Excel Menus Déroulants : Simplifiez Votre Saisie de Données en un Clic

Comprendre les Menus Déroulants Excel

Les menus déroulants, également appelés listes déroulantes, sont des contrôles d'interface utilisateur qui permettent à l'utilisateur de choisir une valeur parmi une liste prédéfinie. Dans Excel, ils sont particulièrement utiles pour:

• Standardiser la saisie de données: Assurer la cohérence des données en limitant les choix possibles.
• Éviter les erreurs de frappe: Réduire le risque d'erreurs lors de la saisie manuelle.
• Simplifier la saisie: Offrir une méthode de saisie rapide et intuitive.
• Améliorer l'ergonomie: Rendre les feuilles de calcul plus faciles à utiliser et à comprendre.

Comment fonctionnent les menus déroulants Excel ?

Excel utilise la fonctionnalité de validation des données pour créer des menus déroulants. Cette fonctionnalité permet de définir des règles sur les données qui peuvent être saisies dans une cellule. Lorsqu'une règle de validation de type "liste" est appliquée, Excel affiche un menu déroulant dans la cellule, proposant les valeurs définies dans la liste.

Créer un Menu Déroulant Simple dans Excel

Voici les étapes pour créer un menu déroulant simple à partir d'une liste de valeurs saisies directement :

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer le menu déroulant. Par exemple, sélectionnez la cellule A1.
2. Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
3. Cliquez sur le bouton "Validation des données" (ou "Outils de données" puis "Validation des données" selon votre version d'Excel). Une fenêtre s'ouvre.
4. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
5. Dans le champ "Source", entrez les valeurs de votre liste séparées par des points-virgules (;). Par exemple: Oui;Non;Peut-être.
6. Cliquez sur "OK".

Un petit triangle apparaît à droite de la cellule sélectionnée. Cliquez dessus pour afficher le menu déroulant et choisissez une option.

Exemple pratique:

Imaginons que vous souhaitez créer un menu déroulant pour indiquer le statut d'une tâche (À faire, En cours, Terminé). Vous sélectionnerez la cellule, irez dans Validation des données, choisirez "Liste" et entrerez À faire;En cours;Terminé dans le champ Source.

Créer un Menu Déroulant à partir d'une Liste de Cellules

Cette méthode est plus flexible et permet de modifier facilement les options du menu déroulant en modifiant les valeurs dans la liste de cellules.

1. Créez une liste de valeurs dans une plage de cellules. Par exemple, saisissez les valeurs Pomme, Banane, Orange dans les cellules C1, C2, et C3 respectivement.
2. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer le menu déroulant.
3. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
4. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
5. Dans le champ "Source", entrez la référence de la plage de cellules contenant votre liste. Vous pouvez le faire en tapant directement la référence (par exemple, $C$1:$C$3) ou en cliquant sur l'icône à droite du champ "Source" et en sélectionnant la plage de cellules avec la souris. Il est important d'utiliser des références absolues (avec les signes $) si vous copiez le menu déroulant vers d'autres cellules, afin que la référence à la liste ne change pas.
6. Cliquez sur "OK".

Exemple pratique:

Si vous avez une liste de noms de produits dans les cellules D1:D10, vous entrerez $D$1:$D$10 dans le champ Source de la validation des données.

Personnaliser Votre Menu Déroulant Excel

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de vos menus déroulants.

Message de saisie

Vous pouvez afficher un message d'aide lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant le menu déroulant. Ce message peut contenir des instructions ou des informations complémentaires.

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant le menu déroulant.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Dans l'onglet "Message de saisie", cochez la case "Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée".
4. Entrez un titre et un message dans les champs correspondants. Par exemple, vous pouvez mettre "Instructions" comme titre et "Veuillez choisir une option dans la liste." comme message.
5. Cliquez sur "OK".

Alerte d'erreur

Vous pouvez afficher un message d'erreur si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste du menu déroulant.

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant le menu déroulant.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Dans l'onglet "Alerte d'erreur", cochez la case "Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides".
4. Choisissez un style d'alerte dans le menu déroulant "Style" (Arrêt, Avertissement, Information). Le style "Arrêt" empêche l'utilisateur de saisir une valeur non valide, tandis que les styles "Avertissement" et "Information" affichent un message mais permettent à l'utilisateur de continuer.
5. Entrez un titre et un message d'erreur dans les champs correspondants. Par exemple, vous pouvez mettre "Erreur de saisie" comme titre et "Veuillez choisir une option dans la liste proposée." comme message.
6. Cliquez sur "OK".

Supprimer un Menu Déroulant

Pour supprimer un menu déroulant, sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant le menu déroulant, allez dans l'onglet "Données", cliquez sur "Validation des données" et cliquez sur le bouton "Effacer tout".

Menus Déroulants Dynamiques avec la Fonction INDIRECT

Les menus déroulants dynamiques permettent de modifier la liste des options disponibles en fonction d'une autre cellule. Cela est particulièrement utile pour créer des listes imbriquées ou dépendantes.

Exemple : Choisir une catégorie puis un sous-catégorie

1. Créez une feuille appelée "Listes".
2. Dans la feuille "Listes", saisissez les catégories dans la colonne A (par exemple, Fruits, Légumes, Boissons).
3. À partir de la colonne B, saisissez les sous-catégories pour chaque catégorie. Assurez-vous que le nom de la colonne correspond au nom de la catégorie (par exemple, la colonne B sera pour les fruits, la colonne C pour les légumes, etc.). Par exemple, sous Fruits, vous pouvez avoir Pomme, Banane, Orange. Sous Légumes, vous pouvez avoir Carotte, Tomate, Salade.
4. Nommez les plages de cellules contenant les sous-catégories. Sélectionnez la plage contenant les sous-catégories des fruits (par exemple, B1:B3), et dans la zone de nom (à gauche de la barre de formule), tapez Fruits et appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les autres catégories. Il est crucial que les noms des plages correspondent exactement aux noms des catégories.
5. Dans la feuille principale, sélectionnez la cellule où vous voulez le premier menu déroulant (catégories).
6. Allez dans "Données" > "Validation des données", choisissez "Liste" et, dans le champ "Source", entrez =Listes!$A$1:$A$3 (en adaptant la plage à votre liste de catégories).
7. Sélectionnez la cellule où vous voulez le deuxième menu déroulant (sous-catégories).
8. Allez dans "Données" > "Validation des données", choisissez "Liste" et, dans le champ "Source", entrez =INDIRECT(A1) (si la cellule contenant le premier menu déroulant est A1).

Maintenant, lorsque vous choisissez une catégorie dans le premier menu déroulant, le deuxième menu déroulant affichera les sous-catégories correspondantes.

Explication de la fonction INDIRECT

La fonction INDIRECT prend une chaîne de texte comme argument et la transforme en référence de cellule. Dans l'exemple ci-dessus, INDIRECT(A1) prend le texte contenu dans la cellule A1 (par exemple, "Fruits") et le considère comme le nom d'une plage de cellules (la plage que nous avons nommée "Fruits" dans la feuille "Listes"). Cela permet de créer un lien dynamique entre le choix de la catégorie et la liste des sous-catégories.

Bonnes pratiques pour les Menus Déroulants Excel

• Utilisez des listes de cellules nommées: Cela facilite la maintenance et la mise à jour de vos menus déroulants.
• Utilisez des références absolues ($) dans la source de la validation des données: Cela évite les erreurs lorsque vous copiez ou déplacez des cellules contenant des menus déroulants.
• Soignez les messages de saisie et d'erreur: Des messages clairs et concis améliorent l'expérience utilisateur.
• Testez vos menus déroulants: Assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils affichent les options attendues.
• Documentez vos feuilles de calcul: Indiquez clairement le but et le fonctionnement de vos menus déroulants pour faciliter leur utilisation et leur maintenance par d'autres utilisateurs.

Erreurs courantes et comment les éviter

• Erreur #REF! dans le menu déroulant: Cette erreur se produit généralement lorsque la plage de cellules source est incorrecte ou a été supprimée. Vérifiez que la plage de cellules existe toujours et que la référence dans la validation des données est correcte.
• Le menu déroulant n'affiche aucune option: Vérifiez que la liste de valeurs dans la source de données n'est pas vide et que les valeurs sont correctement séparées (par des points-virgules si vous les entrez directement, ou qu'elles sont bien dans des cellules séparées si vous utilisez une plage de cellules).
• Le menu déroulant ne se met pas à jour automatiquement: Si vous modifiez la liste de valeurs dans la source de données, assurez-vous que la validation des données est bien configurée pour utiliser cette plage de cellules. Si vous utilisez des noms de plages, vérifiez que les noms sont corrects et qu'ils pointent vers les bonnes plages de cellules.

En suivant ces conseils et en évitant ces erreurs courantes, vous pourrez créer des menus déroulants Excel efficaces et optimisés pour vos besoins.