Comment créer un menu déroulant sur Excel pour simplifier vos données ?

Qu'est-ce qu'un menu déroulant sur Excel et pourquoi l'utiliser ?

Un menu déroulant dans Excel, également appelé liste déroulante, est un contrôle qui permet à l'utilisateur de choisir une valeur parmi une liste d'options prédéfinies. Au lieu de saisir manuellement des données, l'utilisateur sélectionne simplement l'option souhaitée dans le menu.

Avantages de l'utilisation d'un menu déroulant :

• Simplification de la saisie de données : Plus besoin de taper les mêmes informations à chaque fois. Un simple clic suffit.
• Réduction des erreurs de saisie : En proposant une liste d'options, vous évitez les fautes de frappe et les incohérences.
• Normalisation des données : Assurez-vous que les données sont saisies de manière uniforme, ce qui facilite l'analyse et le traitement.
• Gain de temps : La sélection d'une option est beaucoup plus rapide que la saisie manuelle.
• Amélioration de l'ergonomie : Les menus déroulants rendent les feuilles de calcul plus conviviales et intuitives.

Créer un menu déroulant simple sur Excel : étape par étape

Voici la méthode la plus courante pour créer un menu déroulant simple en utilisant la fonctionnalité de validation des données d'Excel.

Étape 1 : Préparer la liste des options

Commencez par créer une liste des options que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Vous pouvez saisir ces options dans une colonne ou une ligne de votre feuille de calcul. Par exemple, vous pourriez créer une liste de pays, de produits, de catégories, etc.

Exemple : Dans les cellules A1 à A5, saisissez les noms suivants : "France", "Allemagne", "Espagne", "Italie", "Royaume-Uni".

Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant

Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que le menu déroulant apparaisse. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra sélectionner une option.

Étape 3 : Accéder à la validation des données

• Allez dans l'onglet Données du ruban Excel.
• Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Configurer la validation des données

La boîte de dialogue Validation des données s'ouvre. Voici les paramètres à configurer :

• Dans l'onglet Options, sélectionnez Liste dans le menu déroulant Autoriser.
• Dans le champ Source, saisissez la plage de cellules contenant votre liste d'options. Vous pouvez soit taper la plage manuellement (par exemple, $A$1:$A$5), soit la sélectionner directement sur la feuille de calcul en cliquant sur l'icône à droite du champ Source et en faisant glisser votre souris sur la plage de cellules.
• Cochez la case Liste déroulante dans la cellule si vous souhaitez que le menu déroulant apparaisse directement dans la cellule.
• (Optionnel) Dans l'onglet Message de saisie, vous pouvez ajouter un titre et un message qui s'afficheront lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule contenant le menu déroulant. Cela peut être utile pour donner des instructions ou des informations complémentaires.
• (Optionnel) Dans l'onglet Alerte d'erreur, vous pouvez définir le type d'alerte qui s'affichera si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste. Vous pouvez choisir entre un message d'erreur, un avertissement ou une simple information.

Étape 5 : Valider la configuration

Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration de la validation des données.

Résultat

Un menu déroulant est maintenant disponible dans la cellule que vous avez sélectionnée. Lorsque vous cliquez sur la cellule, une petite flèche apparaît, et en cliquant dessus, vous pouvez choisir une option dans la liste que vous avez définie.

Créer un menu déroulant dynamique avec la fonction DECALER

La méthode précédente est simple, mais elle a une limitation : si vous ajoutez ou supprimez des éléments dans votre liste d'options, vous devrez modifier manuellement la plage de cellules dans la validation des données. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser la fonction DECALER pour créer un menu déroulant dynamique qui s'adapte automatiquement aux modifications de votre liste.

Étape 1 : Nommer la liste d'options

• Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (par exemple, A1:A5).
• Allez dans l'onglet Formules du ruban Excel.
• Dans le groupe Noms définis, cliquez sur Définir un nom.
• Dans la boîte de dialogue Nouveau nom, saisissez un nom pour votre liste (par exemple, ListePays).
• Dans le champ Fait référence à, saisissez la formule suivante : =DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1) (remplacez Feuil1 par le nom de votre feuille si nécessaire).
• Cliquez sur OK.

Explication de la formule DECALER :

• DECALER(référence; lignes; colonnes; hauteur; largeur)
• référence : La cellule de départ de la plage (ici, Feuil1!$A$1).
• lignes : Le nombre de lignes à décaler (ici, 0).
• colonnes : Le nombre de colonnes à décaler (ici, 0).
• hauteur : La hauteur de la plage, calculée avec NBVAL(Feuil1!$A:$A) qui compte le nombre de cellules non vides dans la colonne A.
• largeur : La largeur de la plage (ici, 1 colonne).

Étape 2 : Configurer la validation des données

Suivez les étapes 2 à 5 de la méthode précédente, mais dans le champ Source de la validation des données, saisissez simplement le nom que vous avez défini pour votre liste (par exemple, =ListePays).

Résultat

Votre menu déroulant est maintenant dynamique. Si vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la colonne A, le menu déroulant s'adaptera automatiquement.

Astuces et bonnes pratiques pour les menus déroulants sur Excel

• Utiliser des listes triées : Triez votre liste d'options par ordre alphabétique pour faciliter la recherche.
• Masquer la liste d'options : Si vous ne souhaitez pas que la liste d'options soit visible sur la feuille de calcul, vous pouvez la placer dans une autre feuille et la masquer.
• Utiliser des noms définis : Utiliser des noms définis rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Combiner les menus déroulants avec d'autres fonctions : Vous pouvez utiliser les menus déroulants en combinaison avec d'autres fonctions Excel, comme RECHERCHEV ou INDEX, pour créer des feuilles de calcul interactives et dynamiques.
• Gérer les erreurs : Définissez un message d'erreur clair pour informer l'utilisateur si une valeur incorrecte est saisie.

Erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants

• Oublier de définir la source de données : C'est l'erreur la plus fréquente. Assurez-vous d'avoir correctement spécifié la plage de cellules contenant votre liste d'options.
• Utiliser des références relatives au lieu de références absolues : Si vous copiez une cellule contenant un menu déroulant, les références relatives peuvent être modifiées, ce qui peut entraîner des erreurs. Utilisez des références absolues (avec le symbole $) pour éviter ce problème.
• Ne pas gérer les erreurs de saisie : Si l'utilisateur saisit une valeur qui ne figure pas dans la liste, un message d'erreur par défaut s'affichera. Il est préférable de personnaliser ce message pour le rendre plus clair et plus informatif.
• Avoir des doublons dans la liste : Les doublons dans la liste d'options peuvent créer de la confusion pour l'utilisateur. Assurez-vous que votre liste contient uniquement des valeurs uniques.

Conclusion

Créer un menu déroulant sur Excel est une compétence simple mais puissante qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement créer des menus déroulants pour simplifier la saisie de données, éviter les erreurs et normaliser vos informations. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options et astuces pour créer des feuilles de calcul encore plus efficaces et conviviales.