Comment activer et utiliser le correcteur orthographique Excel efficacement ?

Activer et lancer le correcteur orthographique Excel

Le correcteur orthographique d'Excel est généralement activé par défaut, mais il est toujours bon de vérifier. Voici comment vous assurer qu'il est prêt à l'emploi et comment le lancer :

Vérification de l'activation du correcteur orthographique

1. Ouvrez Excel : Démarrez l'application Excel sur votre ordinateur.
2. Accédez aux options : Cliquez sur l'onglet « Fichier » dans le coin supérieur gauche.
3. Sélectionnez « Options » : Dans le menu Fichier, choisissez l'option « Options » en bas de la liste.
4. Ouvrez l'onglet « Vérification » : Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur l'onglet « Vérification ».
5. Vérifiez les paramètres : Assurez-vous que les cases à cocher suivantes sont cochées :
   • « Vérifier l'orthographe en cours de frappe » (permet de souligner les erreurs en temps réel).
   • « Marquer les erreurs grammaticales en cours de frappe » (si vous souhaitez également la vérification grammaticale).
   • « Ignorer les mots en majuscules » (utile pour éviter que le correcteur ne signale les acronymes).
   • « Ignorer les mots contenant des nombres » (utile pour les références et codes).
6. Cliquez sur « OK » : Pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue.

Lancer manuellement le correcteur orthographique

1. Sélectionnez la plage de cellules : Si vous souhaitez vérifier l'orthographe d'une partie spécifique de votre feuille de calcul, sélectionnez les cellules concernées. Sinon, Excel vérifiera l'ensemble de la feuille active.
2. Accédez à l'onglet « Révision » : Cliquez sur l'onglet « Révision » dans le ruban Excel.

3. Cliquez sur « Orthographe » : Dans le groupe « Vérification », cliquez sur le bouton « Orthographe » (icône ABC avec une coche).

   Image: Capture d'écran montrant l'onglet Révision et le bouton Orthographe

4. La boîte de dialogue « Orthographe » s'ouvre : Excel commence à analyser votre feuille et affiche la première erreur potentielle.

Utilisation de la boîte de dialogue "Orthographe"

La boîte de dialogue "Orthographe" est votre outil principal pour corriger les erreurs. Voici comment l'utiliser efficacement :

Comprendre les options de la boîte de dialogue

• « Pas dans le dictionnaire » : Affiche le mot que Excel ne reconnaît pas.
• « Suggestions » : Propose une liste de corrections possibles.
• « Ignorer une fois » : Ignore cette occurrence de l'erreur.
• « Ignorer tout » : Ignore toutes les occurrences de l'erreur dans la feuille de calcul.
• « Ajouter au dictionnaire » : Ajoute le mot au dictionnaire personnalisé d'Excel (utile pour les termes techniques ou les noms propres).
• « Modifier » : Permet de modifier directement le mot incorrect.
• « Correction automatique » : Ajoute le mot incorrect et sa correction à la liste de correction automatique (Excel corrigera automatiquement cette erreur à l'avenir).
• « Options » : Ouvre la boîte de dialogue Options Excel (déjà décrite précédemment).
• « Annuler » : Ferme la boîte de dialogue sans apporter de modifications.

Corriger les erreurs pas à pas

1. Examinez l'erreur : Lisez attentivement le mot souligné et son contexte pour comprendre l'erreur.
2. Choisissez une action :
   • Sélectionnez une suggestion : Si une des suggestions est correcte, cliquez dessus et cliquez sur « Modifier ».
   • Modifiez le mot : Si aucune suggestion n'est appropriée, modifiez directement le mot dans la zone de texte et cliquez sur « Modifier ».
   • Ignorez l'erreur : Si le mot est correct mais n'est pas dans le dictionnaire (par exemple, un nom propre), cliquez sur « Ignorer une fois » ou « Ignorer tout ».
   • Ajoutez le mot au dictionnaire : Si le mot est un terme technique ou un nom propre que vous utilisez fréquemment, cliquez sur « Ajouter au dictionnaire ».
3. Passez à l'erreur suivante : Excel passe automatiquement à l'erreur suivante une fois que vous avez corrigé ou ignoré la précédente.
4. Fin de la vérification : Lorsque la vérification est terminée, Excel affiche un message indiquant que la vérification orthographique est terminée.

Personnalisation du correcteur orthographique Excel

Vous pouvez personnaliser le correcteur orthographique d'Excel pour l'adapter à vos besoins spécifiques.

Ajout de mots au dictionnaire personnalisé

Comme mentionné précédemment, vous pouvez ajouter des mots à votre dictionnaire personnalisé. Cela est particulièrement utile pour les termes techniques, les noms propres, ou les acronymes que vous utilisez fréquemment. Pour ce faire, cliquez simplement sur « Ajouter au dictionnaire » dans la boîte de dialogue "Orthographe" lorsque le mot est souligné.

Modification des options de correction automatique

La fonctionnalité de correction automatique d'Excel peut être très pratique, mais elle peut aussi parfois introduire des erreurs involontaires. Vous pouvez personnaliser cette fonctionnalité pour mieux répondre à vos besoins :

1. Accédez aux options de correction automatique : Dans la boîte de dialogue Options Excel (Fichier > Options), cliquez sur l'onglet « Vérification », puis cliquez sur le bouton « Options de correction automatique… ».
2. Explorez les options : La boîte de dialogue « Correction automatique » s'ouvre. Elle comporte plusieurs onglets :
   • « Correction automatique » : Permet de définir des substitutions automatiques (par exemple, remplacer « teh » par « the »). Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des entrées.
   • « Format automatique » : Contrôle le formatage automatique (par exemple, remplacer les guillemets droits par des guillemets courbes).
   • « Actions » : Permet de définir des actions automatiques pour certains types de données (par exemple, reconnaître automatiquement les adresses e-mail).
3. Personnalisez les paramètres : Modifiez les paramètres selon vos préférences. Par exemple, vous pouvez désactiver certaines substitutions automatiques qui vous posent problème.
4. Cliquez sur « OK » : Pour enregistrer les modifications et fermer les boîtes de dialogue.

Gestion des dictionnaires personnalisés

Excel vous permet de gérer plusieurs dictionnaires personnalisés. Cela peut être utile si vous travaillez sur des projets différents avec des vocabulaires spécifiques.

1. Accédez aux options de dictionnaire personnalisé : Dans la boîte de dialogue Options Excel (Fichier > Options), cliquez sur l'onglet « Vérification », puis cliquez sur le bouton « Dictionnaires personnalisés… ».
2. Gérez vos dictionnaires : La boîte de dialogue « Dictionnaires personnalisés » s'ouvre. Vous pouvez :
   • Ajouter un nouveau dictionnaire : Cliquez sur « Nouveau… » pour créer un nouveau dictionnaire personnalisé.
   • Modifier un dictionnaire existant : Sélectionnez un dictionnaire dans la liste et cliquez sur « Modifier la liste des mots… » pour ajouter, supprimer ou modifier les mots qu'il contient.
   • Définir un dictionnaire par défaut : Cochez la case en face d'un dictionnaire pour le définir comme dictionnaire par défaut.
3. Cliquez sur « OK » : Pour enregistrer les modifications et fermer les boîtes de dialogue.

Conseils et astuces pour une correction orthographique efficace

• Vérifiez l'orthographe régulièrement : Prenez l'habitude de vérifier l'orthographe de vos feuilles de calcul régulièrement, surtout avant de les partager ou de les imprimer.
• Utilisez la vérification en temps réel : Activez l'option « Vérifier l'orthographe en cours de frappe » pour identifier les erreurs au fur et à mesure que vous les faites.
• Soyez attentif aux suggestions : Les suggestions d'Excel sont souvent correctes, mais vérifiez toujours qu'elles correspondent bien à ce que vous voulez écrire.
• N'hésitez pas à ajouter des mots au dictionnaire : Si vous utilisez fréquemment des termes techniques ou des noms propres, ajoutez-les à votre dictionnaire personnalisé pour éviter qu'ils ne soient signalés comme des erreurs.
• Personnalisez les options de correction automatique : Adaptez les options de correction automatique à vos besoins pour éviter les erreurs involontaires.
• Utilisez la fonction Rechercher et Remplacer : Si vous avez fait une erreur courante dans toute votre feuille de calcul, utilisez la fonction Rechercher et Remplacer (Ctrl+H) pour la corriger rapidement.
• Faites relire votre travail : Si possible, demandez à quelqu'un d'autre de relire votre travail. Un regard neuf peut souvent repérer des erreurs que vous avez manquées.

Erreurs courantes et comment les éviter

• Ignorer les erreurs sans les examiner : Il est tentant d'ignorer rapidement les erreurs signalées par Excel, mais prenez le temps de les examiner attentivement pour vous assurer que vous ne manquez pas une véritable faute d'orthographe.
• Ajouter des mots incorrects au dictionnaire : Assurez-vous que les mots que vous ajoutez à votre dictionnaire sont correctement orthographiés. Une fois qu'un mot incorrect est dans votre dictionnaire, il ne sera plus signalé comme une erreur.
• Se fier aveuglément à la correction automatique : La correction automatique peut être utile, mais elle n'est pas infaillible. Vérifiez toujours que les corrections automatiques sont correctes.
• Ne pas utiliser la vérification en temps réel : L'activation de la vérification en temps réel vous permet de repérer les erreurs au fur et à mesure que vous les faites, ce qui peut vous faire gagner du temps à long terme.

En suivant ces conseils et astuces, vous pouvez utiliser le correcteur orthographique d'Excel de manière efficace et améliorer la qualité de vos feuilles de calcul.