Excel IFS : Comment maîtriser les conditions multiples comme un pro ?

Qu'est-ce que la fonction Excel IFS et pourquoi l'utiliser ?

La fonction Excel IFS (introduite dans Excel 2016 et versions ultérieures, ainsi que dans Google Sheets) permet d'évaluer plusieurs conditions et de renvoyer une valeur correspondant à la première condition qui est vraie. Elle remplace avantageusement les imbrications complexes de fonctions SI, rendant les formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.

Avantages de l'utilisation de IFS par rapport à SI imbriqués :

• Lisibilité accrue : La syntaxe de IFS est plus claire et intuitive, ce qui facilite la compréhension de la logique de la formule.
• Réduction des erreurs : Moins d'imbrications signifie moins de risques d'erreurs de parenthèses ou de logique.
• Maintenance simplifiée : Modifier ou ajouter des conditions est plus simple avec IFS qu'avec des SI imbriqués.

Syntaxe de la fonction IFS

La syntaxe de la fonction IFS est la suivante :

=IFS(condition1, valeur_si_vrai1, condition2, valeur_si_vrai2, ..., [valeur_si_aucune_condition_vraie])

• condition1, condition2, ... : Ce sont les conditions à évaluer. Chaque condition doit être une expression logique qui renvoie VRAI ou FAUX.
• valeur_si_vrai1, valeur_si_vrai2, ... : Ce sont les valeurs à renvoyer si la condition correspondante est VRAIE.
• [valeur_si_aucune_condition_vraie] : (Optionnel) C'est la valeur à renvoyer si aucune des conditions n'est VRAIE. Si cette valeur est omise et qu'aucune condition n'est VRAIE, la fonction renvoie l'erreur #N/A.

Exemples pratiques d'utilisation de Excel IFS

Exemple 1 : Notation scolaire

Supposons que vous ayez une colonne de scores (A1:A10) et que vous souhaitiez attribuer une note en fonction de ces scores. Voici comment vous pouvez utiliser IFS :

=IFS(A1>=90, "A", A1>=80, "B", A1>=70, "C", A1>=60, "D", A1<60, "F")

Explication :

• Si le score en A1 est supérieur ou égal à 90, la formule renvoie "A".
• Sinon, si le score est supérieur ou égal à 80, la formule renvoie "B".
• Et ainsi de suite, jusqu'à ce que le score soit inférieur à 60, auquel cas la formule renvoie "F".

Exemple 2 : Commissions de vente

Imaginons que vous ayez une colonne de montants de ventes (B1:B10) et que vous souhaitiez calculer la commission en fonction de ces montants. Voici un exemple :

=IFS(B1>=10000, B1*0.10, B1>=5000, B1*0.05, B1>=1000, B1*0.02, VRAI, 0)

Explication :

• Si le montant des ventes en B1 est supérieur ou égal à 10000, la formule renvoie 10% du montant des ventes.
• Sinon, si le montant est supérieur ou égal à 5000, la formule renvoie 5% du montant des ventes.
• Sinon, si le montant est supérieur ou égal à 1000, la formule renvoie 2% du montant des ventes.
• Enfin, VRAI, 0 signifie que si aucune des conditions précédentes n'est VRAIE (c'est-à-dire si le montant est inférieur à 1000), la formule renvoie 0.

Exemple 3 : Catégorisation de produits

Supposons que vous ayez une colonne de types de produits (C1:C10) et que vous souhaitiez attribuer une catégorie en fonction de ces types. Voici un exemple :

=IFS(C1="Electronique", "High-Tech", C1="Vêtements", "Mode", C1="Livres", "Culture", VRAI, "Autres")

Explication :

• Si le type de produit en C1 est "Electronique", la formule renvoie "High-Tech".
• Sinon, si le type de produit est "Vêtements", la formule renvoie "Mode".
• Sinon, si le type de produit est "Livres", la formule renvoie "Culture".
• Enfin, VRAI, "Autres" signifie que si aucune des conditions précédentes n'est VRAIE, la formule renvoie "Autres".

Alternatives à la fonction Excel IFS

Si vous utilisez une version d'Excel antérieure à Excel 2016 ou si vous préférez une autre approche, voici quelques alternatives à la fonction IFS :

1. Fonctions SI imbriquées

Comme mentionné précédemment, vous pouvez utiliser des fonctions SI imbriquées pour obtenir le même résultat que la fonction IFS. Cependant, cela peut rendre les formules plus complexes et difficiles à lire.

Exemple :

=SI(A1>=90, "A", SI(A1>=80, "B", SI(A1>=70, "C", SI(A1>=60, "D", "F"))))

2. Fonction RECHERCHEV ou RECHERCHEH

Si vous avez un tableau de correspondance entre les conditions et les valeurs à renvoyer, vous pouvez utiliser les fonctions RECHERCHEV (recherche verticale) ou RECHERCHEH (recherche horizontale) pour trouver la valeur correspondante.

Exemple :

Supposons que vous ayez un tableau dans les cellules E1:F5 avec les scores minimums et les notes correspondantes :

Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(A1, E1:F5, 2, VRAI)

3. Fonction CHOISIR

Si vous avez un nombre limité de conditions discrètes, vous pouvez utiliser la fonction CHOISIR. Cependant, cette fonction est moins flexible que IFS pour les conditions basées sur des intervalles.

Exemple :

=CHOISIR(A1, "Valeur 1", "Valeur 2", "Valeur 3")

Dans cet exemple, si A1 contient 1, la formule renvoie "Valeur 1". Si A1 contient 2, la formule renvoie "Valeur 2", et ainsi de suite.

Conseils et astuces pour optimiser l'utilisation de Excel IFS

• Ordre des conditions : Placez les conditions les plus restrictives en premier. Cela peut améliorer l'efficacité de la formule.
• Utiliser VRAI comme dernière condition : Pour garantir qu'une valeur est toujours renvoyée, utilisez VRAI comme dernière condition et spécifiez une valeur par défaut.
• Vérification des erreurs : Utilisez la fonction ESTERREUR pour gérer les erreurs potentielles et renvoyer une valeur plus conviviale.
• Documentation : Commentez vos formules pour expliquer la logique et faciliter la maintenance future.
• Tester : Testez vos formules avec différentes valeurs pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement.

Erreurs courantes à éviter avec Excel IFS

• Oublier la valeur par défaut : Si aucune condition n'est VRAIE et que vous n'avez pas spécifié de valeur par défaut, la fonction renverra l'erreur #N/A.
• Ordre incorrect des conditions : Si les conditions ne sont pas dans le bon ordre, la formule peut renvoyer un résultat incorrect.
• Erreurs de syntaxe : Vérifiez attentivement la syntaxe de la formule, y compris les parenthèses et les virgules.
• Utiliser des références de cellules incorrectes : Assurez-vous que les références de cellules sont correctes et qu'elles pointent vers les bonnes données.

Excel IFS et Google Sheets : compatibilité et différences

La fonction IFS est disponible à la fois dans Excel (à partir de la version 2016) et dans Google Sheets. La syntaxe et le comportement de la fonction sont identiques dans les deux applications. Cela signifie que vous pouvez facilement partager des feuilles de calcul contenant des formules IFS entre Excel et Google Sheets sans avoir à les modifier.

Cependant, il est important de noter que si vous ouvrez une feuille de calcul contenant des formules IFS dans une version d'Excel antérieure à Excel 2016, les formules IFS ne seront pas reconnues et afficheront une erreur.

Conclusion

La fonction Excel IFS est un outil précieux pour simplifier la gestion des conditions multiples dans vos feuilles de calcul. En comprenant sa syntaxe et en appliquant les conseils et astuces présentés dans cet article, vous pouvez optimiser vos formules et gagner en productivité. N'hésitez pas à expérimenter avec différents exemples et à explorer les alternatives pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.