Quelle est la différence entre SOUS.TOTAL(9;...) et SOMME(...) ?

La principale différence est que SOUS.TOTAL ignore les lignes masquées et les autres sous-totaux, ce que SOMME ne fait pas. SOUS.TOTAL est donc plus adapté pour l'analyse de données filtrées ou avec des sous-totaux existants.

Comment supprimer les sous-totaux automatiques ?

Sélectionnez votre tableau de données, allez dans l'onglet "Données", cliquez sur "Sous-total", et dans la boîte de dialogue, cliquez sur "Supprimer tout".

Pourquoi mes sous-totaux ne s'affichent pas correctement ?

Assurez-vous que vos données sont triées correctement en fonction de la colonne que vous utilisez pour créer les sous-totaux. Vérifiez également qu'il n'y a pas de lignes vides dans votre tableau de données.

Comment faire des sous-totaux sur Excel pour une analyse efficace ?

Qu'est-ce que la fonction Sous-total d'Excel et pourquoi l'utiliser ?

La fonction SOUS.TOTAL (ou SUBTOTAL en anglais) est une fonction Excel qui permet de calculer des sous-totaux pour une plage de cellules. Sa particularité réside dans sa capacité à ignorer les valeurs déjà incluses dans d'autres sous-totaux, évitant ainsi les doubles comptages. De plus, elle peut ignorer les lignes masquées, ce qui est très utile pour l'analyse de données filtrées.

Avantages de la fonction Sous-total

Simplicité d'utilisation: La fonction est facile à comprendre et à mettre en œuvre, même pour les utilisateurs novices.
Flexibilité: Elle permet de calculer différents types d'agrégations (somme, moyenne, nombre, etc.) en fonction de vos besoins.
Évite les doubles comptages: Elle ignore les valeurs déjà incluses dans d'autres sous-totaux, garantissant des résultats précis.
Gestion des lignes masquées: Elle peut ignorer les lignes masquées, ce qui est idéal pour l'analyse de données filtrées.
Sous-totaux automatiques : Excel propose une fonctionnalité de sous-totaux automatiques qui facilite grandement l'insertion de sous-totaux basés sur les valeurs d'une colonne.

Comment utiliser la fonction Sous-total manuellement ?

La syntaxe de la fonction SOUS.TOTAL est la suivante :

=SOUS.TOTAL(no_fonction;réf1;[réf2];...)

no_fonction : Un nombre (de 1 à 11 ou de 101 à 111) qui spécifie la fonction à utiliser pour le sous-total. Les nombres de 1 à 11 incluent les lignes masquées dans le calcul, tandis que les nombres de 101 à 111 les excluent.
réf1;[réf2];... : Les plages de cellules sur lesquelles appliquer la fonction.

Tableau des codes de fonction

Code	Fonction	Inclut les lignes masquées	Exclut les lignes masquées
1	MOYENNE	Oui	Non
2	NB	Oui	Non
3	NBVAL	Oui	Non
4	MAX	Oui	Non
5	MIN	Oui	Non
6	PRODUIT	Oui	Non
7	ECARTYPE	Oui	Non
8	ECARTYPEP	Oui	Non
9	SOMME	Oui	Non
10	VAR	Oui	Non
11	VARP	Oui	Non
101	MOYENNE	Non	Oui
102	NB	Non	Oui
103	NBVAL	Non	Oui
104	MAX	Non	Oui
105	MIN	Non	Oui
106	PRODUIT	Non	Oui
107	ECARTYPE	Non	Oui
108	ECARTYPEP	Non	Oui
109	SOMME	Non	Oui
110	VAR	Non	Oui
111	VARP	Non	Oui

Exemple pratique

Supposons que vous ayez une liste de ventes par produit dans les cellules A1:A10 et les montants de ces ventes dans les cellules B1:B10. Pour calculer la somme des ventes, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=SOUS.TOTAL(9;B1:B10)

Cette formule calculera la somme des valeurs dans la plage B1:B10. Si vous masquez certaines lignes, la fonction SOUS.TOTAL continuera à calculer la somme de toutes les lignes, y compris celles masquées. Pour éviter cela, utilisez le code 109 :

=SOUS.TOTAL(109;B1:B10)

Dans ce cas, seules les lignes visibles seront prises en compte dans le calcul.

Utiliser la fonctionnalité de Sous-totaux automatiques d'Excel

Excel propose une fonctionnalité intégrée pour créer des sous-totaux automatiques, ce qui est souvent plus pratique que d'utiliser la fonction SOUS.TOTAL manuellement. Voici comment l'utiliser :

Sélectionnez la plage de données : Sélectionnez le tableau de données auquel vous souhaitez ajouter des sous-totaux. Assurez-vous que votre tableau a des en-têtes de colonnes.
Accédez à l'onglet "Données" : Dans le ruban Excel, cliquez sur l'onglet "Données".
Cliquez sur "Sous-total" : Dans le groupe "Plan", cliquez sur le bouton "Sous-total". La boîte de dialogue "Sous-total" s'ouvre.
Configurez les options de sous-total :
- À chaque changement de : Sélectionnez la colonne en fonction de laquelle vous souhaitez créer des sous-totaux. Par exemple, si vous avez une colonne "Catégorie de produit", vous pouvez choisir de créer un sous-total à chaque changement de catégorie.
- Utiliser la fonction : Sélectionnez la fonction à utiliser pour le sous-total (Somme, Moyenne, Nombre, etc.).
- Ajouter un sous-total à : Sélectionnez les colonnes numériques auxquelles vous souhaitez appliquer la fonction de sous-total.
- Remplacer les sous-totaux actuels : Cochez cette case si vous souhaitez remplacer les sous-totaux existants.
- Saut de page entre les groupes : Cochez cette case si vous souhaitez insérer un saut de page après chaque groupe de sous-total.
- Résumé sous les données : Cochez cette case pour afficher le total général à la fin du tableau.
Cliquez sur "OK" : Excel insérera automatiquement les sous-totaux en fonction de vos paramètres. Il créera également un plan qui vous permettra de masquer ou d'afficher les détails de chaque groupe de sous-total.

Exemple pratique avec les sous-totaux automatiques

Imaginons un tableau de ventes avec les colonnes "Date", "Produit", "Catégorie", et "Montant". Vous souhaitez calculer le total des ventes par catégorie de produit.

Sélectionnez le tableau.
Allez dans "Données" > "Sous-total".
Choisissez "Catégorie" dans "À chaque changement de".
Choisissez "Somme" dans "Utiliser la fonction".
Cochez "Montant" dans "Ajouter un sous-total à".
Cliquez sur "OK".

Excel insérera alors des sous-totaux pour chaque catégorie de produit, affichant le total des ventes pour chaque catégorie.

Personnaliser et optimiser vos sous-totaux

Bien que les sous-totaux automatiques soient pratiques, vous pouvez les personnaliser davantage pour répondre à vos besoins spécifiques.

Modifier les fonctions de sous-total

Vous pouvez modifier la fonction utilisée pour chaque sous-total en éditant directement la formule dans la cellule contenant le sous-total. Par exemple, si Excel a inséré une somme, mais que vous souhaitez calculer la moyenne, vous pouvez modifier la formule =SOUS.TOTAL(9;...) en =SOUS.TOTAL(1;...).

Ajouter des colonnes de calcul personnalisées

Vous pouvez ajouter des colonnes à votre tableau et utiliser des formules pour effectuer des calculs basés sur les sous-totaux. Par exemple, vous pouvez calculer le pourcentage de chaque sous-total par rapport au total général.

Utiliser les niveaux de plan

Excel crée automatiquement un plan lorsque vous insérez des sous-totaux. Ce plan vous permet de masquer ou d'afficher les détails de chaque groupe de sous-total, ce qui est très utile pour naviguer dans de grands tableaux de données. Les boutons de plan (1, 2, 3, etc.) se trouvent en haut à gauche de votre feuille de calcul. En cliquant sur ces boutons, vous pouvez afficher différents niveaux de détail.

Filtrer les données après l'application des sous-totaux

Vous pouvez filtrer vos données après avoir inséré des sous-totaux. Les sous-totaux s'ajusteront automatiquement pour refléter les données filtrées. Assurez-vous d'utiliser les codes de fonction 101 à 111 si vous souhaitez que les sous-totaux ignorent les lignes masquées par le filtre.

Erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation des sous-totaux

Doubles comptages : Vérifiez que vous n'incluez pas accidentellement des valeurs déjà incluses dans d'autres sous-totaux. Utilisez la fonction SOUS.TOTAL correctement pour éviter ce problème.
Données non triées : Assurez-vous que vos données sont triées en fonction de la colonne utilisée pour créer les sous-totaux. Sinon, les sous-totaux seront incorrects.
Lignes vides : Évitez les lignes vides dans votre tableau de données, car elles peuvent perturber le calcul des sous-totaux.
Mauvaise utilisation des codes de fonction : Utilisez les codes de fonction appropriés en fonction de vos besoins (inclure ou exclure les lignes masquées).

Alternatives à la fonction Sous-total

Bien que la fonction SOUS.TOTAL soit très utile, il existe d'autres méthodes pour analyser vos données dans Excel :

Tableaux croisés dynamiques : Les tableaux croisés dynamiques sont un outil puissant pour analyser de grandes quantités de données. Ils permettent de créer des résumés interactifs et de filtrer les données facilement.
Fonctions SOMME.SI, MOYENNE.SI, etc. : Ces fonctions permettent de calculer des sommes, des moyennes, etc., en fonction de critères spécifiques.
Power Query : Power Query est un outil d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) de données qui permet d'importer et de nettoyer des données provenant de différentes sources.

Conclusion

La fonction SOUS.TOTAL d'Excel est un outil précieux pour analyser rapidement et efficacement vos données. Que vous utilisiez la fonction manuellement ou la fonctionnalité de sous-totaux automatiques, vous pouvez obtenir des résumés clairs et concis de vos tableaux de données. En comprenant les avantages, les limitations et les alternatives de cette fonction, vous serez en mesure de l'utiliser de manière optimale pour vos besoins spécifiques.