Comment maîtriser le format date sur Excel : Guide pas à pas

Comprendre le format date sur Excel

Excel stocke les dates sous forme de nombres séquentiels, où chaque nombre représente un jour unique depuis le 1er janvier 1900 (ou le 1er janvier 1904 selon le système de date utilisé). L'affichage que vous voyez (par exemple, 15/03/2024) est simplement une façon de présenter ce nombre. C'est pourquoi il est crucial de comprendre comment Excel interprète les dates pour éviter les erreurs.

La logique interne d'Excel pour les dates

Excel considère que le 1er janvier 1900 correspond au nombre 1. Ainsi, le 2 janvier 1900 correspond au nombre 2, et ainsi de suite. La date du 15 mars 2024 correspond au nombre 45368. Cette représentation numérique permet à Excel d'effectuer des calculs sur les dates, comme calculer la différence entre deux dates ou ajouter des jours à une date.

Les formats de date prédéfinis

Excel propose une multitude de formats de date prédéfinis, allant des formats courts (par exemple, jj/mm/aa) aux formats longs (par exemple, mardi 15 mars 2024). Vous pouvez accéder à ces formats en sélectionnant les cellules contenant les dates, puis en allant dans l'onglet "Accueil", groupe "Nombre", et en choisissant un format dans la liste déroulante. Vous pouvez aussi cliquer sur la petite flèche en bas à droite du groupe "Nombre" pour ouvrir la boîte de dialogue "Format de cellule" et accéder à l'onglet "Nombre", catégorie "Date".

Personnaliser le format date sur Excel

Les formats de date prédéfinis ne suffisent pas toujours. Vous pouvez personnaliser l'affichage des dates selon vos besoins spécifiques. Voici comment :

Accéder aux options de personnalisation

Comme mentionné précédemment, la boîte de dialogue "Format de cellule" est votre alliée. Sélectionnez les cellules contenant les dates à formater, puis ouvrez cette boîte de dialogue (Ctrl+1 ou clic droit > Format de cellule...). Dans l'onglet "Nombre", catégorie "Date", choisissez l'option "Personnalisée".

Les codes de format date

La zone "Type" affiche le code de format actuel. Vous pouvez modifier ce code pour personnaliser l'affichage. Voici les codes les plus courants :

• j ou jj : Jour du mois (1 à 31 ou 01 à 31)
• jjj : Jour de la semaine (abrégé, par exemple, mar)
• jjjj : Jour de la semaine (complet, par exemple, mardi)
• m ou mm : Mois de l'année (1 à 12 ou 01 à 12)
• mmm : Mois de l'année (abrégé, par exemple, mars)
• mmmm : Mois de l'année (complet, par exemple, mars)
• aa : Année sur deux chiffres (par exemple, 24)
• aaaa : Année sur quatre chiffres (par exemple, 2024)
• h ou hh : Heure (0 à 23 ou 00 à 23)
• m ou mm : Minutes (0 à 59 ou 00 à 59)
• s ou ss : Secondes (0 à 59 ou 00 à 59)
• AM/PM : Indique le format 12 heures (AM ou PM)

Exemples pratiques de formats personnalisés

• Afficher la date au format "15 mars 2024" : utilisez le code jj mmmm aaaa
• Afficher la date et l'heure au format "15/03/2024 14:30" : utilisez le code jj/mm/aaaa hh:mm
• Afficher uniquement le mois et l'année au format "Mars 2024" : utilisez le code mmmm aaaa
• Afficher le jour de la semaine, le jour du mois et l'année au format "Mardi 15 mars 2024" : utilisez le code jjjj jj mmmm aaaa

Astuce : Utiliser des séparateurs de texte

Vous pouvez insérer du texte entre les codes de format en le plaçant entre guillemets doubles. Par exemple, pour afficher la date au format "Le 15 mars 2024", utilisez le code "Le "jj mmmm aaaa.

Résoudre les problèmes courants liés au format date

Le format date sur Excel peut parfois poser des problèmes. Voici les erreurs les plus fréquentes et comment les corriger :

Dates reconnues comme du texte

C'est un problème très courant. Si Excel ne reconnaît pas une date comme une date, il la traite comme du texte. Cela empêche d'effectuer des calculs sur cette date. Pour vérifier si une date est reconnue comme du texte, sélectionnez la cellule et regardez la barre de formule. Si la date est alignée à gauche, c'est probablement du texte. Si elle est alignée à droite, c'est probablement une date.

Solutions :

• Modifier le format de cellule : Sélectionnez les cellules contenant les dates, puis changez le format de cellule en "Date" dans l'onglet "Accueil", groupe "Nombre".
• Utiliser la fonction DATEVALUE : Cette fonction convertit une chaîne de texte représentant une date en un nombre de série de date Excel. Par exemple, si la date "15/03/2024" est dans la cellule A1, vous pouvez utiliser la formule =DATEVALUE(A1) pour la convertir en date.
• Importer des données correctement : Lorsque vous importez des données depuis un fichier CSV ou TXT, assurez-vous de spécifier le format de date correct lors de l'importation. Excel vous propose des options pour définir le type de données de chaque colonne.
• Corriger les erreurs de saisie : Vérifiez que les dates sont saisies correctement, en respectant le format attendu par Excel (par exemple, jj/mm/aaaa ou mm/jj/aaaa selon vos paramètres régionaux). Les erreurs de frappe sont fréquentes.

Dates affichées avec des dièses (#####)

Ce problème se produit lorsque la largeur de la colonne est insuffisante pour afficher la date dans le format spécifié. Augmentez simplement la largeur de la colonne pour résoudre le problème.

Années tronquées (par exemple, 00 au lieu de 2000)

Cela se produit généralement lorsque le format de date utilise seulement deux chiffres pour l'année (aa). Modifiez le format de date pour utiliser quatre chiffres (aaaa) pour afficher l'année complète.

Problèmes de paramètres régionaux

Excel utilise les paramètres régionaux de votre ordinateur pour interpréter les dates. Si vos paramètres régionaux sont différents de ceux utilisés pour saisir les dates, Excel risque de ne pas les reconnaître correctement. Vérifiez vos paramètres régionaux et ajustez-les si nécessaire. Pour cela, allez dans le Panneau de configuration de Windows, puis dans "Région" ou "Horloge et région".

Utilisation de la fonction TEXTE pour formater les dates

La fonction TEXTE permet de convertir une valeur numérique en texte dans un format spécifique. Elle est très utile pour formater les dates de manière personnalisée dans une formule. Par exemple, si la date est dans la cellule A1, la formule =TEXTE(A1;"jj mmmm aaaa") affichera la date au format "15 mars 2024".

Erreur #VALEUR! lors de calculs avec des dates

Cette erreur indique généralement qu'au moins une des valeurs utilisées dans le calcul n'est pas reconnue comme une date valide. Vérifiez que toutes les cellules utilisées dans la formule contiennent des dates reconnues par Excel.

Les fonctions Excel utiles pour manipuler les dates

Excel propose de nombreuses fonctions pour manipuler les dates. Voici quelques exemples :

• DATE : Crée une date à partir de l'année, du mois et du jour. Par exemple, =DATE(2024;3;15) renvoie la date du 15 mars 2024.
• ANNEE, MOIS, JOUR : Extraient l'année, le mois et le jour d'une date. Par exemple, =ANNEE(A1) renvoie l'année de la date contenue dans la cellule A1.
• AUJOURDHUI : Renvoie la date du jour. =AUJOURDHUI()
• MAINTENANT : Renvoie la date et l'heure actuelles. =MAINTENANT()
• JOURSEM : Renvoie le jour de la semaine d'une date. Par exemple, =JOURSEM(A1;2) renvoie le numéro du jour de la semaine (1 pour lundi, 2 pour mardi, etc.) de la date contenue dans la cellule A1. Le second argument (2) indique que la semaine commence le lundi. Sans le 2, la semaine commence le dimanche.
• FIN.MOIS : Renvoie le dernier jour du mois d'une date. Par exemple, =FIN.MOIS(A1;0) renvoie le dernier jour du mois de la date contenue dans la cellule A1. Le second argument indique le nombre de mois à ajouter (0 pour le mois courant).
• NB.JOURS.OUVRES : Calcule le nombre de jours ouvrés entre deux dates. Nécessite le complément d'analyse pour certaines versions d'Excel. =NB.JOURS.OUVRES(A1;B1;C1:C10) où A1 est la date de début, B1 la date de fin et C1:C10 une plage contenant les jours fériés à exclure du calcul.

Bonnes pratiques pour travailler avec les dates sur Excel

• Utiliser un format de date cohérent : Choisissez un format de date et respectez-le dans toute votre feuille de calcul. Cela facilite la lecture et évite les erreurs.
• Vérifier les paramètres régionaux : Assurez-vous que les paramètres régionaux de votre ordinateur sont compatibles avec le format de date que vous utilisez.
• Valider les données : Utilisez la validation des données pour limiter les valeurs autorisées dans les cellules contenant des dates. Cela permet d'éviter les erreurs de saisie.
• Utiliser des formules pour automatiser les calculs : Utilisez les fonctions Excel pour automatiser les calculs sur les dates. Cela vous fera gagner du temps et réduira les risques d'erreurs.
• Documenter vos feuilles de calcul : Ajoutez des commentaires pour expliquer le format de date utilisé et les formules utilisées. Cela facilitera la compréhension de votre feuille de calcul par d'autres utilisateurs.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure de maîtriser le format date sur Excel et d'optimiser vos feuilles de calcul.