoir du mal à identifier la plage de données si elle est interrompue par des lignes ou des colonnes vides.
• Éviter les cellules fusionnées : Les cellules fusionnées peuvent compliquer le processus de tri. Il est préférable de les éviter.

2. Trier une seule colonne

C'est la méthode de tri la plus simple et la plus courante. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez une cellule dans la colonne que vous souhaitez trier. Il n'est pas nécessaire de sélectionner toute la colonne.
2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
3. Dans le groupe "Trier et filtrer", vous trouverez les boutons "Trier de A à Z" (pour trier par ordre croissant) et "Trier de Z à A" (pour trier par ordre décroissant).
4. Cliquez sur le bouton approprié en fonction de l'ordre de tri souhaité. Excel triera automatiquement l'ensemble du tableau en fonction de la colonne sélectionnée.

Exemple :

Imaginez un tableau avec une colonne "Nom". Pour trier les noms par ordre alphabétique, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la colonne "Nom", puis cliquez sur le bouton "Trier de A à Z".

Capture d'écran (description textuelle) : Une capture d'écran montrant un tableau Excel avec une colonne "Nom", une cellule sélectionnée dans cette colonne, et le bouton "Trier de A à Z" mis en évidence dans l'onglet "Données".

3. Trier plusieurs colonnes (Tri personnalisé)

Dans de nombreux cas, vous aurez besoin de trier votre tableau en fonction de plusieurs critères. Par exemple, vous pourriez vouloir trier par département, puis par nom à l'intérieur de chaque département. Voici comment faire :

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans votre tableau.
2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
3. Dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur le bouton "Trier". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Trier".
4. Dans la boîte de dialogue "Trier", vous pouvez ajouter plusieurs niveaux de tri :
   • Colonne : Sélectionnez la première colonne par laquelle vous souhaitez trier.
   • Trier sur : Choisissez "Valeurs" (généralement la valeur par défaut).
   • Ordre : Choisissez l'ordre de tri (de A à Z, de Z à A, du plus petit au plus grand, etc.).
5. Cliquez sur le bouton "Ajouter un niveau" pour ajouter un nouveau critère de tri. Répétez l'étape 4 pour chaque niveau de tri souhaité.
6. Assurez-vous que l'option "Mes données ont des en-têtes" est cochée si votre tableau a des en-têtes. Sinon, Excel traitera la première ligne comme des données.
7. Cliquez sur le bouton "OK" pour appliquer le tri.

Exemple :

Supposons que vous ayez un tableau avec les colonnes "Département" et "Nom". Pour trier par département (ordre alphabétique) puis par nom (ordre alphabétique) à l'intérieur de chaque département, vous devez définir deux niveaux de tri :

• Niveau 1 : Colonne "Département", Trier sur "Valeurs", Ordre "De A à Z"
• Niveau 2 : Colonne "Nom", Trier sur "Valeurs", Ordre "De A à Z"

Capture d'écran (description textuelle) : Une capture d'écran montrant la boîte de dialogue "Trier" avec deux niveaux de tri configurés comme décrit dans l'exemple. Les options "Colonne", "Trier sur" et "Ordre" sont clairement visibles.

4. Trier par couleur, icône ou police

Excel vous permet également de trier en fonction de la couleur de la cellule, de l'icône ou de la police. Cette fonctionnalité peut être utile si vous avez codé vos données avec des couleurs ou des icônes pour une analyse visuelle.

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans votre tableau.
2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.
3. Dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur le bouton "Trier". Cela ouvrira la boîte de dialogue "Trier".
4. Colonne : Sélectionnez la colonne contenant les couleurs, les icônes ou les polices que vous souhaitez utiliser pour le tri.
5. Trier sur : Choisissez "Couleur de la cellule", "Couleur de la police" ou "Icône de la cellule" en fonction de ce que vous souhaitez trier.
6. Ordre : Choisissez la couleur, l'icône ou la police que vous souhaitez placer en premier dans l'ordre de tri.
7. Cliquez sur le bouton "Ajouter un niveau" si vous souhaitez ajouter d'autres critères de tri.
8. Cliquez sur le bouton "OK" pour appliquer le tri.

Exemple :

Imaginez que vous ayez coloré les cellules de la colonne "Statut" en vert pour les tâches terminées, en jaune pour les tâches en cours et en rouge pour les tâches en retard. Vous pouvez trier le tableau pour afficher toutes les tâches terminées en premier, suivies des tâches en cours, puis des tâches en retard.

Capture d'écran (description textuelle) : Une capture d'écran montrant la boîte de dialogue "Trier" avec la configuration pour trier par couleur de cellule. Les options "Colonne", "Trier sur" (avec l'option "Couleur de la cellule" sélectionnée) et "Ordre" sont clairement visibles.

5. Trier en utilisant des formules Excel (TRIER et TRIERPAR)

Les versions récentes d'Excel (Excel 365 et versions ultérieures) offrent des fonctions de tri dynamiques : TRIER et TRIERPAR. Ces fonctions permettent de créer une nouvelle plage de données triée sans modifier le tableau d'origine.

• TRIER(tableau, [indice_tri], [ordre_tri], [par_col])

  • tableau : La plage de données à trier.
  • indice_tri (facultatif) : Le numéro de la colonne à utiliser pour le tri (1 pour la première colonne, 2 pour la deuxième, etc.). Si omis, Excel trie par la première colonne.
  • ordre_tri (facultatif) : 1 pour l'ordre croissant (par défaut), -1 pour l'ordre décroissant.
  • par_col (facultatif) : FAUX (ou omis) pour trier par lignes (par défaut), VRAI pour trier par colonnes.

• TRIERPAR(tableau, tableau_tri, [ordre_tri1], [tableau_tri2], [ordre_tri2], ...)

  • tableau : La plage de données à trier.
  • tableau_tri : La colonne ou la plage de cellules à utiliser comme critère de tri.
  • ordre_tri (facultatif) : 1 pour l'ordre croissant (par défaut), -1 pour l'ordre décroissant.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs paires tableau_tri et ordre_tri pour trier par plusieurs critères.

Exemple avec TRIER :

Pour trier le tableau A1:C10 par la deuxième colonne (colonne B) par ordre croissant, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=TRIER(A1:C10, 2, 1)

Exemple avec TRIERPAR :

Pour trier le tableau A1:C10 par la colonne B (croissant) puis par la colonne C (décroissant), vous pouvez utiliser la formule suivante :

=TRIERPAR(A1:C10, B1:B10, 1, C1:C10, -1)

Capture d'écran (description textuelle) : Une capture d'écran montrant un tableau Excel original et une nouvelle plage de données triée créée à l'aide de la fonction TRIER. La formule TRIER est visible dans la barre de formule.

Capture d'écran (description textuelle) : Une capture d'écran montrant un tableau Excel original et une nouvelle plage de données triée créée à l'aide de la fonction TRIERPAR. La formule TRIERPAR est visible dans la barre de formule.

6. Astuces et bonnes pratiques pour le tri dans Excel

• Utilisez des filtres pour affiner vos données après le tri : Une fois que vous avez trié votre tableau, vous pouvez utiliser les filtres pour masquer certaines lignes ou colonnes et vous concentrer sur les données qui vous intéressent.
• Créez des copies de sauvegarde avant de trier des données importantes : Le tri peut modifier l'ordre de vos données de manière irréversible. Il est toujours préférable de créer une copie de sauvegarde avant de trier des données importantes.
• Soyez attentif aux types de données : Assurez-vous qu'Excel reconnaît correctement les types de données dans vos colonnes (nombres, dates, texte). Si Excel interprète une date comme du texte, le tri risque de ne pas fonctionner correctement.
• Utilisez le tri personnalisé pour des besoins complexes : Le tri personnalisé vous offre un contrôle total sur l'ordre de tri de vos données. N'hésitez pas à l'utiliser pour des situations complexes.
• Raccourcis clavier : Alt + A + S (ouvrir la fenêtre de tri)

7. Erreurs courantes à éviter lors du tri dans Excel

• Oublier les en-têtes : Si vous ne cochez pas l'option "Mes données ont des en-têtes", Excel traitera la première ligne de votre tableau comme des données et la triera également.
• Trier une plage de données incorrecte : Assurez-vous de sélectionner la plage de données correcte avant de trier. Sinon, Excel risque de trier uniquement une partie de votre tableau, ce qui peut entraîner des incohérences.
• Mélanger les types de données : Si vous avez des types de données différents dans une même colonne (par exemple, des nombres et du texte), le tri risque de ne pas fonctionner correctement. Assurez-vous que les données sont cohérentes.
• Ignorer les cellules vides : Les cellules vides peuvent affecter le tri. Si vous avez des cellules vides dans votre colonne de tri, Excel risque de les placer en haut ou en bas du tableau, en fonction de l'ordre de tri.

8. Conclusion

Le tri dans Excel est un outil puissant et polyvalent qui peut vous aider à organiser et à analyser vos données de manière efficace. En maîtrisant les différentes méthodes de tri décrites dans cet article, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de vos tableaux Excel et d'améliorer votre productivité.