Doublon sur Excel : Comment les détecter et les supprimer efficacement ?

Détecter et Supprimer les Doublons sur Excel : Le Guide Complet

Les doublons peuvent se glisser dans vos feuilles de calcul Excel de différentes manières : saisie manuelle, import de données, fusion de fichiers… Quelle que soit leur origine, il est crucial de les identifier et de les supprimer pour garantir l'intégrité de vos données. Ce guide vous présente les méthodes les plus efficaces pour y parvenir.

Pourquoi est-il important de supprimer les doublons ?

La présence de doublons dans vos feuilles Excel peut avoir des conséquences néfastes :

• Analyses faussées : Les doublons peuvent biaiser vos calculs et vos statistiques, menant à des conclusions erronées.
• Perte de temps : Traiter des informations en double prend du temps et augmente le risque d'erreurs.
• Mauvaise gestion des données : Une base de données propre et sans doublons est essentielle pour une gestion efficace de l'information.
• Problèmes de communication : Des listes de contacts avec des doublons peuvent entraîner des communications inutiles et agacer vos destinataires.

Méthode 1 : Utiliser la fonctionnalité "Supprimer les doublons" d'Excel

C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour supprimer les doublons dans une colonne ou une plage de cellules.

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez rechercher des doublons. Si vous voulez analyser toute la feuille, vous pouvez cliquer sur le coin supérieur gauche de la feuille pour sélectionner toutes les cellules. (Capture d'écran montrant la sélection d'une plage de cellules)
2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel. (Capture d'écran montrant l'onglet Données)
3. Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Supprimer les doublons". (Capture d'écran montrant le bouton Supprimer les doublons)
4. Une boîte de dialogue s'ouvre. Assurez-vous que la plage sélectionnée est correcte. Si vos données ont des en-têtes, cochez la case "Mes données ont des en-têtes". (Capture d'écran de la boîte de dialogue Supprimer les doublons)
5. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez prendre en compte pour identifier les doublons. Par exemple, si vous voulez supprimer les lignes qui ont les mêmes valeurs dans les colonnes "Nom" et "Prénom", cochez ces deux colonnes. (Capture d'écran montrant la sélection des colonnes)
6. Cliquez sur "OK". Excel supprimera automatiquement les doublons et affichera un message indiquant le nombre de doublons supprimés et le nombre de valeurs uniques restantes. (Capture d'écran du message de confirmation)

Conseils :

• Avant de supprimer les doublons, il est recommandé de créer une copie de votre feuille de calcul. Ainsi, vous pourrez toujours revenir en arrière si vous faites une erreur.
• Si vous avez des en-têtes de colonne, assurez-vous de cocher la case "Mes données ont des en-têtes". Sinon, Excel risque de considérer la première ligne de données comme un en-tête et de ne pas la supprimer, même si elle est en double.

Méthode 2 : Utiliser le formatage conditionnel pour mettre en évidence les doublons

Cette méthode ne supprime pas les doublons, mais elle les met en évidence visuellement, ce qui vous permet de les identifier et de les traiter manuellement. C'est utile si vous voulez examiner les doublons avant de les supprimer, ou si vous voulez simplement les repérer pour une analyse ultérieure.

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez rechercher des doublons. (Capture d'écran montrant la sélection d'une plage de cellules)
2. Cliquez sur l'onglet "Accueil" dans le ruban Excel. (Capture d'écran montrant l'onglet Accueil)
3. Dans le groupe "Styles", cliquez sur "Mise en forme conditionnelle". (Capture d'écran montrant le bouton Mise en forme conditionnelle)
4. Dans le menu déroulant, sélectionnez "Règles de mise en surbrillance des cellules", puis "Valeurs en double…". (Capture d'écran montrant le menu Règles de mise en surbrillance des cellules)
5. Une boîte de dialogue s'ouvre. Vous pouvez choisir le format de mise en surbrillance que vous souhaitez appliquer aux doublons (par exemple, remplissage rouge clair avec texte rouge foncé). (Capture d'écran de la boîte de dialogue Valeurs en double)
6. Cliquez sur "OK". Excel mettra en évidence toutes les cellules qui contiennent des valeurs en double dans la plage sélectionnée. (Capture d'écran montrant les doublons mis en évidence)

Conseils :

• Vous pouvez utiliser le filtre pour afficher uniquement les cellules mises en surbrillance. Pour cela, sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur l'onglet "Données", puis sur "Filtrer". Cliquez ensuite sur la flèche du filtre dans l'en-tête de la colonne et choisissez "Filtrer par couleur", puis sélectionnez la couleur de mise en surbrillance des doublons.
• Pour supprimer la mise en forme conditionnelle, sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur l'onglet "Accueil", puis sur "Mise en forme conditionnelle", puis sur "Effacer les règles", et enfin sur "Effacer les règles de la plage sélectionnée".

Méthode 3 : Utiliser la fonction COUNTIF pour identifier les doublons

La fonction COUNTIF permet de compter le nombre de fois qu'une valeur apparaît dans une plage de cellules. Vous pouvez l'utiliser pour identifier les doublons en créant une colonne supplémentaire qui indique le nombre d'occurrences de chaque valeur.

Étapes à suivre :

1. Insérez une nouvelle colonne à côté de la colonne où vous souhaitez rechercher des doublons. (Capture d'écran montrant l'insertion d'une nouvelle colonne)
2. Dans la première cellule de la nouvelle colonne (par exemple, cellule B2), entrez la formule suivante : =COUNTIF(A:A,A2). Cette formule compte le nombre de fois que la valeur de la cellule A2 apparaît dans toute la colonne A. (Capture d'écran montrant la formule COUNTIF)
3. Recopiez la formule vers le bas pour toutes les lignes de votre tableau. Vous pouvez le faire en cliquant sur le petit carré en bas à droite de la cellule B2 et en le faisant glisser vers le bas. (Capture d'écran montrant la recopie de la formule)
4. La nouvelle colonne affichera le nombre d'occurrences de chaque valeur dans la colonne d'origine. Les valeurs qui apparaissent plus d'une fois sont des doublons.
5. Vous pouvez filtrer la colonne pour afficher uniquement les valeurs dont le nombre d'occurrences est supérieur à 1. Pour cela, sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur l'onglet "Données", puis sur "Filtrer". Cliquez ensuite sur la flèche du filtre dans l'en-tête de la nouvelle colonne et choisissez "Filtres numériques", puis "Supérieur à", et entrez la valeur 1. (Capture d'écran montrant le filtre)

Conseils :

• Vous pouvez utiliser cette méthode pour identifier les doublons dans plusieurs colonnes en modifiant la formule COUNTIF. Par exemple, pour identifier les lignes qui ont les mêmes valeurs dans les colonnes A et B, vous pouvez concaténer les valeurs des deux colonnes dans une nouvelle colonne, puis utiliser la fonction COUNTIF sur cette nouvelle colonne.
• N'oubliez pas de supprimer la colonne contenant la formule COUNTIF une fois que vous avez terminé d'identifier et de supprimer les doublons.

Méthode 4 : Utiliser les tableaux croisés dynamiques pour identifier les doublons

Les tableaux croisés dynamiques sont un outil puissant pour analyser et synthétiser des données. Vous pouvez les utiliser pour identifier les doublons en comptant le nombre d'occurrences de chaque valeur dans une colonne.

Étapes à suivre :

1. Sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez rechercher des doublons. (Capture d'écran montrant la sélection d'une plage de cellules)
2. Cliquez sur l'onglet "Insertion" dans le ruban Excel. (Capture d'écran montrant l'onglet Insertion)
3. Dans le groupe "Tableaux", cliquez sur "Tableau croisé dynamique". (Capture d'écran montrant le bouton Tableau croisé dynamique)
4. Une boîte de dialogue s'ouvre. Assurez-vous que la plage sélectionnée est correcte et choisissez où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique (par exemple, dans une nouvelle feuille de calcul). (Capture d'écran de la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique)
5. Cliquez sur "OK". Excel créera un nouveau tableau croisé dynamique vide.
6. Dans le volet "Champs du tableau croisé dynamique", faites glisser la colonne où vous souhaitez rechercher des doublons vers la zone "Lignes". (Capture d'écran montrant le volet Champs du tableau croisé dynamique)
7. Faites glisser la même colonne vers la zone "Valeurs". Par défaut, Excel affichera la somme des valeurs. Cliquez sur la flèche à côté du nom de la colonne dans la zone "Valeurs", puis choisissez "Paramètres des champs de valeurs". Dans la boîte de dialogue, sélectionnez "Nombre" comme type de calcul. (Capture d'écran montrant les paramètres des champs de valeurs)
8. Le tableau croisé dynamique affichera le nombre d'occurrences de chaque valeur dans la colonne d'origine. Les valeurs qui apparaissent plus d'une fois sont des doublons.

Conseils :

• Vous pouvez utiliser les filtres du tableau croisé dynamique pour afficher uniquement les valeurs dont le nombre d'occurrences est supérieur à 1.
• Les tableaux croisés dynamiques sont particulièrement utiles pour identifier les doublons dans plusieurs colonnes, car vous pouvez faire glisser plusieurs colonnes vers la zone "Lignes".

Supprimer les doublons sur Google Sheets

La procédure pour supprimer les doublons sur Google Sheets est très similaire à celle d'Excel.

1. Sélectionnez la plage de cellules où vous souhaitez supprimer les doublons.
2. Cliquez sur l'onglet "Données", puis sur "Supprimer les doublons". Un message vous demandera de confirmer la plage de données. (Capture d'écran de l'option Supprimer les doublons dans Google Sheets)
3. Cochez la case "La plage contient une ligne d'en-tête" si votre plage de données contient des en-têtes.
4. Sélectionnez les colonnes à analyser pour la recherche de doublons, puis cliquez sur "Supprimer les doublons". (Capture d'écran de la fenêtre de configuration de Supprimer les doublons dans Google Sheets)

Bonnes pratiques pour éviter les doublons

La meilleure façon de gérer les doublons est de les éviter en premier lieu. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Valider les données à la saisie : Utilisez la validation des données d'Excel pour limiter les valeurs possibles dans une colonne. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante pour les valeurs d'une colonne, ou définir des règles pour les types de données autorisés (nombres, dates, texte…). (Capture d'écran montrant la validation des données)
• Utiliser des formulaires : Si vous collectez des données à partir de sources externes, utilisez des formulaires (par exemple, Google Forms) pour garantir la cohérence des données et éviter les erreurs de saisie.
• Nettoyer les données régulièrement : Prenez l'habitude de vérifier régulièrement vos feuilles de calcul pour détecter et supprimer les doublons. Vous pouvez programmer des rappels pour vous assurer de ne pas oublier cette tâche.
• Standardiser les données : Assurez-vous que les données sont saisies de manière cohérente. Par exemple, utilisez le même format pour les dates, les numéros de téléphone et les adresses.

Conclusion

La gestion des doublons est une étape essentielle pour garantir la qualité de vos données Excel. En utilisant les méthodes décrites dans cet article, vous pouvez facilement identifier et supprimer les doublons, et ainsi optimiser vos feuilles de calcul et gagner du temps. N'oubliez pas d'adopter de bonnes pratiques pour éviter les doublons en premier lieu, et de nettoyer vos données régulièrement pour maintenir leur intégrité.