Comment maîtriser RECHERCHEV sur Excel et enfin trouver vos données ?

Comprendre la fonction RECHERCHEV d'Excel

La fonction RECHERCHEV (ou VLOOKUP en anglais) est une fonction de recherche verticale dans Excel. Elle recherche une valeur spécifique dans la première colonne d'une plage de cellules, puis renvoie une valeur dans la même ligne à partir d'une colonne spécifiée.

Syntaxe de RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher dans la première colonne de la table.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs à rechercher.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première colonne de table_matrice est la colonne 1.
• [valeur_proche] : Argument optionnel. Indique si vous souhaitez une correspondance exacte ou approximative.
  • VRAI (ou omis) : Recherche une correspondance approximative. La première colonne de table_matrice doit être triée par ordre croissant.
  • FAUX : Recherche une correspondance exacte. Il est recommandé d'utiliser FAUX pour la plupart des cas d'utilisation.

Explication détaillée des arguments

• valeur_recherchée : Il peut s'agir d'une valeur numérique, d'une chaîne de texte, d'une référence de cellule ou d'une formule qui renvoie une valeur. Assurez-vous que le type de données de valeur_recherchée correspond au type de données de la première colonne de table_matrice.

• table_matrice : La plage de cellules doit inclure la colonne contenant les valeurs à rechercher (la première colonne) et la colonne contenant les valeurs à renvoyer. Il est souvent utile d'utiliser des noms de plages pour faciliter la lecture et la maintenance de la formule.

• no_index_col : Cet argument est crucial. Il indique à Excel quelle colonne renvoyer une fois la valeur recherchée trouvée. Une erreur courante est de se tromper dans le numéro de la colonne.

• [valeur_proche] : L'argument valeur_proche détermine le type de correspondance. L'utilisation de FAUX est fortement recommandée, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser VRAI. VRAI nécessite que la première colonne de table_matrice soit triée, et peut renvoyer des résultats inattendus si ce n'est pas le cas. Avec FAUX, Excel renverra #N/A si aucune correspondance exacte n'est trouvée.

Exemples pratiques d'utilisation de RECHERCHEV

Exemple 1 : Rechercher un prix à partir d'un code produit

Supposons que vous ayez une liste de produits avec leurs codes et leurs prix dans une feuille Excel. Vous souhaitez rechercher le prix d'un produit en entrant son code.

1. Créez un tableau avec les données. La première colonne doit contenir les codes produits et la deuxième colonne les prix.
2. Dans une cellule, entrez le code produit que vous souhaitez rechercher. Par exemple, dans la cellule A10, entrez "PROD123".

3. Dans une autre cellule, entrez la formule RECHERCHEV. Par exemple, dans la cellule B10, entrez la formule suivante :

   =RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;FAUX)

   • A10 est la cellule contenant le code produit à rechercher.
   • A1:B7 est la plage de cellules contenant le tableau des produits et des prix.
   • 2 est le numéro de la colonne contenant les prix (la deuxième colonne).
   • FAUX indique que vous souhaitez une correspondance exacte.

4. Appuyez sur Entrée. La cellule B10 affichera le prix correspondant au code produit "PROD123".

Exemple 2 : Rechercher un nom à partir d'un numéro d'identification

Imaginez que vous ayez une liste d'employés avec leurs numéros d'identification et leurs noms. Vous souhaitez rechercher le nom d'un employé en entrant son numéro d'identification.

1. Créez un tableau avec les données. La première colonne doit contenir les numéros d'identification et la deuxième colonne les noms.
2. Dans une cellule, entrez le numéro d'identification que vous souhaitez rechercher. Par exemple, dans la cellule A10, entrez "12345".

3. Dans une autre cellule, entrez la formule RECHERCHEV. Par exemple, dans la cellule B10, entrez la formule suivante :

   =RECHERCHEV(A10;A1:B7;2;FAUX)

   • A10 est la cellule contenant le numéro d'identification à rechercher.
   • A1:B7 est la plage de cellules contenant le tableau des employés et des noms.
   • 2 est le numéro de la colonne contenant les noms (la deuxième colonne).
   • FAUX indique que vous souhaitez une correspondance exacte.

4. Appuyez sur Entrée. La cellule B10 affichera le nom correspondant au numéro d'identification "12345".

Exemple 3 : Utiliser RECHERCHEV avec des noms de plages

L'utilisation de noms de plages rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir. Au lieu d'utiliser des références de cellules comme A1:B7, vous pouvez nommer cette plage "TableauProduits".

1. Sélectionnez la plage de cellules A1:B7.
2. Dans la zone de nom (à gauche de la barre de formule), tapez "TableauProduits" et appuyez sur Entrée.

3. Modifiez votre formule RECHERCHEV pour utiliser le nom de la plage. Par exemple :

   =RECHERCHEV(A10;TableauProduits;2;FAUX)

La formule est maintenant plus facile à comprendre.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV et comment les éviter

• Erreur #N/A : Cette erreur se produit lorsque la valeur_recherchée n'est pas trouvée dans la première colonne de table_matrice. Vérifiez l'orthographe de la valeur_recherchée et assurez-vous qu'elle existe dans la table. Assurez-vous également que vous utilisez FAUX si vous avez besoin d'une correspondance exacte.
• Erreur #REF! : Cette erreur se produit lorsque le no_index_col est supérieur au nombre de colonnes dans table_matrice. Vérifiez que le numéro de colonne est correct.
• Résultats incorrects avec valeur_proche à VRAI : Si vous utilisez VRAI pour valeur_proche, assurez-vous que la première colonne de table_matrice est triée par ordre croissant. Sinon, vous obtiendrez des résultats incorrects.
• Problèmes de format de données : Assurez-vous que le format de données de valeur_recherchée correspond au format de données de la première colonne de table_matrice. Par exemple, si vous recherchez un nombre, assurez-vous que la première colonne de la table contient des nombres et non du texte.

Alternatives à RECHERCHEV

Bien que RECHERCHEV soit une fonction puissante, il existe des alternatives qui peuvent être plus adaptées à certaines situations.

INDEX et EQUIV

Les fonctions INDEX et EQUIV peuvent être utilisées ensemble pour effectuer des recherches plus flexibles. INDEX renvoie une valeur à une position spécifiée dans une plage, tandis que EQUIV renvoie la position d'une valeur dans une plage.

Par exemple, pour rechercher le prix d'un produit en utilisant son code (comme dans l'exemple 1 ci-dessus), vous pouvez utiliser la formule suivante :

=INDEX(B1:B7;EQUIV(A10;A1:A7;0))

• B1:B7 est la plage contenant les prix.
• A10 est la cellule contenant le code produit à rechercher.
• A1:A7 est la plage contenant les codes produits.
• 0 dans EQUIV indique que vous souhaitez une correspondance exacte.

L'avantage de cette méthode est que vous n'êtes pas limité à rechercher dans la première colonne de la table.

RECHERCHEH

La fonction RECHERCHEH (ou HLOOKUP en anglais) est similaire à RECHERCHEV, mais elle effectue une recherche horizontale au lieu d'une recherche verticale. Elle recherche une valeur dans la première ligne d'une plage de cellules, puis renvoie une valeur dans la même colonne à partir d'une ligne spécifiée.

XLOOKUP (Excel 365 et versions ultérieures)

La fonction XLOOKUP est une alternative plus récente et plus puissante à RECHERCHEV. Elle offre plusieurs avantages, notamment :

• La possibilité de rechercher dans n'importe quelle colonne de la table, pas seulement la première.
• La possibilité de spécifier une valeur à renvoyer si la valeur recherchée n'est pas trouvée.
• Une syntaxe plus simple et plus intuitive.

Si vous utilisez Excel 365 ou une version ultérieure, XLOOKUP est fortement recommandée.

Conseils et astuces pour optimiser l'utilisation de RECHERCHEV

• Utilisez des noms de plages : Comme mentionné précédemment, l'utilisation de noms de plages rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Vérifiez les types de données : Assurez-vous que les types de données de valeur_recherchée et de la première colonne de table_matrice correspondent.
• Utilisez FAUX pour une correspondance exacte : Sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser VRAI, utilisez FAUX pour éviter des résultats inattendus.

• Gérez les erreurs #N/A : Utilisez la fonction SIERREUR pour afficher un message d'erreur personnalisé si la valeur_recherchée n'est pas trouvée. Par exemple :

  =SIERREUR(RECHERCHEV(A10;TableauProduits;2;FAUX);"Produit non trouvé")

• Optimisez la taille de la table_matrice : Si votre table_matrice est très grande, cela peut ralentir le calcul de la feuille de calcul. Essayez de réduire la taille de la table en ne incluant que les colonnes nécessaires.

Conclusion

La fonction RECHERCHEV est un outil puissant et polyvalent qui peut vous faire gagner un temps précieux dans Excel. En comprenant sa syntaxe, en évitant les erreurs courantes et en appliquant les conseils et astuces présentés dans cet article, vous serez en mesure de maîtriser RECHERCHEV et d'exploiter pleinement son potentiel. N'hésitez pas à expérimenter avec différents exemples et à explorer les alternatives telles que INDEX/EQUIV et XLOOKUP pour trouver la méthode de recherche la plus adaptée à vos besoins. Alors, prêt à devenir un expert de RECHERCHEV ?