Excel : Comment extraire une chaîne de caractères facilement ?

Extraire une chaîne de caractères dans Excel : Les méthodes indispensables

Excel est un outil formidable pour la gestion et l'analyse de données, mais il arrive souvent qu'une cellule contienne plus d'informations que nécessaire. Extraire une chaîne de caractères spécifique devient alors crucial. Heureusement, Excel propose plusieurs fonctions dédiées à cette tâche, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients. Découvrons ensemble les méthodes les plus courantes.

1. Les fonctions GAUCHE, DROITE et STXT

Ces trois fonctions sont les piliers de l'extraction de chaînes de caractères dans Excel. Elles permettent d'extraire respectivement une portion de texte depuis le début, la fin ou le milieu d'une chaîne.

• GAUCHE(texte, nombre_de_caractères) : Extrait un nombre spécifié de caractères à partir du début d'une chaîne de texte.
• DROITE(texte, nombre_de_caractères) : Extrait un nombre spécifié de caractères à partir de la fin d'une chaîne de texte.
• STXT(texte, position_départ, nombre_de_caractères) : Extrait un nombre spécifié de caractères à partir d'une position de départ donnée dans une chaîne de texte.

Exemples pratiques

Supposons que la cellule A1 contienne le texte "REF-2024-ABC".

• =GAUCHE(A1, 3) renverra "REF" (les 3 premiers caractères).
• =DROITE(A1, 3) renverra "ABC" (les 3 derniers caractères).
• =STXT(A1, 5, 4) renverra "2024" (4 caractères à partir de la position 5).

Image : Capture d'écran d'une feuille Excel montrant l'utilisation des fonctions GAUCHE, DROITE et STXT avec les formules et les résultats correspondants. Les cellules A1 contient le texte "REF-2024-ABC". La cellule B1 contient la formule =GAUCHE(A1, 3) et affiche le résultat "REF". La cellule C1 contient la formule =DROITE(A1, 3) et affiche le résultat "ABC". La cellule D1 contient la formule =STXT(A1, 5, 4) et affiche le résultat "2024".

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

• Vérifiez la longueur du texte : Assurez-vous que le nombre_de_caractères demandé ne dépasse pas la longueur totale du texte. Sinon, Excel renverra une erreur.
• La position de départ est cruciale : Dans la fonction STXT, une erreur dans la position_départ peut entraîner l'extraction de la mauvaise portion de texte. Comptez attentivement les caractères.
• Gérer les erreurs : Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer les erreurs potentielles et afficher un message plus clair.

2. Combiner les fonctions CHERCHE et STXT

Les fonctions GAUCHE, DROITE et STXT sont efficaces lorsque vous connaissez la position exacte des caractères à extraire. Cependant, si la position varie, vous pouvez combiner CHERCHE (ou TROUVE, qui est sensible à la casse) avec STXT pour une extraction plus dynamique.

CHERCHE(texte_cherché, texte_où_chercher, [no_départ]) renvoie la position de la première occurrence d'un caractère ou d'une chaîne de caractères spécifique dans une autre chaîne de texte.

Exemple pratique

Supposons que la cellule A1 contienne le texte "Nom : Jean Dupont, Age : 30". Nous voulons extraire l'âge.

La formule suivante permet d'extraire l'âge : =STXT(A1, CHERCHE(": ", A1) + 2, 2)

• CHERCHE(": ", A1) recherche la position de ": " (espace inclus) dans la cellule A1. Dans cet exemple, cela renvoie 19.
• CHERCHE(": ", A1) + 2 ajoute 2 à la position trouvée pour commencer après ": ". Donc 19 + 2 = 21
• STXT(A1, CHERCHE(": ", A1) + 2, 2) extrait 2 caractères à partir de la position 21, soit "30".

Image : Capture d'écran d'une feuille Excel montrant l'utilisation combinée des fonctions CHERCHE et STXT pour extraire l'âge d'une personne à partir d'une chaîne de texte. La cellule A1 contient le texte "Nom : Jean Dupont, Age : 30". La cellule B1 contient la formule =STXT(A1, CHERCHE(": ", A1) + 2, 2) et affiche le résultat "30".

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

• Gestion des erreurs CHERCHE : Si CHERCHE ne trouve pas le texte recherché, elle renvoie une erreur #VALEUR!. Utilisez SIERREUR pour gérer ce cas.
• Sensibilité à la casse : Utilisez TROUVE à la place de CHERCHE si la casse est importante.
• Ajuster la position de départ : Assurez-vous d'ajuster correctement la position de départ dans STXT en fonction de la longueur du texte recherché par CHERCHE.

3. Utiliser la fonction SUBSTITUE pour supprimer une partie de la chaîne

Bien que SUBSTITUE ne soit pas spécifiquement conçue pour l'extraction, elle peut être utilisée pour supprimer une partie non désirée d'une chaîne, laissant ainsi la portion à extraire. SUBSTITUE(texte, ancien_texte, nouveau_texte, [no_occurrence]) remplace une partie d'une chaîne de texte par une autre.

Exemple pratique

Supposons que la cellule A1 contienne le texte "Produit: Ordinateur Portable". Nous voulons extraire uniquement "Ordinateur Portable".

La formule suivante peut être utilisée : =SUBSTITUE(A1, "Produit: ", "")

• SUBSTITUE(A1, "Produit: ", "") remplace "Produit: " par une chaîne vide (" "), ce qui a pour effet de la supprimer.

Image : Capture d'écran d'une feuille Excel montrant l'utilisation de la fonction SUBSTITUE pour supprimer la partie "Produit: " d'une chaîne de texte. La cellule A1 contient le texte "Produit: Ordinateur Portable". La cellule B1 contient la formule =SUBSTITUE(A1, "Produit: ", "") et affiche le résultat "Ordinateur Portable".

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

• Attention aux espaces : Assurez-vous que l'ancien_texte correspond exactement à la partie à supprimer, y compris les espaces.
• Gérer les occurrences multiples : Si l'ancien_texte apparaît plusieurs fois, utilisez l'argument no_occurrence pour spécifier quelle occurrence remplacer.
• Combiner avec d'autres fonctions : SUBSTITUE peut être combinée avec d'autres fonctions pour des extractions plus complexes.

4. La fonction EXTRAIRE.TEXTE (Excel 365 et versions ultérieures)

Pour les utilisateurs d'Excel 365 et des versions ultérieures, la fonction EXTRAIRE.TEXTE offre une alternative plus moderne et potentiellement plus performante.

EXTRAIRE.TEXTE(texte, position_départ, nombre_de_caractères) fonctionne de manière similaire à STXT mais peut être plus rapide pour les grands ensembles de données.

Exemple pratique

En reprenant l'exemple de la cellule A1 contenant "REF-2024-ABC", la formule serait : =EXTRAIRE.TEXTE(A1, 5, 4) pour extraire "2024".

Image : Capture d'écran d'une feuille Excel montrant l'utilisation de la fonction EXTRAIRE.TEXTE. La cellule A1 contient le texte "REF-2024-ABC". La cellule B1 contient la formule =EXTRAIRE.TEXTE(A1, 5, 4) et affiche le résultat "2024".

5. Utiliser Power Query (Obtenir et transformer des données)

Pour les extractions plus complexes ou répétitives, Power Query (accessible via l'onglet "Données" puis "Obtenir et transformer des données") offre une solution robuste et flexible. Power Query permet de créer des transformations de données complexes sans avoir à écrire de formules complexes.

Étapes pour extraire une chaîne de caractères avec Power Query

1. Importer les données : Sélectionnez la plage de cellules contenant le texte à extraire et cliquez sur "Données" > "Du tableau/plage".
2. Ouvrir l'éditeur Power Query : La table s'ouvre dans l'éditeur Power Query.
3. Ajouter une colonne personnalisée : Cliquez sur "Ajouter une colonne" > "Colonne personnalisée".
4. Écrire la formule : Dans la boîte de dialogue, entrez un nom pour la nouvelle colonne (par exemple, "Extrait") et écrivez la formule Power Query (M) pour extraire la chaîne de caractères. Par exemple, pour extraire les 3 premiers caractères, utilisez la fonction Text.Start([NomDeLaColonne], 3). Remplacez [NomDeLaColonne] par le nom de la colonne contenant le texte.
5. Fermer et charger : Cliquez sur "Fermer et charger" pour charger les données transformées dans une nouvelle feuille de calcul.

Image : Suite de captures d'écran montrant les étapes d'utilisation de Power Query pour extraire une chaîne de caractères. La première capture montre l'importation des données dans Power Query. La deuxième capture montre l'éditeur Power Query avec la table de données. La troisième capture montre la boîte de dialogue "Colonne personnalisée" avec la formule Text.Start([Colonne1], 3). La quatrième capture montre la feuille de calcul avec la nouvelle colonne contenant les données extraites.

Avantages de Power Query

• Répétabilité : Les transformations Power Query sont enregistrées et peuvent être facilement réappliquées à de nouvelles données.
• Complexité : Power Query permet de gérer des extractions complexes impliquant plusieurs étapes et conditions.
• Performance : Power Query est optimisé pour traiter de grands volumes de données.

Conclusion

Extraire une chaîne de caractères dans Excel est une compétence essentielle pour tout utilisateur souhaitant manipuler et analyser des données efficacement. Que vous optiez pour les fonctions classiques comme GAUCHE, DROITE et STXT, la combinaison CHERCHE et STXT, ou les outils plus avancés comme EXTRAIRE.TEXTE et Power Query, vous disposez désormais des connaissances nécessaires pour extraire précisément les informations dont vous avez besoin. N'hésitez pas à expérimenter avec ces différentes méthodes pour trouver celle qui convient le mieux à vos besoins spécifiques. La maîtrise de ces techniques vous permettra de gagner un temps précieux et d'améliorer considérablement votre productivité dans Excel.