Excel DATEDIF : Calculer l'écart entre deux dates facilement

Comprendre la fonction Excel DATEDIF

La fonction DATEDIF (abréviation de "Date Difference") est une fonction Excel qui calcule la différence entre deux dates. Elle est particulièrement utile pour déterminer l'âge, les années de service, ou la durée entre deux événements. Malgré son absence de la liste des fonctions d'aide d'Excel, elle est bien présente et fonctionne parfaitement.

Syntaxe de la fonction DATEDIF

La syntaxe de DATEDIF est la suivante :

=DATEDIF(date_début; date_fin; unité)

Où :

• date_début : La date de début de la période.
• date_fin : La date de fin de la période.
• unité : Le type d'intervalle à calculer. C'est l'argument le plus important et le plus sensible de la fonction. Il doit être entré entre guillemets.

Les différentes unités de DATEDIF

L'argument unité détermine le format de la différence calculée. Voici les différentes options disponibles :

• "Y" : Calcule le nombre d'années complètes entre les deux dates.
• "M" : Calcule le nombre de mois complets entre les deux dates.
• "D" : Calcule le nombre de jours entre les deux dates.
• "YD" : Calcule le nombre de jours entre les deux dates, en ignorant les années. Utile pour déterminer le nombre de jours restants dans une année.
• "YM" : Calcule le nombre de mois entre les deux dates, en ignorant les années. Utile pour déterminer le nombre de mois écoulés dans une année.
• "MD" : Calcule le nombre de jours entre les deux dates, en ignorant les années et les mois. Utile pour déterminer le nombre de jours restants dans un mois.

Exemples pratiques d'utilisation de DATEDIF

Calculer l'âge à partir d'une date de naissance

Supposons que la date de naissance soit en cellule A2 et la date actuelle en cellule B2 (ou utilisez la fonction AUJOURDHUI() pour la date actuelle). La formule pour calculer l'âge serait :

=DATEDIF(A2; B2; "Y")

Cette formule renvoie le nombre d'années complètes entre la date de naissance et la date actuelle, donc l'âge de la personne.

Exemple concret :

• A2 : 15/03/1985
• B2 : 20/10/2023
• Formule : =DATEDIF(A2; B2; "Y")
• Résultat : 38

Calculer les années de service d'un employé

Si la date d'embauche est en cellule C2 et la date de fin de contrat (ou la date actuelle) en cellule D2, la formule pour calculer les années de service serait :

=DATEDIF(C2; D2; "Y")

Cette formule renvoie le nombre d'années complètes pendant lesquelles l'employé a travaillé.

Exemple concret :

• C2 : 01/07/2010
• D2 : 31/12/2022
• Formule : =DATEDIF(C2; D2; "Y")
• Résultat : 12

Calculer le nombre de mois restants dans une année

Pour calculer le nombre de mois restants dans une année à partir d'une date donnée (par exemple, en E2), utilisez la formule :

=DATEDIF(E2; AUJOURDHUI(); "YM")

Cette formule renvoie le nombre de mois entre la date en E2 et la date actuelle, en ignorant les années.

Exemple concret :

• E2 : 15/05/2023
• Formule : =DATEDIF(E2; AUJOURDHUI(); "YM") (avec AUJOURDHUI() renvoyant 20/10/2023)
• Résultat : 5

Calculer le nombre de jours restants dans un mois

Pour calculer le nombre de jours restants dans un mois à partir d'une date donnée (par exemple, en F2), utilisez la formule :

=DATEDIF(F2; AUJOURDHUI(); "MD")

Cette formule renvoie le nombre de jours entre la date en F2 et la date actuelle, en ignorant les années et les mois.

Exemple concret :

• F2 : 05/10/2023
• Formule : =DATEDIF(F2; AUJOURDHUI(); "MD") (avec AUJOURDHUI() renvoyant 20/10/2023)
• Résultat : 15

Cas d'utilisation avancés de la fonction DATEDIF

Combinaison avec d'autres fonctions Excel

La puissance de DATEDIF peut être décuplée en la combinant avec d'autres fonctions Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser SI pour afficher un message conditionnel basé sur la différence de dates :

=SI(DATEDIF(G2; AUJOURDHUI(); "Y") > 10; "Employé expérimenté"; "Nouvel employé")

Cette formule vérifie si un employé a plus de 10 ans d'ancienneté et affiche un message approprié.

Création de rapports d'ancienneté

Vous pouvez utiliser DATEDIF pour créer des rapports d'ancienneté détaillés, affichant le nombre d'années, de mois et de jours de service pour chaque employé. Combinez les résultats de différentes unités pour obtenir une information complète.

=DATEDIF(H2; AUJOURDHUI(); "Y") & " ans, " & DATEDIF(H2; AUJOURDHUI(); "YM") & " mois, " & DATEDIF(H2; AUJOURDHUI(); "MD") & " jours"

Cette formule concatène les années, les mois et les jours pour une présentation plus conviviale.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter avec DATEDIF

Assurez-vous que les dates sont au format correct

Excel doit reconnaître les valeurs comme des dates. Vérifiez le format des cellules contenant les dates (Format > Cellules > Date) et assurez-vous qu'il correspond à votre configuration régionale.

Inversion des dates de début et de fin

Si date_début est postérieure à date_fin, DATEDIF renverra une erreur #NOMBRE!. Vérifiez toujours l'ordre des dates.

Utilisation incorrecte des unités

L'argument unité est sensible à la casse et doit être entre guillemets. Utilisez les codes corrects ("Y", "M", "D", "YD", "YM", "MD"). Une faute de frappe ou une majuscule/minuscule incorrecte entraînera une erreur.

Comprendre les limites de DATEDIF

DATEDIF ne prend pas en compte les heures, les minutes ou les secondes. Elle calcule uniquement les différences en jours, mois ou années entiers. Pour des calculs plus précis, vous devrez peut-être utiliser d'autres fonctions Excel.

Alternatives à DATEDIF

Bien que DATEDIF soit très pratique, il existe d'autres fonctions Excel qui peuvent être utilisées pour calculer des différences de dates, en particulier si vous avez besoin de plus de flexibilité ou de précision.

Fonction DATEDIF.360

La fonction DATEDIF.360 calcule la différence entre deux dates en se basant sur une année de 360 jours (12 mois de 30 jours). Elle est utile pour certains calculs financiers.

Soustraction directe des dates

Si vous soustrayez simplement deux dates (par exemple, =B2-A2), Excel renverra le nombre de jours entre les deux dates. Vous pouvez ensuite formater ce résultat en années ou en mois si nécessaire.

Fonction ANNEES, MOIS, JOURS

Ces fonctions extraient respectivement l'année, le mois et le jour d'une date. Bien qu'elles ne calculent pas directement la différence, elles peuvent être combinées pour obtenir des résultats similaires à DATEDIF.

Conclusion

La fonction DATEDIF est un outil puissant et discret d'Excel pour calculer les différences entre deux dates. En maîtrisant ses différentes unités et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez simplifier la gestion de vos données temporelles et réaliser des analyses précises. N'hésitez pas à expérimenter avec les exemples fournis et à combiner DATEDIF avec d'autres fonctions Excel pour répondre à vos besoins spécifiques. Malgré son absence de la documentation officielle, elle reste une alliée précieuse pour tout utilisateur d'Excel.