Comprendre l'intérêt de faire un menu déroulant Excel
Faire un menu déroulant Excel, aussi appelé liste déroulante, est une fonctionnalité puissante qui offre de nombreux avantages :
- Simplification de la saisie de données : Au lieu de taper manuellement les informations, vous sélectionnez simplement l'option souhaitée dans la liste.
- Réduction des erreurs : En limitant les choix possibles, vous évitez les fautes de frappe et les incohérences.
- Standardisation des données : Vous assurez une uniformité dans la saisie, ce qui facilite l'analyse et le traitement des données.
- Gain de temps : La sélection d'une option est plus rapide que la saisie manuelle.
- Amélioration de l'ergonomie : Les menus déroulants rendent vos feuilles de calcul plus intuitives et faciles à utiliser.
Création d'un menu déroulant simple dans Excel
La méthode la plus courante pour créer un menu déroulant Excel utilise la validation des données. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Préparer la liste des options
Commencez par créer une liste des options que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Vous pouvez la saisir directement dans une colonne de votre feuille de calcul. Par exemple, dans les cellules A1 à A4, vous pouvez saisir "Oui", "Non", "Peut-être", "N/A".
Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant
Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le menu déroulant. Par exemple, la cellule B1.
Étape 3 : Accéder à la validation des données
- Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
- Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données".
Étape 4 : Configurer la validation des données
Une fenêtre s'ouvre. Suivez ces étapes :
- Dans l'onglet "Options", sous "Autoriser", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant.
- Dans le champ "Source", saisissez la plage de cellules contenant votre liste d'options. Dans notre exemple, ce serait "=$A$1:$A$4". L'utilisation des références absolues ($) est importante pour que la plage ne change pas si vous copiez le menu déroulant vers d'autres cellules.
- Cochez éventuellement la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher le menu déroulant.
- Cliquez sur "OK".
Étape 5 : Tester le menu déroulant
La cellule B1 contient maintenant un menu déroulant. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des options et sélectionnez celle que vous souhaitez.
Personnaliser votre menu déroulant Excel
Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de votre menu déroulant.
Ajouter un message d'entrée
Vous pouvez afficher un message d'entrée lorsque la cellule contenant le menu déroulant est sélectionnée. Ce message peut fournir des instructions ou des informations supplémentaires à l'utilisateur.
- Dans la fenêtre "Validation des données", allez dans l'onglet "Message de saisie".
- Cochez la case "Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée".
- Saisissez un titre et un message. Par exemple, titre : "Instructions", message : "Sélectionnez une option dans la liste déroulante."
- Cliquez sur "OK".
Ajouter un message d'erreur
Vous pouvez afficher un message d'erreur si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste des options.
- Dans la fenêtre "Validation des données", allez dans l'onglet "Alerte d'erreur".
- Cochez la case "Afficher une alerte d'erreur si des données non valides sont saisies".
- Choisissez un style d'alerte (arrêt, avertissement ou information).
- Saisissez un titre et un message. Par exemple, titre : "Erreur", message : "Veuillez sélectionner une option dans la liste."
- Cliquez sur "OK".
Modifier la liste des options
Si vous devez modifier la liste des options, vous pouvez le faire directement dans la plage de cellules que vous avez spécifiée comme source de la liste. Les modifications seront automatiquement reflétées dans le menu déroulant.
Créer un menu déroulant dynamique avec la fonction DECALER
La fonction DECALER permet de créer des menus déroulants dynamiques, c'est-à-dire des menus dont la liste d'options se met à jour automatiquement en fonction des données saisies dans une autre plage de cellules. C'est particulièrement utile lorsque la liste des options est susceptible de changer fréquemment.
Étape 1 : Définir une plage nommée dynamique
- Allez dans l'onglet "Formules" du ruban Excel.
- Dans le groupe "Noms définis", cliquez sur "Définir un nom".
- Dans la fenêtre "Nouveau nom", saisissez un nom pour votre plage (par exemple, "ListeDynamique").
- Dans le champ "Fait référence à", saisissez la formule suivante :
=DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1)
Remplacez "Feuil1!$A$1" par la première cellule de votre liste d'options et "Feuil1!$A:$A" par la colonne contenant votre liste d'options. La fonction NBVAL compte le nombre de cellules non vides dans la colonne A, ce qui permet d'ajuster dynamiquement la taille de la plage.
Étape 2 : Utiliser la plage nommée dans la validation des données
- Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer le menu déroulant.
- Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
- Dans l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant.
- Dans le champ "Source", saisissez "=ListeDynamique" (ou le nom que vous avez donné à votre plage nommée).
- Cliquez sur "OK".
Maintenant, lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la colonne A, le menu déroulant se mettra automatiquement à jour.
Les erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants Excel
- Oublier les références absolues : Si vous copiez un menu déroulant vers d'autres cellules sans utiliser de références absolues ($), la plage source risque de se décaler et le menu ne fonctionnera plus correctement.
- Saisir des espaces inutiles : Les espaces avant ou après les options dans la liste peuvent entraîner des problèmes de comparaison et de recherche.
- Ne pas gérer les erreurs : Il est important de définir un message d'erreur pour informer l'utilisateur si une valeur non valide est saisie.
- Utiliser des listes trop longues : Les listes trop longues peuvent rendre le menu déroulant difficile à utiliser. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser une autre méthode de saisie, comme une recherche incrémentale.
Astuces pour optimiser vos menus déroulants Excel
- Utiliser des couleurs : Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence certaines options dans le menu déroulant en fonction de leur valeur.
- Créer des menus déroulants en cascade : Vous pouvez créer des menus déroulants dépendants les uns des autres. Par exemple, le choix d'une option dans le premier menu déroulant détermine les options disponibles dans le deuxième menu déroulant.
- Utiliser des macros : Pour des besoins plus spécifiques, vous pouvez utiliser des macros VBA pour personnaliser le comportement de vos menus déroulants.
Conclusion
Faire un menu déroulant Excel est une compétence essentielle pour tout utilisateur souhaitant optimiser la saisie de données et améliorer l'ergonomie de ses feuilles de calcul. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous serez en mesure de créer des menus déroulants simples et dynamiques adaptés à vos besoins. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de personnalisation pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité puissante.
En maîtrisant les menus déroulants, vous gagnerez du temps, réduirez les erreurs et rendrez vos tableaux Excel plus professionnels et conviviaux.