Excel Cherche : Comment Trouver l'Information Exacte Rapidement ?

Excel Cherche : Les Fonctions Essentielles pour Trouver l'Information

Excel est un outil puissant pour organiser et analyser des données, mais encore faut-il savoir retrouver l'information que l'on cherche. Plusieurs fonctions sont dédiées à la recherche, chacune avec ses spécificités. Nous allons explorer les plus importantes, en commençant par la plus connue : RECHERCHEV.

RECHERCHEV : Recherche Verticale Simplifiée

La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP en anglais) est probablement la fonction de recherche la plus utilisée dans Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur située sur la même ligne dans une autre colonne de cette plage.

Syntaxe :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur que vous recherchez.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs à rechercher.
• no_index_col : Le numéro de la colonne de la table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première colonne est la colonne 1.
• [valeur_proche] : (Facultatif) VRAI ou FAUX. VRAI (ou omis) pour une correspondance approximative (la première colonne de table_matrice doit être triée). FAUX pour une correspondance exacte.

Exemple :

Imaginez une feuille Excel contenant une liste de produits avec leur code, leur nom et leur prix. Vous voulez retrouver le prix d'un produit en entrant son code.

1. Dans la cellule A1, entrez "Code".
2. Dans la cellule B1, entrez "Nom".
3. Dans la cellule C1, entrez "Prix".
4. Remplissez les colonnes A, B et C avec les données de vos produits (code, nom, prix).
5. Dans une cellule vide (par exemple, E1), entrez le code du produit dont vous voulez connaître le prix.
6. Dans une autre cellule vide (par exemple, F1), entrez la formule suivante :

=RECHERCHEV(E1;A1:C10;3;FAUX)

Cette formule va chercher la valeur contenue dans la cellule E1 (le code du produit) dans la plage A1:C10. Si elle trouve une correspondance exacte (grâce à FAUX), elle renverra la valeur de la troisième colonne (le prix) de la ligne correspondante.

Conseils et astuces pour RECHERCHEV :

• Utilisez toujours FAUX (ou 0) pour une correspondance exacte, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser une correspondance approximative. L'utilisation de VRAI nécessite que la première colonne soit triée, sinon les résultats seront imprévisibles.
• Vérifiez que la valeur_recherchée est bien présente dans la première colonne de la table_matrice. Si elle n'y est pas, RECHERCHEV renverra l'erreur #N/A.
• Pour éviter les erreurs, vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR pour afficher un message personnalisé si RECHERCHEV ne trouve pas de correspondance :

=SIERREUR(RECHERCHEV(E1;A1:C10;3;FAUX);"Produit non trouvé")

RECHERCHEH : Recherche Horizontale

RECHERCHEH (HLOOKUP en anglais) est l'équivalent horizontal de RECHERCHEV. Elle recherche une valeur dans la première ligne d'une plage de cellules et renvoie une valeur située dans la même colonne, mais dans une autre ligne.

Syntaxe :

=RECHERCHEH(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_ligne; [valeur_proche])

Les arguments sont similaires à RECHERCHEV, mais no_index_ligne spécifie le numéro de la ligne (et non de la colonne) qui contient la valeur à renvoyer.

Exemple :

Imaginez une feuille Excel où les noms des produits sont en première ligne, et les prix correspondants sont en deuxième ligne. Vous voulez retrouver le prix d'un produit en entrant son nom.

1. Dans la cellule A1, entrez le nom du premier produit.
2. Dans la cellule B1, entrez le nom du deuxième produit.
3. ... et ainsi de suite.
4. Dans la cellule A2, entrez le prix du premier produit.
5. Dans la cellule B2, entrez le prix du deuxième produit.
6. ... et ainsi de suite.
7. Dans une cellule vide (par exemple, E1), entrez le nom du produit dont vous voulez connaître le prix.
8. Dans une autre cellule vide (par exemple, F1), entrez la formule suivante :

=RECHERCHEH(E1;A1:C2;2;FAUX)

Cette formule va chercher la valeur contenue dans la cellule E1 (le nom du produit) dans la plage A1:C2. Si elle trouve une correspondance exacte, elle renverra la valeur de la deuxième ligne (le prix) de la colonne correspondante.

INDEX et EQUIV : La Puissance Combinée pour une Recherche Flexible

Bien que RECHERCHEV et RECHERCHEH soient utiles, elles ont une limitation : elles ne peuvent rechercher que dans la première colonne (RECHERCHEV) ou la première ligne (RECHERCHEH) de la plage de recherche. Pour une recherche plus flexible, on peut combiner les fonctions INDEX et EQUIV.

INDEX : Renvoie la valeur d'une cellule dans une plage, en spécifiant son numéro de ligne et de colonne.

Syntaxe :

=INDEX(matrice; no_ligne; [no_colonne])

• matrice : La plage de cellules.
• no_ligne : Le numéro de la ligne.
• [no_colonne] : (Facultatif) Le numéro de la colonne.

EQUIV : Renvoie la position relative d'une valeur dans une plage.

Syntaxe :

=EQUIV(valeur_recherchée; plage_recherche; [type_correspondance])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher.
• plage_recherche : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche.
• [type_correspondance] : (Facultatif) 1, 0 ou -1. 0 pour une correspondance exacte.

Comment les combiner ?

EQUIV va nous permettre de trouver le numéro de ligne (ou de colonne) correspondant à notre recherche, et INDEX va utiliser ce numéro pour renvoyer la valeur correspondante.

Exemple :

Reprenons l'exemple de la liste de produits avec leur code, leur nom et leur prix. Cette fois, on veut pouvoir rechercher le prix d'un produit en entrant son nom (et non son code).

1. Dans la cellule A1, entrez "Code".
2. Dans la cellule B1, entrez "Nom".
3. Dans la cellule C1, entrez "Prix".
4. Remplissez les colonnes A, B et C avec les données de vos produits.
5. Dans une cellule vide (par exemple, E1), entrez le nom du produit dont vous voulez connaître le prix.
6. Dans une autre cellule vide (par exemple, F1), entrez la formule suivante :

=INDEX(C1:C10;EQUIV(E1;B1:B10;0))

Cette formule fonctionne de la manière suivante :

• EQUIV(E1;B1:B10;0) va chercher le nom du produit (contenu dans E1) dans la plage B1:B10 (la colonne "Nom"). Elle renverra le numéro de la ligne où le nom est trouvé.
• INDEX(C1:C10;...) va utiliser ce numéro de ligne pour renvoyer la valeur correspondante dans la plage C1:C10 (la colonne "Prix").

Avantages d'INDEX EQUIV par rapport à RECHERCHEV :

• Flexibilité : Vous pouvez rechercher dans n'importe quelle colonne, pas seulement la première.
• Moins de risque d'erreur : Si vous insérez ou supprimez une colonne dans votre tableau, RECHERCHEV risque de renvoyer des résultats incorrects car le numéro de colonne est fixe. INDEX EQUIV est moins sensible à ce type de modification.
• Plus performant : Pour les grands tableaux, INDEX EQUIV peut être plus rapide que RECHERCHEV.

Autres Fonctions Utiles pour la Recherche

En plus des fonctions mentionnées ci-dessus, voici quelques autres fonctions qui peuvent être utiles pour la recherche dans Excel :

• RECHERCHE : Une fonction de recherche plus simple que RECHERCHEV, mais moins flexible.
• FILTRE (Excel 365) : Permet de filtrer une plage de données en fonction d'un ou plusieurs critères.
• TROUVE et CHERCHE : Permettent de trouver la position d'une chaîne de caractères dans une autre chaîne de caractères. TROUVE est sensible à la casse, CHERCHE ne l'est pas.

Conseils et Astuces pour Optimiser vos Recherches Excel

• Nommez vos plages de cellules : Au lieu d'utiliser des références de cellules comme A1:C10, vous pouvez nommer vos plages (par exemple, "Produits"). Cela rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Utilisez la validation des données : Pour éviter les erreurs de saisie, vous pouvez utiliser la validation des données pour limiter les valeurs autorisées dans une cellule. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante des noms de produits pour faciliter la recherche.
• Triez vos données : Le tri des données peut faciliter la recherche visuelle et améliorer les performances de RECHERCHEV si vous utilisez une correspondance approximative.
• Combinez les fonctions : N'hésitez pas à combiner plusieurs fonctions pour créer des formules de recherche plus complexes et plus puissantes.
• Utilisez les tableaux structurés : Les tableaux structurés (Insertion > Tableau) offrent de nombreux avantages, notamment la possibilité de faire référence aux colonnes par leur nom, ce qui rend les formules plus lisibles et plus faciles à maintenir. De plus, les formules s'adaptent automatiquement si vous ajoutez ou supprimez des lignes dans le tableau.

Erreurs Courantes et Comment les Éviter

• L'erreur #N/A : Cette erreur signifie que la valeur_recherchée n'a pas été trouvée. Vérifiez que la valeur est bien présente dans la plage de recherche et que vous utilisez le bon type de correspondance (exacte ou approximative).
• Des résultats incorrects avec RECHERCHEV et une correspondance approximative : Assurez-vous que la première colonne de la table_matrice est triée si vous utilisez une correspondance approximative.
• Des erreurs de référence de cellules : Vérifiez que les références de cellules dans vos formules sont correctes, surtout si vous copiez et collez des formules.
• Oublier de figer les références de cellules : Si vous copiez une formule, les références de cellules peuvent changer. Utilisez le symbole $ pour figer les références que vous ne voulez pas modifier (par exemple, $A$1 pour figer à la fois la colonne et la ligne).

En maîtrisant ces fonctions et en suivant ces conseils, vous serez en mesure de trouver l'information exacte dont vous avez besoin dans Excel, rapidement et efficacement. Dites adieu aux recherches manuelles fastidieuses et optimisez votre productivité !