Qu'est-ce qu'une liste déroulante Excel et pourquoi l'utiliser ?
Une liste déroulante Excel, aussi appelée liste de validation, est un contrôle qui permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur parmi une liste d'options prédéfinies. Au lieu de taper directement dans une cellule, l'utilisateur clique sur une flèche et choisit l'une des options proposées dans le menu déroulant.
Avantages des listes déroulantes
- Simplification de la saisie de données : Plus besoin de taper manuellement les informations, un simple clic suffit.
- Réduction des erreurs : En limitant les options possibles, vous évitez les fautes de frappe et les incohérences.
- Uniformisation des données : Assurez-vous que les données sont saisies de manière uniforme, ce qui facilite l'analyse et le traitement.
- Gain de temps : La sélection d'une option est plus rapide que la saisie manuelle.
- Amélioration de l'ergonomie : Les listes déroulantes rendent vos feuilles de calcul plus conviviales et intuitives.
Créer une liste déroulante Excel : la méthode simple
Voici la méthode la plus courante pour créer une liste déroulante simple directement dans votre feuille de calcul.
Étape 1 : Préparer la liste des options
Commencez par créer une liste des options que vous souhaitez proposer dans votre liste déroulante. Vous pouvez les saisir directement dans une colonne de votre feuille de calcul. Par exemple, si vous souhaitez créer une liste déroulante pour choisir un département, vous pouvez lister les noms des départements dans la colonne A, à partir de la cellule A1. (A1: Ain, A2: Aisne, A3: Allier, etc.)
Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer la liste déroulante
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer la liste déroulante. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option.
Étape 3 : Accéder à la validation des données
- Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
- Cliquez sur le bouton "Validation des données" (il se trouve généralement dans le groupe "Outils de données").
Étape 4 : Configurer la validation des données
La boîte de dialogue "Validation des données" s'ouvre.
- Dans l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
- Dans le champ "Source", entrez la plage de cellules contenant votre liste d'options. Vous pouvez soit taper la plage directement (par exemple,
=$A$1:$A$10), soit cliquer sur l'icône à droite du champ et sélectionner la plage avec votre souris. - Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule".
- (Optionnel) Cochez la case "Ignorer si vide" si vous souhaitez autoriser l'utilisateur à laisser la cellule vide.
Étape 5 : Personnaliser les messages (facultatif)
L'onglet "Message de saisie" vous permet d'afficher un message informatif lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant la liste déroulante. Vous pouvez indiquer le but de la liste déroulante ou donner des instructions.
L'onglet "Alerte d'erreur" vous permet d'afficher un message d'erreur si l'utilisateur entre une valeur qui ne figure pas dans la liste. Vous pouvez choisir le style de l'alerte (arrêt, avertissement, information) et personnaliser le message.
Étape 6 : Valider la création de la liste déroulante
Cliquez sur le bouton "OK" pour valider la configuration de la validation des données. Votre liste déroulante est maintenant créée !
Créer une liste déroulante Excel avec une plage nommée
Utiliser une plage nommée pour définir la source de votre liste déroulante est une excellente pratique pour plusieurs raisons :
- Facilité de maintenance : Si vous devez ajouter ou supprimer des options dans votre liste, il vous suffit de modifier la plage nommée, sans avoir à modifier la configuration de la validation des données.
- Lisibilité : Utiliser un nom explicite pour votre plage rend votre formule plus facile à comprendre.
Étape 1 : Définir une plage nommée
- Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (par exemple, A1:A10).
- Allez dans l'onglet "Formules" du ruban Excel.
- Cliquez sur le bouton "Définir un nom" (dans le groupe "Noms définis").
- Dans la boîte de dialogue "Nouveau nom", entrez un nom pour votre plage (par exemple,
Departements). - Vérifiez que la référence dans le champ "Fait référence à" est correcte.
- Cliquez sur le bouton "OK".
Étape 2 : Créer la liste déroulante avec la plage nommée
Suivez les étapes 2 à 6 de la méthode simple, mais au lieu d'entrer une plage de cellules dans le champ "Source" de la boîte de dialogue "Validation des données", entrez le nom de votre plage nommée (par exemple, =Departements).
Créer une liste déroulante Excel avec une formule
Vous pouvez également utiliser une formule pour définir la source de votre liste déroulante. Cela peut être utile si votre liste d'options est dynamique et dépend d'autres cellules dans votre feuille de calcul.
Exemple : Liste déroulante dépendant d'une autre cellule
Imaginons que vous ayez une colonne contenant des catégories de produits (par exemple, "Fruits", "Légumes", "Boissons") et que vous souhaitiez créer une liste déroulante pour choisir un produit spécifique, mais uniquement parmi les produits de la catégorie sélectionnée dans une autre cellule.
- Colonne A : Catégories de produits (A1: Fruits, A2: Légumes, A3: Boissons)
- Colonne B : Produits (B1: Pomme, B2: Banane, B3: Carotte, B4: Tomate, B5: Eau, B6: Soda)
- Colonne C : Catégorie du produit (C1: Fruits, C2: Fruits, C3: Légumes, C4: Légumes, C5: Boissons, C6: Boissons)
- Cellule D1 : Cellule où l'utilisateur choisit la catégorie.
- Cellule E1 : Cellule où la liste déroulante des produits sera créée.
Pour créer la liste déroulante en E1, vous pouvez utiliser la formule suivante dans le champ "Source" de la validation des données :
=DECALER(B1;EQUIV(D1;C1:C6;0)-1;0;NB.SI(C1:C6;D1);1)
Explication de la formule :
EQUIV(D1;C1:C6;0): Recherche la position de la catégorie sélectionnée en D1 dans la colonne C.DECALER(B1;EQUIV(D1;C1:C6;0)-1;0;NB.SI(C1:C6;D1);1): Crée une plage dynamique à partir de la colonne B, en commençant à la ligne correspondant à la catégorie sélectionnée, et en s'étendant sur le nombre de lignes correspondant au nombre de produits dans cette catégorie.NB.SI(C1:C6;D1): Compte le nombre de fois où la catégorie sélectionnée apparaît dans la colonne C.
Astuces et bonnes pratiques pour les listes déroulantes Excel
- Utiliser des plages nommées : Comme mentionné précédemment, cela facilite la maintenance et améliore la lisibilité.
- Personnaliser les messages : Aidez les utilisateurs à comprendre le but de la liste déroulante et à éviter les erreurs.
- Protéger la feuille de calcul : Empêchez les utilisateurs de modifier accidentellement la liste des options ou la configuration de la validation des données.
- Utiliser la validation des données en cascade : Créez des listes déroulantes qui dépendent les unes des autres, pour une expérience utilisateur plus intuitive.
- Gérer les erreurs : Prévoyez des messages d'erreur clairs et informatifs pour aider les utilisateurs à corriger les erreurs de saisie.
- Mise en forme conditionnelle : Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les cellules contenant des valeurs spécifiques sélectionnées dans la liste déroulante.
Erreurs courantes à éviter lors de la création de listes déroulantes Excel
- Oublier de définir une plage nommée : Cela rend la maintenance plus difficile.
- Entrer une plage incorrecte dans le champ "Source" : Vérifiez que la plage est correcte et inclut toutes les options souhaitées.
- Ne pas personnaliser les messages : Les messages peuvent aider les utilisateurs à comprendre le but de la liste déroulante et à éviter les erreurs.
- Ne pas protéger la feuille de calcul : Cela peut entraîner des modifications accidentelles de la liste des options ou de la configuration de la validation des données.
- Utiliser des références relatives au lieu de références absolues : Si vous copiez la cellule contenant la liste déroulante, les références relatives peuvent changer et la liste ne fonctionnera plus correctement. Utilisez des références absolues (par exemple,
$A$1:$A$10) pour éviter ce problème.
Conclusion
Créer une liste déroulante Excel est une compétence essentielle pour simplifier la saisie de données, réduire les erreurs et améliorer l'ergonomie de vos feuilles de calcul. En suivant les étapes décrites dans cet article et en appliquant les astuces et bonnes pratiques, vous serez en mesure de créer des listes déroulantes efficaces et adaptées à vos besoins. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options et formules pour optimiser votre travail avec Excel. Les listes déroulantes sont un outil puissant pour rendre vos feuilles de calcul plus professionnelles et conviviales.