Qu'est-ce qu'une liste déroulante Excel et pourquoi l'utiliser ?
Une liste déroulante Excel, également appelée menu déroulant ou liste de validation, est un contrôle qui permet à l'utilisateur de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie. Au lieu de saisir directement une donnée dans une cellule, l'utilisateur clique sur une flèche pour afficher une liste d'options et choisit celle qui convient.
Avantages des listes déroulantes:
- Simplification de la saisie: Plus besoin de taper manuellement les données, un simple clic suffit.
- Réduction des erreurs: En limitant les options possibles, vous évitez les fautes de frappe et les incohérences.
- Standardisation des données: Vous vous assurez que les données saisies respectent un format uniforme.
- Gain de temps: La saisie est plus rapide et plus efficace.
- Amélioration de la présentation: Les listes déroulantes rendent vos feuilles de calcul plus claires et professionnelles.
Comment créer une liste déroulante simple dans Excel
Voici la méthode de base pour créer une liste déroulante à partir d'une liste de valeurs que vous saisissez directement dans la configuration de la liste.
Étape 1: Sélectionnez la cellule
Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante. C'est là que l'utilisateur pourra choisir une option.
Étape 2: Accédez à la validation des données
Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Validation des données". Une fenêtre s'ouvre.
Étape 3: Configurez les paramètres de validation
Dans la fenêtre "Validation des données", assurez-vous d'être dans l'onglet "Options".
- Dans le champ "Autoriser", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant.
- Dans le champ "Source", saisissez les valeurs de votre liste, séparées par des points-virgules (;). Par exemple :
Oui;Non;Peut-être
Étape 4: Personnalisez les messages (facultatif)
Vous pouvez personnaliser les messages qui s'affichent lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule ou saisit une valeur incorrecte.
- Onglet "Message de saisie": Définissez un titre et un message qui s'afficheront lorsque la cellule est sélectionnée. Exemple : "Sélectionnez une option" dans le titre et "Choisissez une option dans la liste." dans le message.
- Onglet "Alerte d'erreur": Choisissez un style (Arrêt, Avertissement, Information) et définissez un titre et un message qui s'afficheront si l'utilisateur saisit une valeur qui n'est pas dans la liste. Exemple : "Erreur de saisie" dans le titre et "Veuillez sélectionner une valeur dans la liste." dans le message.
Étape 5: Validez et testez
Cliquez sur le bouton "OK" pour valider la configuration. La liste déroulante apparaît dans la cellule sélectionnée. Testez-la en cliquant sur la flèche et en sélectionnant une option.
Créer une liste déroulante à partir d'une plage de cellules existante
Cette méthode est plus flexible car elle vous permet de modifier facilement la liste des options en modifiant directement les cellules sources.
Étape 1: Créez une liste de valeurs
Dans une colonne de votre feuille de calcul, saisissez la liste des valeurs que vous souhaitez utiliser pour votre liste déroulante. Assurez-vous que les valeurs sont dans des cellules adjacentes.
Étape 2: Sélectionnez la cellule de destination
Sélectionnez la cellule où vous voulez insérer la liste déroulante.
Étape 3: Accédez à la validation des données
Comme précédemment, allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Validation des données".
Étape 4: Configurez la source de données
Dans la fenêtre "Validation des données", onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le champ "Autoriser".
- Cliquez dans le champ "Source".
- Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de valeurs. Vous pouvez le faire en cliquant-glissant sur les cellules ou en tapant directement les références de cellules (par exemple,
$A$1:$A$10). L'utilisation de références absolues (avec le symbole$) est recommandée si vous ne voulez pas que la plage change lorsque vous copiez la cellule contenant la liste déroulante.
Étape 5: Validez et testez
Cliquez sur "OK" pour valider. Testez la liste déroulante en sélectionnant une option.
Astuce: Utiliser un nom de plage pour plus de clarté
Au lieu de sélectionner directement la plage de cellules, vous pouvez donner un nom à cette plage et utiliser ce nom dans la validation des données. Cela rend votre formule plus lisible et plus facile à maintenir.
- Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de valeurs.
- Dans la zone "Nom" (à gauche de la barre de formule), tapez un nom pour cette plage (par exemple,
ListeProduits) et appuyez sur Entrée. - Dans la fenêtre "Validation des données", dans le champ "Source", tapez
=ListeProduits(en remplaçantListeProduitspar le nom que vous avez choisi).
Listes déroulantes dépendantes: créer des choix en cascade
Les listes déroulantes dépendantes, aussi appelées listes en cascade, permettent de filtrer les options d'une liste en fonction du choix fait dans une autre liste. Par exemple, vous pourriez avoir une première liste déroulante pour choisir une région, et une deuxième liste déroulante qui affiche uniquement les villes de cette région.
Étape 1: Organisez vos données
La première étape est de structurer vos données de manière à ce qu'Excel puisse comprendre la relation entre les différentes listes. Créez un tableau où chaque colonne représente une liste déroulante, et les lignes contiennent les options correspondantes.
Par exemple:
| Région | Ville |
|---|---|
| Île-de-France | Paris |
| Île-de-France | Versailles |
| Bretagne | Rennes |
| Bretagne | Brest |
Étape 2: Nommez les plages de données
Nommez chaque colonne de votre tableau avec le nom de la région correspondante. Par exemple, sélectionnez les cellules contenant "Paris" et "Versailles" et nommez cette plage "Île_de_France" (sans espaces, utilisez un underscore). Faites de même pour les autres régions.
Étape 3: Créez la première liste déroulante
Créez la première liste déroulante (par exemple, la liste des régions) comme expliqué précédemment, en utilisant la liste des noms de régions comme source.
Étape 4: Créez la deuxième liste déroulante (dépendante)
Sélectionnez la cellule où vous voulez insérer la deuxième liste déroulante (la liste des villes).
- Allez dans "Données" > "Validation des données".
- Dans l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le champ "Autoriser".
- Dans le champ "Source", entrez la formule suivante:
=INDIRECT(A1)
Remplacez A1 par la référence de la cellule contenant la première liste déroulante (la liste des régions).
La fonction INDIRECT permet de transformer le texte contenu dans la cellule A1 (par exemple, "Île_de_France") en une référence à la plage de cellules nommée "Île_de_France".
Étape 5: Testez votre liste déroulante dépendante
Sélectionnez une région dans la première liste déroulante. La deuxième liste déroulante devrait maintenant afficher uniquement les villes de cette région.
Astuces et bonnes pratiques pour les listes déroulantes Excel
- Utilisez des noms de plages dynamiques: Si votre liste de valeurs change fréquemment, utilisez des formules comme
DECALERouINDEXpour créer des noms de plages dynamiques qui s'adaptent automatiquement aux changements de données. - Masquez la liste de valeurs: Vous pouvez masquer la colonne ou la feuille contenant la liste de valeurs pour une présentation plus propre de votre feuille de calcul.
- Protégez votre feuille de calcul: Protégez votre feuille de calcul pour empêcher les utilisateurs de modifier accidentellement les listes déroulantes ou les données sources.
- Utilisez la mise en forme conditionnelle: Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les cellules en fonction de la valeur sélectionnée dans la liste déroulante.
- Combinez les listes déroulantes avec d'autres fonctions Excel: Les listes déroulantes peuvent être utilisées avec d'autres fonctions Excel comme
RECHERCHEV,INDEX,EQUIVpour créer des tableaux de bord interactifs et des outils d'analyse de données.
Erreurs courantes et comment les résoudre
- #REF! dans la liste déroulante: Cette erreur se produit généralement lorsque la plage de cellules source est incorrecte ou a été supprimée. Vérifiez que la plage de cellules est correcte et qu'elle existe toujours.
- La liste déroulante n'affiche aucune option: Vérifiez que la plage de cellules source contient des valeurs et qu'elle est correctement définie dans la validation des données.
- Message d'erreur "La valeur que vous avez entrée n'est pas valide": Ce message s'affiche lorsque vous essayez de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste. Vérifiez que l'option "Afficher une alerte d'erreur" est activée dans la validation des données.
- La liste déroulante ne se met pas à jour automatiquement: Si vous modifiez la liste de valeurs source, la liste déroulante ne se mettra pas à jour automatiquement si vous avez utilisé une plage de cellules statique. Utilisez un nom de plage dynamique pour résoudre ce problème.