Comment comparer deux tableaux Excel et identifier les différences ?

Comparer deux tableaux Excel : Les méthodes efficaces

Il existe plusieurs approches pour comparer deux tableaux Excel, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Le choix de la méthode dépendra de la taille des tableaux, de la complexité des données et du type de différences que vous recherchez. Nous allons explorer les méthodes les plus courantes et efficaces.

1. Comparaison visuelle : Une première approche

La méthode la plus simple, mais aussi la moins précise, est la comparaison visuelle. Elle consiste à ouvrir les deux tableaux côte à côte et à parcourir les lignes et les colonnes pour repérer les différences.

Avantages: * Simple et rapide pour les petits tableaux. * Ne nécessite aucune connaissance technique.

Inconvénients: * Très fastidieuse et sujette aux erreurs pour les grands tableaux. * Difficile de repérer les différences subtiles. * Inefficace pour identifier les données manquantes.

2. Utilisation de la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un outil puissant qui permet de mettre en évidence les cellules qui répondent à certains critères. On peut l'utiliser pour comparer deux tableaux Excel et signaler les différences.

2.1. Mettre en évidence les valeurs uniques dans le premier tableau

Cette méthode permet d'identifier les valeurs qui existent dans le premier tableau mais pas dans le second.

Étapes:

1. Sélectionnez la plage de cellules du premier tableau.
2. Allez dans l'onglet "Accueil" > "Mise en forme conditionnelle" > "Nouvelle règle...".
3. Choisissez "Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format doit être appliqué".
4. Entrez la formule suivante : =NB.SI(Tableau2[Colonne],A1)=0 (Remplacez Tableau2[Colonne] par la plage de cellules correspondante dans le second tableau et A1 par la première cellule de votre sélection).
5. Cliquez sur "Format..." pour choisir un format de mise en évidence (couleur de remplissage, police, etc.).
6. Cliquez sur "OK" pour appliquer la règle.

Exemple:

Supposons que vous ayez deux tableaux contenant des listes de noms de clients. Le premier tableau (Tableau1) contient une liste de tous vos clients, tandis que le second tableau (Tableau2) contient une liste de clients ayant effectué un achat ce mois-ci. En utilisant la mise en forme conditionnelle, vous pouvez identifier rapidement les clients qui n'ont pas effectué d'achat ce mois-ci.

2.2. Mettre en évidence les valeurs différentes entre les deux tableaux

Cette méthode permet de signaler les cellules qui ont des valeurs différentes dans les deux tableaux, en se basant sur la même position (ligne et colonne).

Étapes:

1. Sélectionnez la plage de cellules du premier tableau.
2. Allez dans l'onglet "Accueil" > "Mise en forme conditionnelle" > "Nouvelle règle...".
3. Choisissez "Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format doit être appliqué".
4. Entrez la formule suivante : =A1<>Tableau2[@[Colonne1]] (Remplacez A1 par la première cellule de votre sélection et Tableau2[@[Colonne1]] par la cellule correspondante dans le second tableau. Assurez-vous que les deux tableaux ont une structure similaire).
5. Cliquez sur "Format..." pour choisir un format de mise en évidence.
6. Cliquez sur "OK" pour appliquer la règle.

Attention : Cette méthode nécessite que les tableaux aient la même structure (nombre de lignes et de colonnes) et que les données soient dans le même ordre.

3. Utilisation des formules Excel

Excel propose plusieurs formules qui peuvent être utilisées pour comparer deux tableaux Excel et identifier les différences.

3.1. La fonction EXACT

La fonction EXACT compare deux chaînes de texte et renvoie VRAI si elles sont identiques et FAUX si elles sont différentes. Elle est sensible à la casse (majuscules/minuscules).

Syntaxe: =EXACT(texte1; texte2)

Exemple:

Si la cellule A1 contient "pomme" et la cellule B1 contient "Pomme", la formule =EXACT(A1;B1) renverra FAUX.

Pour comparer des tableaux entiers, vous pouvez étendre la formule à toutes les cellules correspondantes. Créez une nouvelle colonne dans l'un des tableaux et utilisez la fonction EXACT pour comparer chaque cellule avec la cellule correspondante dans l'autre tableau.

3.2. La fonction NB.SI

Nous avons déjà utilisé la fonction NB.SI dans la section sur la mise en forme conditionnelle. Elle peut également être utilisée directement dans une formule pour compter le nombre d'occurrences d'une valeur dans une plage de cellules.

Syntaxe: =NB.SI(plage; critère)

Exemple:

Pour vérifier si une valeur de Tableau1 existe dans Tableau2, vous pouvez utiliser la formule suivante dans une nouvelle colonne de Tableau1 : =NB.SI(Tableau2[Colonne];A1)>0 (Remplacez Tableau2[Colonne] par la plage de cellules correspondante dans le second tableau et A1 par la première cellule de Tableau1). Si le résultat est VRAI, cela signifie que la valeur existe dans Tableau2. Si le résultat est FAUX, cela signifie que la valeur n'existe pas.

3.3. La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP)

La fonction RECHERCHEV recherche une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules et renvoie une valeur de la même ligne dans une autre colonne.

Syntaxe: =RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée: La valeur à rechercher.
• table_matrice: La plage de cellules dans laquelle rechercher (la première colonne doit contenir la valeur recherchée).
• no_index_col: Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer.
• [valeur_proche]: Facultatif. Indique si la recherche doit être approximative (VRAI) ou exacte (FAUX). Il est généralement recommandé d'utiliser FAUX pour une recherche exacte.

Exemple:

Supposons que Tableau1 contienne une liste d'ID de produits et Tableau2 contienne des informations sur ces produits (nom, prix, etc.). Vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour récupérer le nom du produit correspondant à chaque ID dans Tableau1.

Dans une nouvelle colonne de Tableau1, entrez la formule suivante : =RECHERCHEV(A1;Tableau2!A:B;2;FAUX) (Remplacez A1 par la cellule contenant l'ID du produit, Tableau2!A:B par la plage de cellules contenant les informations sur les produits (la première colonne contenant l'ID et la deuxième colonne contenant le nom), et 2 par le numéro de la colonne contenant le nom du produit).

Si la fonction RECHERCHEV renvoie #N/A, cela signifie que l'ID du produit n'existe pas dans Tableau2.

4. Utilisation de Power Query (Get & Transform Data)

Power Query est un outil puissant intégré à Excel qui permet d'importer, de transformer et de combiner des données provenant de différentes sources. Il peut également être utilisé pour comparer deux tableaux Excel et identifier les différences.

Étapes:

1. Sélectionnez l'un des tableaux.
2. Allez dans l'onglet "Données" > "From Table/Range". Cela ouvrira l'éditeur Power Query.
3. Répétez les étapes 1 et 2 pour le deuxième tableau.
4. Dans l'éditeur Power Query, sélectionnez l'un des tableaux.
5. Allez dans l'onglet "Accueil" > "Merge Queries".
6. Sélectionnez l'autre tableau dans le menu déroulant.
7. Sélectionnez les colonnes qui servent de clé de jointure (par exemple, l'ID du produit).
8. Choisissez le type de jointure (par exemple, "Left Outer" pour conserver toutes les lignes du premier tableau et uniquement les lignes correspondantes du deuxième tableau).
9. Cliquez sur "OK".
10. Développez la colonne contenant les données du deuxième tableau pour afficher les valeurs correspondantes.
11. Vous pouvez ensuite utiliser des colonnes conditionnelles dans Power Query pour identifier les différences entre les deux tableaux.

Power Query est particulièrement utile pour comparer deux tableaux Excel qui ont des structures différentes ou qui contiennent un grand nombre de lignes.

5. Utilisation d'outils de comparaison de fichiers Excel dédiés

Il existe également des outils tiers spécialement conçus pour comparer deux tableaux Excel. Ces outils offrent souvent des fonctionnalités avancées, telles que la comparaison de plusieurs feuilles, la détection des modifications de formatage et la génération de rapports détaillés.

Exemples d'outils:

• Beyond Compare
• Araxis Merge
• Excel Compare

Ces outils peuvent être payants, mais ils peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts si vous devez fréquemment comparer deux tableaux Excel complexes.

Bonnes pratiques pour comparer deux tableaux Excel

• Nettoyez vos données: Avant de comparer deux tableaux Excel, assurez-vous qu'ils ne contiennent pas d'erreurs, de doublons ou de valeurs incohérentes. Utilisez les outils de nettoyage de données d'Excel (par exemple, la suppression des doublons) pour améliorer la précision de la comparaison.
• Normalisez vos données: Assurez-vous que les données sont formatées de manière cohérente dans les deux tableaux. Par exemple, si vous comparez des dates, assurez-vous qu'elles sont toutes au même format.
• Sauvegardez vos fichiers: Avant d'effectuer des modifications importantes sur vos tableaux, faites une sauvegarde pour éviter de perdre des données.
• Documentez votre processus: Notez les étapes que vous avez suivies pour comparer deux tableaux Excel. Cela vous aidera à reproduire le processus à l'avenir et à comprendre les résultats.

Erreurs à éviter lors de la comparaison de tableaux Excel

• Ne pas tenir compte de la casse: La fonction EXACT est sensible à la casse. Si vous ne tenez pas compte de la casse, vous risquez de ne pas identifier correctement les différences.
• Oublier de trier les données: Si vous utilisez des formules ou des outils qui nécessitent que les données soient triées, assurez-vous de le faire avant de commencer la comparaison.
• Ne pas vérifier les résultats: Vérifiez toujours les résultats de la comparaison pour vous assurer qu'ils sont exacts. Les erreurs peuvent se produire, surtout si vous utilisez des formules complexes.

En suivant ces conseils et en utilisant les méthodes décrites dans cet article, vous serez en mesure de comparer deux tableaux Excel efficacement et d'identifier rapidement les différences.