Menu Déroulant Excel : Créez-les Facilement et Dynamisez Vos Tableaux !

Pourquoi Créer un Menu Déroulant dans Excel ?

Un menu déroulant, aussi appelé liste déroulante, offre une sélection d'options prédéfinies à l'utilisateur. Cela présente plusieurs avantages:

• Saisie de données simplifiée : Plus besoin de taper manuellement, il suffit de sélectionner une option dans la liste.
• Réduction des erreurs : En limitant les options, on évite les fautes de frappe et les données incohérentes.
• Standardisation des données : Assure une uniformité dans les données saisies, facilitant l'analyse et le reporting.
• Amélioration de l'ergonomie : Rend la feuille de calcul plus intuitive et facile à utiliser, même pour les débutants.

Méthode 1 : Créer un Menu Déroulant Simple à partir d'une Liste de Valeurs

C'est la méthode la plus basique et la plus rapide pour créer un menu déroulant. Elle consiste à saisir directement les options dans la configuration du menu.

Étape 1 : Sélectionner la Cellule

Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer le menu déroulant. Par exemple, la cellule A1.

Étape 2 : Accéder à la Validation des Données

• Allez dans l'onglet Données du ruban Excel.
• Cliquez sur le bouton Validation des données (il se trouve généralement dans le groupe Outils de données). Description textuelle : Capture d'écran de l'onglet Données d'Excel, mettant en évidence le bouton Validation des données.

Étape 3 : Configurer la Validation des Données

• Dans la fenêtre Validation des données, sélectionnez l'onglet Options.
• Dans le champ Autoriser, choisissez Liste.
• Dans le champ Source, saisissez les options de votre menu déroulant, séparées par des points-virgules (;). Par exemple : Oui;Non;Peut-être Description textuelle : Capture d'écran de la fenêtre Validation des données, onglet Options, avec le type de validation défini sur Liste et les options Oui;Non;Peut-être saisies dans le champ Source.
• Cliquez sur OK.

Étape 4 : Tester le Menu Déroulant

Cliquez sur la cellule que vous avez configurée. Une petite flèche devrait apparaître à droite de la cellule. Cliquez sur cette flèche pour afficher le menu déroulant et sélectionnez une option.

Méthode 2 : Créer un Menu Déroulant à partir d'une Plage de Cellules

Cette méthode est plus flexible et recommandée si votre liste d'options est longue ou susceptible d'être modifiée. Elle consiste à utiliser une plage de cellules contenant les options du menu.

Étape 1 : Créer la Liste des Options

Dans une feuille Excel, créez une liste des options que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Par exemple, vous pouvez lister les noms de vos produits dans les cellules C1 à C5.

Étape 2 : Sélectionner la Cellule du Menu Déroulant

Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer le menu déroulant (par exemple, B1).

Étape 3 : Accéder à la Validation des Données

Comme dans la méthode 1, allez dans l'onglet Données et cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Configurer la Validation des Données

• Dans la fenêtre Validation des données, sélectionnez l'onglet Options.
• Dans le champ Autoriser, choisissez Liste.
• Dans le champ Source, cliquez sur l'icône à droite du champ pour sélectionner la plage de cellules contenant vos options (par exemple, C1:C5). Vous pouvez aussi saisir directement la plage, précédée du signe égal : =C1:C5 Description textuelle : Capture d'écran de la fenêtre Validation des données, onglet Options, avec le type de validation défini sur Liste et la plage de cellules C1:C5 sélectionnée comme source.
• Cliquez sur OK.

Étape 5 : Tester le Menu Déroulant

Cliquez sur la cellule que vous avez configurée. Le menu déroulant devrait afficher les options de la plage de cellules que vous avez sélectionnée.

Astuce : Utiliser un Nom de Plage

Pour rendre votre formule plus lisible et plus facile à maintenir, vous pouvez attribuer un nom à votre plage de cellules. Pour cela :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant vos options (par exemple, C1:C5).
2. Dans la zone Nom (située à gauche de la barre de formule), saisissez un nom pour votre plage (par exemple, Produits).
3. Appuyez sur Entrée.

Maintenant, dans la fenêtre Validation des données, vous pouvez utiliser le nom de la plage comme source : =Produits

Méthode 3 : Créer un Menu Déroulant Dynamique

Un menu déroulant dynamique s'adapte automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des options dans la liste source. C'est particulièrement utile si votre liste d'options évolue fréquemment.

Étape 1 : Convertir la Liste en Tableau Excel

• Sélectionnez la plage de cellules contenant vos options (par exemple, D1:D5).
• Allez dans l'onglet Insertion du ruban Excel.
• Cliquez sur le bouton Tableau. Description textuelle : Capture d'écran de l'onglet Insertion d'Excel, mettant en évidence le bouton Tableau.
• Dans la fenêtre Créer un tableau, vérifiez que la plage est correcte et que la case Mon tableau comporte des en-têtes est cochée si votre liste a un en-tête. Si votre liste n'a pas d'en-tête, décochez la case.
• Cliquez sur OK.

Étape 2 : Créer le Menu Déroulant

Suivez les étapes de la méthode 2 pour créer un menu déroulant à partir d'une plage de cellules. La seule différence est que la plage source sera le tableau que vous venez de créer. Par exemple, si votre tableau s'appelle Tableau1, la source sera =Tableau1[Colonne1] (remplacez Colonne1 par le nom de la colonne contenant vos options).

Étape 3 : Tester le Menu Déroulant Dynamique

Ajoutez ou supprimez des lignes dans le tableau. Le menu déroulant se mettra automatiquement à jour pour refléter les modifications.

Personnaliser l'Apparence et le Comportement du Menu Déroulant

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de votre menu déroulant.

Ajouter un Message d'Aide

Vous pouvez afficher un message d'aide lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant le menu déroulant. Cela permet de donner des instructions ou des informations supplémentaires.

• Dans la fenêtre Validation des données, sélectionnez l'onglet Message de saisie.
• Cochez la case Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée.
• Saisissez un titre et un message. Description textuelle : Capture d'écran de la fenêtre Validation des données, onglet Message de saisie, avec un titre et un message saisis.
• Cliquez sur OK.

Afficher un Message d'Erreur

Vous pouvez afficher un message d'erreur si l'utilisateur essaie de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste du menu déroulant.

• Dans la fenêtre Validation des données, sélectionnez l'onglet Alerte d'erreur.
• Cochez la case Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides.
• Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement ou Information).
• Saisissez un titre et un message d'erreur. Description textuelle : Capture d'écran de la fenêtre Validation des données, onglet Alerte d'erreur, avec un style d'alerte, un titre et un message d'erreur saisis.
• Cliquez sur OK.

Supprimer un Menu Déroulant

Pour supprimer un menu déroulant, sélectionnez la cellule qui le contient, allez dans l'onglet Données, cliquez sur Validation des données, puis cliquez sur le bouton Effacer tout.

Erreurs Courantes et Comment les Résoudre

• Le menu déroulant n'affiche rien : Vérifiez que la plage de cellules source est correcte et qu'elle contient des valeurs. Assurez-vous également que la feuille contenant la plage de cellules source est bien active.
• Le menu déroulant affiche des valeurs incorrectes : Vérifiez que la plage de cellules source est bien définie et qu'elle ne contient pas de cellules vides ou de valeurs indésirables.
• Impossible de modifier le menu déroulant : Assurez-vous que la feuille de calcul n'est pas protégée et que vous avez les droits d'accès nécessaires.

Astuces Avancées pour les Menus Déroulants

• Menus Déroulants en Cascade : Créez des menus déroulants qui dépendent de la sélection faite dans un menu précédent. Par exemple, un premier menu déroulant pour choisir un pays, puis un deuxième menu déroulant qui affiche les villes de ce pays. Cela nécessite l'utilisation de formules et de noms définis.
• Utiliser la fonction INDIRECT : La fonction INDIRECT peut être utilisée pour créer des menus déroulants dynamiques basés sur le contenu d'autres cellules. Cela permet de créer des menus déroulants très flexibles et personnalisés.
• Combiner avec RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV : Utilisez les fonctions RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV pour récupérer des informations complémentaires en fonction de la sélection faite dans le menu déroulant. Par exemple, afficher le prix d'un produit en fonction du produit sélectionné dans le menu déroulant.

Conclusion

Créer un menu déroulant dans Excel est une compétence simple mais puissante qui peut améliorer considérablement l'efficacité et l'ergonomie de vos feuilles de calcul. En suivant les méthodes et les astuces présentées dans cet article, vous serez en mesure de créer des menus déroulants adaptés à vos besoins et de dynamiser vos tableaux Excel. N'hésitez pas à expérimenter et à explorer les différentes options de personnalisation pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.