Détecter les doublons avec la mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle est un excellent point de départ pour "excel trouver les doublons" visuellement. Elle permet de mettre en évidence les cellules qui contiennent des valeurs dupliquées, facilitant ainsi leur identification rapide.
Étape 1 : Sélectionner la plage de données
Commencez par sélectionner la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez rechercher les doublons. Il peut s'agir d'une colonne entière, d'une ligne ou d'un bloc de cellules spécifique.
Étape 2 : Accéder à la mise en forme conditionnelle
Dans l'onglet "Accueil" du ruban Excel, cliquez sur "Mise en forme conditionnelle". Un menu déroulant s'affiche.
Étape 3 : Choisir la règle "Valeurs en double"
Dans le menu déroulant, sélectionnez "Règles de mise en surbrillance des cellules", puis choisissez "Valeurs en double…". Une boîte de dialogue s'ouvre.
Étape 4 : Personnaliser la mise en forme (facultatif)
Dans la boîte de dialogue "Valeurs en double", vous pouvez choisir le format de mise en forme à appliquer aux doublons. Par défaut, ils sont mis en surbrillance en rouge clair avec du texte rouge foncé. Vous pouvez modifier ce format en cliquant sur la liste déroulante "avec" et en sélectionnant un autre format prédéfini ou en créant un format personnalisé.
Étape 5 : Appliquer la règle
Cliquez sur "OK" pour appliquer la règle de mise en forme conditionnelle. Excel mettra automatiquement en surbrillance toutes les cellules contenant des valeurs dupliquées dans la plage sélectionnée.
Exemple pratique : Imaginez une liste de noms de clients dans la colonne A. Après avoir appliqué la mise en forme conditionnelle, tous les noms qui apparaissent plus d'une fois seront mis en surbrillance, vous permettant de les repérer facilement.
Avantages :
- Simple et rapide à mettre en œuvre.
- Permet de visualiser rapidement les doublons.
Inconvénients :
- Ne supprime pas les doublons, se contente de les mettre en évidence.
- Peut être moins efficace sur de très grandes feuilles de calcul.
Supprimer les doublons avec l'outil dédié d'Excel
Excel propose un outil spécifiquement conçu pour supprimer les doublons. Cette méthode est idéale lorsque vous souhaitez nettoyer vos données et éliminer les entrées dupliquées.
Étape 1 : Sélectionner la plage de données
Comme pour la mise en forme conditionnelle, commencez par sélectionner la plage de cellules contenant les doublons que vous souhaitez supprimer.
Étape 2 : Accéder à l'outil "Supprimer les doublons"
Dans l'onglet "Données" du ruban Excel, cliquez sur le bouton "Supprimer les doublons" (il se trouve généralement dans le groupe "Outils de données"). Une boîte de dialogue s'ouvre.
Étape 3 : Sélectionner les colonnes à vérifier
Dans la boîte de dialogue "Supprimer les doublons", Excel affiche la liste des colonnes de la plage sélectionnée. Cochez les cases correspondant aux colonnes que vous souhaitez utiliser pour identifier les doublons. Par exemple, si vous avez une colonne "Nom" et une colonne "Adresse e-mail", vous pouvez cocher les deux cases pour considérer que deux lignes sont des doublons uniquement si elles ont le même nom ET la même adresse e-mail.
Étape 4 : Confirmer la suppression
Cliquez sur "OK" pour lancer la suppression des doublons. Excel analysera la plage de données et supprimera toutes les lignes considérées comme des doublons, en conservant uniquement la première occurrence de chaque valeur unique.
Exemple pratique : Vous avez une liste de prospects avec des informations telles que le nom, l'entreprise et le numéro de téléphone. Vous cochez les trois colonnes dans la boîte de dialogue "Supprimer les doublons". Excel supprimera toutes les lignes où le nom, l'entreprise et le numéro de téléphone sont identiques.
Avantages :
- Supprime réellement les doublons, nettoyant ainsi vos données.
- Permet de définir précisément les critères de duplication en sélectionnant les colonnes à vérifier.
Inconvénients :
- La suppression est irréversible (il est conseillé de faire une copie de la feuille avant de supprimer les doublons).
- Peut être lent sur de très grandes feuilles de calcul.
Utiliser les fonctions Excel pour identifier les doublons
Pour une approche plus flexible et personnalisée, vous pouvez utiliser les fonctions Excel pour identifier les doublons. Cette méthode est particulièrement utile si vous souhaitez effectuer des actions spécifiques sur les doublons identifiés, comme les extraire dans une autre feuille ou les marquer avec un code spécifique.
La fonction NB.SI (COUNTIF)
La fonction NB.SI (ou COUNTIF en anglais) compte le nombre de cellules dans une plage qui répondent à un critère donné. Vous pouvez l'utiliser pour compter le nombre d'occurrences de chaque valeur dans une colonne et ainsi identifier les doublons.
Syntaxe :
=NB.SI(plage; critère)
plage: La plage de cellules dans laquelle vous souhaitez compter.critère: Le critère à vérifier (par exemple, une valeur spécifique).
Exemple :
Supposons que vous ayez une liste de noms dans la colonne A (de A1 à A10). Pour compter le nombre d'occurrences du nom contenu dans la cellule A1, vous pouvez utiliser la formule suivante dans la cellule B1 :
=NB.SI(A1:A10; A1)
Cette formule comptera le nombre de fois que la valeur de A1 apparaît dans la plage A1:A10. Si le résultat est supérieur à 1, cela signifie que la valeur est un doublon.
Vous pouvez ensuite étendre cette formule à toutes les cellules de la colonne B pour vérifier toutes les valeurs de la colonne A. Les cellules de la colonne B contenant une valeur supérieure à 1 indiqueront les doublons.
Application pratique :
- Dans une colonne adjacente à votre liste de données (par exemple, la colonne B), entrez la formule
=NB.SI(A:A;A1)en B1, en remplaçant A:A par la plage de votre colonne de données. - Tirez la formule vers le bas pour l'appliquer à toutes les lignes de votre liste.
- Utilisez un filtre sur la colonne B pour afficher uniquement les lignes où la valeur est supérieure à 1. Ces lignes représentent les doublons.
Combiner NB.SI avec la mise en forme conditionnelle
Pour une visualisation plus claire, vous pouvez combiner la fonction NB.SI avec la mise en forme conditionnelle. Créez une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle basée sur une formule. La formule sera =NB.SI(A:A;A1)>1. Appliquez la mise en forme souhaitée (par exemple, un remplissage rouge) aux cellules qui répondent à ce critère. Cela mettra en évidence tous les doublons de la colonne A.
La fonction UNIQUE (si vous utilisez Excel 365 ou une version plus récente)
La fonction UNIQUE renvoie une liste de valeurs uniques à partir d'une plage ou d'un tableau. Elle est très pratique pour extraire rapidement les valeurs uniques de votre liste et identifier indirectement les doublons (tout ce qui n'est pas dans la liste des valeurs uniques est un doublon).
Syntaxe :
=UNIQUE(tableau; [par_colonne]; [exactement_une_fois])
tableau: La plage ou le tableau à partir duquel extraire les valeurs uniques.[par_colonne](facultatif) : VRAI pour comparer les colonnes et renvoyer les lignes uniques, FAUX (ou omis) pour comparer les lignes et renvoyer les colonnes uniques.[exactement_une_fois](facultatif) : VRAI pour renvoyer uniquement les valeurs qui apparaissent exactement une fois, FAUX (ou omis) pour renvoyer toutes les valeurs uniques.
Exemple :
=UNIQUE(A1:A10) renverra la liste des valeurs uniques de la plage A1:A10.
Application pratique :
- Entrez la formule
=UNIQUE(A:A)dans une cellule vide, en remplaçant A:A par la plage de votre colonne de données. Excel affichera la liste des valeurs uniques. - Comparez visuellement la liste des valeurs uniques avec la liste originale. Les valeurs qui apparaissent dans la liste originale mais pas dans la liste des valeurs uniques sont des doublons.
Avantages de l'utilisation des fonctions :
- Offre une grande flexibilité et personnalisation.
- Permet d'effectuer des actions spécifiques sur les doublons identifiés.
- La fonction
UNIQUEest particulièrement rapide pour extraire les valeurs uniques.
Inconvénients :
- Nécessite une connaissance des fonctions Excel.
- Peut être plus complexe à mettre en œuvre que les méthodes précédentes.
Bonnes pratiques pour gérer les doublons dans Excel
- Faites une copie de sauvegarde : Avant de supprimer des doublons, faites toujours une copie de votre feuille de calcul. Cela vous permettra de revenir en arrière si vous faites une erreur.
- Définissez clairement les critères de duplication : Réfléchissez bien aux colonnes que vous devez utiliser pour identifier les doublons. Par exemple, si vous avez une liste de clients, vous pouvez considérer que deux clients sont des doublons s'ils ont le même nom et la même adresse e-mail.
- Soyez prudent avec la suppression des doublons : Assurez-vous de bien comprendre l'impact de la suppression des doublons avant de lancer l'opération. Dans certains cas, il peut être préférable de simplement masquer les doublons plutôt que de les supprimer définitivement.
- Utilisez la validation des données : Pour éviter l'apparition de doublons, vous pouvez utiliser la validation des données pour empêcher les utilisateurs de saisir des valeurs dupliquées dans certaines colonnes. Par exemple, vous pouvez empêcher la saisie de numéros de téléphone identiques.
- Nettoyez régulièrement vos données : Intégrez la vérification et la suppression des doublons dans votre routine de gestion des données. Cela vous permettra de maintenir vos feuilles de calcul propres et précises.
En conclusion, "excel trouver les doublons" est une compétence essentielle pour tout utilisateur d'Excel. En maîtrisant les différentes méthodes présentées dans cet article, vous serez en mesure de gérer efficacement les doublons dans vos feuilles de calcul et d'améliorer la qualité de vos données.