Comment créer un calendrier automatique sur Excel qui se met à jour tout seul ?

Créer un calendrier automatique sur Excel : Le guide pas à pas

Un calendrier automatique dans Excel est un outil puissant pour planifier des événements, suivre des échéances et organiser votre temps. Il vous permet de visualiser rapidement les jours, les semaines et les mois, tout en s'adaptant automatiquement aux changements d'année. Ce guide vous montrera comment construire un tel calendrier en utilisant des formules Excel.

1. Préparation de la feuille de calcul

Commencez par ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel. Dans la cellule A1, saisissez "Année". Dans la cellule B1, saisissez l'année de départ de votre calendrier (par exemple, 2024). Nous allons utiliser cette cellule comme référence pour toutes nos formules.

2. Création de l'en-tête du calendrier

Dans la ligne 3, nous allons créer l'en-tête de notre calendrier avec les jours de la semaine. Dans la cellule A3, saisissez "Lundi". Glissez ensuite la poignée de recopie (le petit carré en bas à droite de la cellule) jusqu'à la cellule G3 pour afficher tous les jours de la semaine (Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi, Dimanche).

3. Calcul du premier jour du mois

C'est ici que les formules Excel entrent en jeu. Nous allons utiliser la fonction DATE pour déterminer le premier jour de chaque mois, puis la fonction JOURSEM pour savoir quel jour de la semaine correspond à ce premier jour.

• Dans la cellule A4, saisissez la formule suivante : =DATE(B1,1,1)-JOURSEM(DATE(B1,1,1),2)+1

  • DATE(B1,1,1) : Crée une date correspondant au 1er janvier de l'année spécifiée dans la cellule B1.
  • JOURSEM(DATE(B1,1,1),2) : Détermine le jour de la semaine du 1er janvier (1 pour lundi, 2 pour mardi, etc.). L'argument 2 indique que la semaine commence le lundi.
  • -JOURSEM(DATE(B1,1,1),2)+1 : Soustrait le jour de la semaine du 1er janvier et ajoute 1 pour obtenir la date du premier lundi du mois.

• Formatez la cellule A4 pour afficher uniquement le jour du mois. Pour cela, faites un clic droit sur la cellule, sélectionnez "Format de cellule", puis choisissez l'onglet "Nombre". Dans la catégorie "Personnalisée", saisissez jj dans le champ "Type".

4. Affichage des jours suivants

Maintenant, nous allons propager la date aux cellules suivantes pour afficher les jours restants du mois.

• Dans la cellule B4, saisissez la formule : =A4+1
• Copiez cette formule vers les cellules C4, D4, E4, F4 et G4.
• Sélectionnez les cellules A4 à G4 et copiez-les vers les lignes 5, 6, 7, 8 et 9. Cela affichera les jours du mois sur plusieurs semaines.

5. Masquer les jours des mois suivants

Notre calendrier affiche maintenant tous les jours, mais il inclut également des jours des mois précédents et suivants. Pour les masquer, nous allons utiliser une mise en forme conditionnelle.

• Sélectionnez toutes les cellules contenant les dates (A4 à G9).
• Allez dans l'onglet "Accueil", puis cliquez sur "Mise en forme conditionnelle" > "Nouvelle règle...".
• Choisissez "Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué".

• Dans le champ "Appliquer une mise en forme aux valeurs pour lesquelles cette formule est vraie:", saisissez la formule suivante : =MOIS(A4)<>MOIS(DATE($B$1,1,1))

  • MOIS(A4) : Extrait le mois de la date affichée dans la cellule A4.
  • MOIS(DATE($B$1,1,1)) : Extrait le mois du 1er janvier de l'année spécifiée dans la cellule B1 (donc le mois de janvier).
  • <> : Signifie "différent de".
  • La formule vérifie donc si le mois de la date affichée est différent du mois de janvier. Si c'est le cas (c'est-à-dire si la date appartient à un autre mois), la mise en forme sera appliquée.

• Cliquez sur le bouton "Format..." et choisissez un format de police où la couleur de la police est la même que la couleur de fond (par exemple, blanc sur blanc). Cela masquera les dates qui ne font pas partie du mois de janvier.

• Répétez ces étapes pour chaque mois, en modifiant la formule dans la mise en forme conditionnelle pour correspondre au mois approprié (par exemple, =MOIS(A4)<>MOIS(DATE($B$1,2,1)) pour février).

6. Création d'un menu déroulant pour choisir le mois

Pour rendre votre calendrier plus interactif, vous pouvez ajouter un menu déroulant pour choisir le mois à afficher.

• Dans une cellule vide (par exemple, D1), créez une liste des mois (Janvier, Février, Mars, etc.).
• Sélectionnez une autre cellule vide (par exemple, E1). Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
• Dans la fenêtre "Validation des données", choisissez "Liste" dans le champ "Autoriser".
• Dans le champ "Source", sélectionnez la plage de cellules contenant la liste des mois (D1:D12).
• Cliquez sur "OK". Vous avez maintenant un menu déroulant pour choisir le mois.

7. Modification des formules pour prendre en compte le mois sélectionné

Maintenant, vous devez modifier les formules pour que le calendrier se mette à jour en fonction du mois sélectionné dans le menu déroulant.

• Remplacez DATE(B1,1,1) dans la formule de la cellule A4 par DATE(B1,MOIS(1&E1),1). Cela utilisera le mois sélectionné dans la cellule E1 (le menu déroulant) pour déterminer le premier jour du mois.
• Modifiez également la formule dans la mise en forme conditionnelle pour utiliser MOIS(1&E1) au lieu de MOIS(DATE($B$1,1,1)). Cela masquera correctement les jours des mois précédents et suivants en fonction du mois sélectionné.

8. Personnalisation du calendrier

Vous pouvez personnaliser davantage votre calendrier en modifiant les couleurs, les polices et les bordures. Vous pouvez également ajouter des événements et des rappels en utilisant des mises en forme conditionnelles supplémentaires.

Exemple concret : Suivi de projets

Imaginez que vous gérez plusieurs projets avec des échéances différentes. Vous pouvez utiliser votre calendrier automatique pour suivre l'avancement de chaque projet.

1. Ajoutez une colonne à votre feuille de calcul pour chaque projet.
2. Dans chaque colonne, saisissez les dates d'échéance des différentes tâches du projet.
3. Utilisez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les dates d'échéance sur le calendrier. Par exemple, vous pouvez colorier les cellules contenant une date d'échéance en rouge si la date est dépassée, en orange si la date approche, et en vert si la tâche est terminée.

Astuces supplémentaires

• Utiliser des noms définis : Au lieu d'utiliser des références de cellules directement dans vos formules, vous pouvez définir des noms pour ces cellules. Par exemple, vous pouvez nommer la cellule B1 "Annee". Cela rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à comprendre.
• Protéger la feuille de calcul : Une fois que vous avez créé votre calendrier, vous pouvez protéger la feuille de calcul pour empêcher les utilisateurs de modifier accidentellement les formules. Pour cela, allez dans l'onglet "Révision" et cliquez sur "Protéger la feuille".
• Ajouter des commentaires : Vous pouvez ajouter des commentaires à vos formules pour expliquer leur fonctionnement. Pour cela, sélectionnez la cellule contenant la formule, puis allez dans l'onglet "Révision" et cliquez sur "Nouveau commentaire".

Erreurs à éviter

• Oublier de verrouiller les références de cellules : Lorsque vous copiez des formules, assurez-vous de verrouiller les références de cellules qui ne doivent pas changer. Pour cela, utilisez le symbole $ devant la lettre de la colonne et le numéro de la ligne (par exemple, $B$1).
• Utiliser des formats de date incorrects : Assurez-vous d'utiliser des formats de date cohérents dans toutes vos formules et dans vos paramètres Excel.
• Ne pas tester les formules : Avant de déployer votre calendrier, testez soigneusement toutes les formules pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement.

Conclusion

Créer un calendrier automatique dans Excel peut sembler complexe au premier abord, mais avec les bonnes formules et les bonnes techniques, c'est un processus relativement simple. Ce guide vous a fourni les étapes nécessaires pour créer un calendrier dynamique et personnalisable qui vous aidera à mieux gérer votre temps et à suivre vos projets. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de mise en forme et de personnalisation pour créer un calendrier qui répond parfaitement à vos besoins.