Simplifiez la saisie de données avec les menus déroulants Excel
Les menus déroulants, également appelés listes déroulantes, sont des contrôles d'entrée de données qui permettent aux utilisateurs de sélectionner une valeur parmi une liste d'options prédéfinies. Ils sont particulièrement utiles pour :
- Standardiser les données : Assurer la cohérence des informations saisies en limitant les choix possibles.
- Gagner du temps : Éviter de taper les mêmes informations à répétition.
- Réduire les erreurs : Diminuer le risque de fautes de frappe ou d'orthographe.
- Améliorer la clarté : Rendre vos feuilles de calcul plus lisibles et intuitives.
Les avantages d'utiliser des menus déroulants
En plus des points mentionnés ci-dessus, les menus déroulants offrent d'autres avantages :
- Facilité d'utilisation : L'interface est simple et intuitive pour l'utilisateur final.
- Personnalisation : Vous pouvez personnaliser l'apparence et le comportement des menus déroulants.
- Intégration avec d'autres fonctionnalités : Les menus déroulants peuvent être utilisés en combinaison avec d'autres fonctionnalités d'Excel, comme les formules et les tableaux croisés dynamiques.
Créer un menu déroulant simple sur Excel : étape par étape
Voici la méthode la plus courante pour créer un menu déroulant simple, basé sur une liste de valeurs saisies directement dans votre feuille de calcul.
Étape 1 : Préparer la liste des options
Commencez par créer une liste des options que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Vous pouvez les saisir dans une colonne ou une ligne de votre feuille de calcul. Par exemple, vous pourriez avoir une liste de pays, de produits, de catégories, ou de noms d'employés.
Exemple :
Dans les cellules A1 à A5, saisissez les noms suivants :
- A1 : France
- A2 : Allemagne
- A3 : Espagne
- A4 : Italie
- A5 : Royaume-Uni
Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que le menu déroulant apparaisse. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option de la liste.
Exemple :
Sélectionnez la cellule B1.
Étape 3 : Accéder à la validation des données
Allez dans l'onglet Données du ruban Excel. Dans le groupe Outils de données, cliquez sur le bouton Validation des données.
Étape 4 : Configurer la validation des données
Une fenêtre Validation des données s'ouvre. Dans l'onglet Options, configurez les paramètres suivants :
- Autoriser : Sélectionnez Liste dans le menu déroulant.
- Source : Cliquez dans le champ Source et sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (A1:A5 dans notre exemple). Vous pouvez également taper directement la plage de cellules, en la faisant précéder du signe égal (=A1:A5).
- Cochez la case "Ignorer si vide" si vous souhaitez autoriser la cellule à rester vide.
- Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher le menu déroulant.
Étape 5 : Personnaliser les messages d'entrée et d'erreur (facultatif)
Vous pouvez personnaliser les messages qui s'affichent lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule (message d'entrée) ou lorsqu'il entre une valeur non valide (message d'erreur).
- Onglet Message de saisie : Définissez un titre et un message qui s'afficheront lorsque la cellule est sélectionnée. Cela peut être utile pour donner des instructions à l'utilisateur.
- Onglet Alerte d'erreur : Définissez un style (Arrêt, Avertissement, Information), un titre et un message qui s'afficheront si l'utilisateur entre une valeur non valide. Le style "Arrêt" empêchera l'utilisateur d'entrer une valeur non valide, tandis que les styles "Avertissement" et "Information" lui permettront de continuer, mais afficheront un message.
Étape 6 : Valider la configuration
Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration de la validation des données.
Vous devriez maintenant voir une petite flèche apparaître à droite de la cellule B1. Cliquez sur cette flèche pour afficher le menu déroulant et sélectionnez une option.
Utiliser une plage nommée pour votre menu déroulant
L'utilisation d'une plage nommée pour votre liste d'options est une bonne pratique, car elle rend votre formule de validation des données plus lisible et plus facile à maintenir. Si vous ajoutez ou supprimez des éléments de votre liste, la plage nommée s'ajustera automatiquement, et votre menu déroulant sera mis à jour en conséquence.
Étape 1 : Définir une plage nommée
Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (A1:A5 dans notre exemple).
Allez dans l'onglet Formules du ruban Excel. Dans le groupe Noms définis, cliquez sur le bouton Définir un nom.
Dans la fenêtre Nouveau nom, entrez un nom pour votre plage (par exemple, "ListePays"). Assurez-vous que le champ Fait référence à contient la plage de cellules correcte (=$A$1:$A$5 dans notre exemple).
Cliquez sur le bouton OK.
Étape 2 : Utiliser la plage nommée dans la validation des données
Répétez les étapes 2 à 4 de la section précédente, mais au lieu de sélectionner la plage de cellules directement dans le champ Source de la fenêtre Validation des données, tapez le nom de votre plage nommée, précédé du signe égal (=ListePays dans notre exemple).
Créer un menu déroulant à partir d'une autre feuille
Il est souvent utile de stocker la liste des options de votre menu déroulant dans une feuille de calcul différente de celle où se trouve le menu déroulant lui-même. Cela permet de garder vos données organisées et de simplifier la gestion de vos feuilles de calcul.
Étape 1 : Créer la liste des options dans une autre feuille
Créez une nouvelle feuille de calcul (par exemple, "Feuil2") et saisissez votre liste d'options dans une colonne (par exemple, de A1 à A5).
Étape 2 : Utiliser une référence à une autre feuille dans la validation des données
Répétez les étapes 2 à 4 de la première section, mais dans le champ Source de la fenêtre Validation des données, tapez une référence à la plage de cellules de l'autre feuille, en utilisant la syntaxe suivante : =Feuil2!A1:A5 (remplacez "Feuil2" par le nom de votre feuille et "A1:A5" par la plage de cellules correcte).
Menus déroulants dynamiques : rendre vos listes plus intelligentes
Un menu déroulant dynamique est un menu déroulant dont la liste d'options se met à jour automatiquement en fonction des données saisies dans d'autres cellules. Cela peut être très utile pour créer des feuilles de calcul interactives et dynamiques.
Utiliser la fonction DECALER et NBVAL pour un menu déroulant dynamique
La combinaison des fonctions DECALER et NBVAL permet de créer une plage dynamique qui s'adapte automatiquement au nombre d'éléments dans votre liste.
Exemple :
Supposons que votre liste d'options se trouve dans la colonne A de la feuille "Données", à partir de la cellule A2 (A1 étant l'en-tête). Vous pouvez utiliser la formule suivante dans le champ Source de la validation des données :
=DECALER(Données!$A$2;0;0;NBVAL(Données!$A:$A)-1;1)
Explication de la formule :
DECALER(Données!$A$2;0;0;NBVAL(Données!$A:$A)-1;1): Cette fonction crée une plage dynamique à partir de la cellule A2 de la feuille "Données".Données!$A$2: La cellule de départ de la plage.0;0: Le nombre de lignes et de colonnes à décaler à partir de la cellule de départ (ici, aucun décalage).NBVAL(Données!$A:$A)-1: Le nombre de lignes dans la plage.NBVALcompte le nombre de cellules non vides dans la colonne A, et on soustrait 1 pour exclure l'en-tête.1: Le nombre de colonnes dans la plage.
Astuces et bonnes pratiques pour les menus déroulants Excel
- Utilisez des noms clairs et descriptifs pour vos plages nommées. Cela rendra vos formules plus faciles à comprendre et à maintenir.
- Personnalisez les messages d'entrée et d'erreur pour guider l'utilisateur. Des messages clairs et concis peuvent éviter les erreurs et améliorer l'expérience utilisateur.
- Protégez votre feuille de calcul pour empêcher les utilisateurs de modifier la liste des options. Cela garantira la cohérence des données.
- Combinez les menus déroulants avec d'autres fonctionnalités d'Excel pour créer des solutions plus puissantes. Par exemple, vous pouvez utiliser les menus déroulants pour filtrer des données, créer des tableaux croisés dynamiques, ou automatiser des tâches.
- Testez vos menus déroulants avant de les partager avec d'autres utilisateurs. Assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils répondent à vos besoins.
Erreurs courantes et comment les éviter
- Erreur : La liste déroulante n'affiche aucune option.
- Cause : La plage de cellules spécifiée dans le champ Source de la validation des données est incorrecte, ou la plage est vide.
- Solution : Vérifiez que la plage de cellules est correcte et qu'elle contient des valeurs.
- Erreur : L'utilisateur peut entrer des valeurs non valides dans la cellule.
- Cause : L'option "Liste déroulante dans la cellule" n'est pas cochée dans la fenêtre Validation des données, ou le style d'alerte d'erreur est "Avertissement" ou "Information".
- Solution : Cochez l'option "Liste déroulante dans la cellule" et utilisez le style d'alerte d'erreur "Arrêt" pour empêcher l'utilisateur d'entrer des valeurs non valides.
- Erreur : La liste déroulante ne se met pas à jour lorsque la liste d'options est modifiée.
- Cause : La plage de cellules spécifiée dans le champ Source de la validation des données n'est pas une plage nommée dynamique.
- Solution : Utilisez une plage nommée dynamique (avec les fonctions
DECALERetNBVAL) pour que la liste déroulante se mette à jour automatiquement.
En suivant ces conseils et en évitant ces erreurs courantes, vous serez en mesure de créer des menus déroulants efficaces et utiles sur Excel, qui vous aideront à simplifier la saisie de données, à réduire les erreurs et à gagner du temps.