Comment créer un menu déroulant dans Excel pour simplifier vos saisies ?

Créer un menu déroulant dans Excel : Guide pas à pas

Un menu déroulant dans Excel (aussi appelé liste déroulante) permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie, directement dans une cellule. C'est un outil puissant pour standardiser les données et éviter les erreurs de saisie.

Étape 1 : Préparer votre liste de données

La première étape consiste à créer la liste des valeurs qui apparaîtront dans votre menu déroulant. Vous pouvez la saisir directement dans votre feuille de calcul, dans une autre feuille, ou même la récupérer à partir d'une autre source de données.

• Exemple : Supposons que vous souhaitiez créer un menu déroulant pour choisir le statut d'une tâche (À faire, En cours, Terminé). Vous pouvez saisir ces trois valeurs dans les cellules A1, A2 et A3 de votre feuille de calcul.

Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le menu déroulant. C'est là que l'utilisateur pourra choisir une valeur dans la liste.

Étape 3 : Accéder à la validation des données

1. Allez dans l'onglet Données du ruban Excel.
2. Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.
   • Une fenêtre s'ouvre, intitulée "Validation des données".

Étape 4 : Configurer les paramètres de validation

1. Dans l'onglet Options de la fenêtre "Validation des données", choisissez Liste dans le champ Autoriser.
2. Le champ Source apparaît. Cliquez dans ce champ, puis sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de valeurs (par exemple, =$A$1:$A$3 si votre liste est en A1:A3). L'utilisation de références absolues ($) permet de s'assurer que la plage de données reste correcte même si vous copiez la cellule contenant le menu déroulant.
3. Cochez la case Liste déroulante dans la cellule pour afficher le menu déroulant. Décochez-la si vous ne souhaitez pas afficher le menu déroulant (utile si vous souhaitez simplement valider les données saisies).
4. Cliquez sur OK.

Étape 5 : Tester votre menu déroulant

Cliquez sur la cellule où vous avez inséré le menu déroulant. Une petite flèche devrait apparaître à droite de la cellule. Cliquez sur cette flèche pour afficher la liste des valeurs disponibles. Sélectionnez la valeur souhaitée.

Personnaliser votre menu déroulant

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de votre menu déroulant.

Ajouter un message de saisie

Vous pouvez afficher un message d'aide lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant le menu déroulant. Ce message peut lui indiquer quelles valeurs sont autorisées ou lui donner des instructions spécifiques.

1. Dans la fenêtre "Validation des données", allez dans l'onglet Message de saisie.
2. Cochez la case Afficher le message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée.
3. Saisissez un titre et un message dans les champs correspondants.
4. Cliquez sur OK.

Ajouter un message d'erreur

Vous pouvez afficher un message d'erreur si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste. Ce message peut l'avertir de l'erreur et lui indiquer comment la corriger.

1. Dans la fenêtre "Validation des données", allez dans l'onglet Alerte d'erreur.
2. Cochez la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données non valides.
3. Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement ou Information) dans le champ Style.
   • Arrêt : L'utilisateur ne peut pas saisir une valeur non valide.
   • Avertissement : L'utilisateur est averti de l'erreur, mais peut choisir de l'ignorer.
   • Information : L'utilisateur est informé de l'erreur, mais peut la corriger ou l'ignorer.
4. Saisissez un titre et un message d'erreur dans les champs correspondants.
5. Cliquez sur OK.

Utiliser une plage nommée pour la liste de données

Au lieu de spécifier directement la plage de cellules contenant votre liste de données, vous pouvez lui attribuer un nom (une plage nommée). Cela rendra votre formule de validation plus lisible et plus facile à modifier.

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de données.
2. Dans la zone Nom (à gauche de la barre de formule), saisissez un nom pour la plage (par exemple, StatutsTache).
3. Appuyez sur la touche Entrée.
4. Dans la fenêtre "Validation des données", remplacez la référence de cellule dans le champ Source par =StatutsTache.

Créer un menu déroulant dépendant

Un menu déroulant dépendant est un menu dont les options dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pourriez avoir un premier menu déroulant pour choisir une catégorie de produit, et un deuxième menu déroulant pour choisir un produit spécifique de cette catégorie.

La création d'un menu déroulant dépendant nécessite d'utiliser des formules Excel et des plages nommées. Voici les étapes générales :

1. Créez vos listes de données : Créez une liste principale (par exemple, les catégories de produits) et des listes secondaires (par exemple, les produits pour chaque catégorie).
2. Nommez vos listes : Attribuez un nom à chaque liste. Il est crucial que les noms des listes secondaires correspondent exactement aux valeurs dans la liste principale. Par exemple, si votre liste principale contient "Fruits" et "Légumes", vous devez avoir une plage nommée "Fruits" et une plage nommée "Légumes".
3. Créez le premier menu déroulant : Suivez les étapes décrites précédemment pour créer le premier menu déroulant (celui pour les catégories de produits).
4. Créez le deuxième menu déroulant avec la fonction INDIRECT : Pour le deuxième menu déroulant, utilisez la fonction INDIRECT dans le champ Source de la validation des données. Par exemple, si le premier menu déroulant est dans la cellule B1, la formule dans le champ Source du deuxième menu déroulant sera =INDIRECT(B1). La fonction INDIRECT va transformer le texte contenu dans la cellule B1 (la catégorie sélectionnée) en un nom de plage, et donc afficher la liste correspondante.

Exemple concret :

• Feuille de calcul :
  • A1: "Fruits"
  • A2: "Légumes"
  • B1: "Pomme"
  • B2: "Banane"
  • C1: "Carotte"
  • C2: "Tomate"
• Plages nommées :
  • Fruits : B1:B2
  • Légumes : C1:C2
• Menu déroulant 1 (Catégorie) : Cellule D1, Source = A1:A2
• Menu déroulant 2 (Produit) : Cellule E1, Source = =INDIRECT(D1)

Lorsque vous sélectionnerez "Fruits" dans le premier menu déroulant (D1), le deuxième menu déroulant (E1) affichera "Pomme" et "Banane". Lorsque vous sélectionnerez "Légumes", il affichera "Carotte" et "Tomate".

Astuces et bonnes pratiques

• Utilisez des listes courtes : Les menus déroulants sont plus efficaces avec des listes courtes et gérables. Si vous avez une liste très longue, envisagez d'utiliser d'autres techniques, comme la saisie semi-automatique ou les filtres.
• Organisez vos données : Structurez vos données de manière logique pour faciliter la création et la gestion de vos menus déroulants.
• Testez vos menus déroulants : Vérifiez que vos menus déroulants fonctionnent correctement et affichent les valeurs attendues.
• Documentez vos feuilles de calcul : Ajoutez des commentaires ou des instructions pour expliquer l'utilisation de vos menus déroulants à d'autres utilisateurs.
• Protégez vos feuilles de calcul : Empêchez les utilisateurs de modifier accidentellement les listes de données ou les paramètres de validation.

Erreurs courantes à éviter

• Oublier de spécifier la plage de données : Assurez-vous de bien sélectionner la plage de cellules contenant votre liste de valeurs dans le champ Source de la validation des données.
• Utiliser des références de cellules incorrectes : Vérifiez que les références de cellules dans le champ Source sont correctes et pointent vers les bonnes cellules.
• Oublier de cocher la case "Liste déroulante dans la cellule" : Si vous ne cochez pas cette case, le menu déroulant ne s'affichera pas.
• Saisir des valeurs non valides : Si vous essayez de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste, Excel affichera un message d'erreur (si vous avez configuré une alerte d'erreur).
• Modifier accidentellement la liste de données : Soyez prudent lorsque vous modifiez la liste de données, car cela peut affecter le fonctionnement de vos menus déroulants.

En suivant ces conseils et en évitant ces erreurs courantes, vous pourrez créer des menus déroulants efficaces et fiables dans Excel, et ainsi simplifier la gestion de vos données.