Pourquoi Faire un Menu Déroulant Excel ?
Simplification de la Saisie de Données
Un menu déroulant vous permet de sélectionner une option parmi une liste prédéfinie, éliminant ainsi la nécessité de saisir manuellement les données. Cela est particulièrement utile lorsque vous devez saisir des informations répétitives, telles que des noms de produits, des catégories, des régions, etc.
Réduction des Erreurs de Frappe
La saisie manuelle est sujette aux erreurs de frappe. En utilisant un menu déroulant, vous vous assurez que les données saisies sont toujours correctes, car elles sont sélectionnées à partir d'une liste contrôlée.
Uniformisation des Données
Un menu déroulant garantit que les données sont saisies de manière uniforme. Cela facilite l'analyse des données et la création de rapports précis.
Amélioration de l'Expérience Utilisateur
Un menu déroulant rend la saisie de données plus intuitive et conviviale, améliorant ainsi l'expérience utilisateur.
Comment Créer un Menu Déroulant Excel : Guide Étape par Étape
Étape 1 : Préparer Votre Liste de Données
Avant de créer un menu déroulant, vous devez avoir une liste de données à partir de laquelle l'utilisateur pourra choisir. Cette liste peut être située dans la même feuille de calcul que votre menu déroulant, ou dans une feuille de calcul différente.
Exemple :
Supposons que vous souhaitiez créer un menu déroulant pour sélectionner le type de produit. Créez une liste de produits dans une colonne (par exemple, colonne A) de votre feuille de calcul. Les produits peuvent être : "Ordinateur portable", "Ordinateur de bureau", "Tablette", "Smartphone".
Étape 2 : Sélectionner la Cellule Où Créer le Menu Déroulant
Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le menu déroulant. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option de la liste.
Étape 3 : Accéder à la Validation des Données
- Cliquez sur l'onglet Données dans le ruban Excel.
- Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.
Une boîte de dialogue "Validation des données" s'ouvrira.
Étape 4 : Configurer la Validation des Données
- Dans l'onglet Options, sélectionnez Liste dans le menu déroulant Autoriser.
- Dans le champ Source, entrez la plage de cellules contenant votre liste de données. Vous pouvez soit taper la plage de cellules (par exemple,
$A$1:$A$4), soit cliquer sur l'icône à droite du champ et sélectionner la plage directement dans votre feuille de calcul.
Important :
- Assurez-vous que le champ Cellule avec liste déroulante est coché. Si ce n'est pas le cas, le menu déroulant ne s'affichera pas.
-
Utilisez des références absolues (avec le signe
$) pour la plage de cellules si vous prévoyez de copier ou de déplacer le menu déroulant. Cela garantira que la plage de données reste correcte. -
(Optionnel) Dans l'onglet Message de saisie, vous pouvez ajouter un message qui s'affichera lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule contenant le menu déroulant. Cela peut être utile pour donner des instructions ou des informations supplémentaires.
- (Optionnel) Dans l'onglet Alerte d'erreur, vous pouvez configurer un message d'erreur qui s'affichera si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres de validation des données.
Étape 5 : Tester Votre Menu Déroulant
Cliquez sur la cellule où vous avez créé le menu déroulant. Une petite flèche apparaîtra à droite de la cellule. Cliquez sur cette flèche pour afficher la liste des options. Sélectionnez une option dans la liste pour la saisir dans la cellule.
Astuces et Conseils pour Optimiser Vos Menus Déroulants Excel
Utiliser des Noms Définis pour les Plages de Données
Au lieu d'utiliser des références de cellules (par exemple, $A$1:$A$4) dans le champ Source de la validation des données, vous pouvez utiliser un nom défini. Un nom défini est un nom convivial que vous attribuez à une plage de cellules. Cela rend votre formule plus facile à comprendre et à maintenir.
Comment créer un nom défini :
- Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez nommer.
- Cliquez sur l'onglet Formules dans le ruban Excel.
- Dans le groupe Noms définis, cliquez sur Définir un nom.
- Dans la boîte de dialogue "Nouveau nom", entrez un nom pour la plage de cellules (par exemple,
ListeProduits). - Cliquez sur OK.
Vous pouvez ensuite utiliser le nom défini ListeProduits dans le champ Source de la validation des données.
Créer des Menus Déroulants Dépendants
Un menu déroulant dépendant est un menu déroulant dont les options dépendent de la sélection faite dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pourriez avoir un premier menu déroulant pour sélectionner un pays, et un deuxième menu déroulant pour sélectionner une ville de ce pays. Les options du deuxième menu déroulant changeraient en fonction du pays sélectionné dans le premier menu déroulant.
La création de menus déroulants dépendants est un peu plus complexe et nécessite l'utilisation de formules Excel, telles que INDIRECT. Des tutoriels en ligne détaillent ce processus.
Gérer les Erreurs de Saisie
Comme mentionné précédemment, vous pouvez configurer une alerte d'erreur dans l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue "Validation des données". Cela vous permet de contrôler ce qui se passe si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste du menu déroulant. Vous pouvez choisir d'afficher un message d'erreur, d'empêcher la saisie ou simplement d'afficher un avertissement.
Masquer la Liste de Données
Si vous ne voulez pas que les utilisateurs voient la liste de données utilisée pour le menu déroulant, vous pouvez masquer la colonne ou la feuille de calcul contenant la liste. Cependant, assurez-vous que les références de cellules dans la validation des données restent correctes.
Utiliser la Fonction UNIQUE pour Éviter les Doublons
Si votre liste de données contient des doublons, vous pouvez utiliser la fonction UNIQUE pour créer une liste sans doublons à utiliser dans votre menu déroulant. Par exemple, si votre liste de données est dans la plage A1:A10, vous pouvez utiliser la formule =UNIQUE(A1:A10) pour créer une liste sans doublons.
Erreurs Courantes à Éviter lors de la Création de Menus Déroulants Excel
Oublier de Définir la Plage de Données
L'erreur la plus courante est d'oublier de définir la plage de données dans le champ Source de la validation des données. Si ce champ est vide, le menu déroulant ne fonctionnera pas.
Utiliser des Références Relatives au Lieu de Références Absolues
Si vous utilisez des références relatives (sans le signe $) pour la plage de cellules, la plage de données risque de changer si vous copiez ou déplacez le menu déroulant. Cela peut entraîner des erreurs ou un fonctionnement incorrect du menu déroulant. Utilisez toujours des références absolues (avec le signe $) pour la plage de cellules.
Saisir des Données Incorrectes dans la Liste
Assurez-vous que la liste de données utilisée pour le menu déroulant est correcte et ne contient pas d'erreurs de frappe. Si la liste contient des erreurs, les utilisateurs risquent de sélectionner des options incorrectes.
Ne Pas Gérer les Erreurs de Saisie
Il est important de configurer une alerte d'erreur dans l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue "Validation des données". Cela vous permet de contrôler ce qui se passe si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste du menu déroulant.
Conclusion
Créer un menu déroulant Excel est un moyen simple et efficace de simplifier la saisie de données, de réduire les erreurs de frappe et d'uniformiser vos données. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de créer des menus déroulants professionnels et faciles à utiliser en un rien de temps. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de validation des données pour personnaliser vos menus déroulants et les adapter à vos besoins spécifiques.