Comment faire un graphique sur Excel qui raconte une histoire ?

Faire un graphique sur Excel : Le Guide Complet pour une Visualisation Efficace

Excel offre une multitude d'options pour créer des graphiques. Choisir le bon type de graphique et le personnaliser correctement est crucial pour transmettre votre message de manière claire et concise. Ce guide vous expliquera étape par étape comment faire un graphique sur Excel qui non seulement présente vos données, mais raconte également une histoire.

1. Préparer vos données pour la création de graphique

Avant de commencer à créer votre graphique, assurez-vous que vos données sont correctement formatées. Cela facilitera le processus de création et vous permettra d'obtenir un résultat plus précis et pertinent.

• Organisez vos données en colonnes et en lignes: La première colonne contiendra généralement les étiquettes (par exemple, les mois, les noms de produits, etc.), et les colonnes suivantes contiendront les données numériques que vous souhaitez représenter.
• Utilisez des en-têtes clairs et concis: Les en-têtes de colonnes serviront de légendes pour votre graphique. Choisissez des noms courts et descriptifs.
• Évitez les cellules vides ou les erreurs: Les cellules vides ou contenant des erreurs (#DIV/0!, #N/A, etc.) peuvent perturber la création du graphique ou fausser les résultats. Traitez ces données avant de commencer.
• Utilisez un format numérique cohérent: Assurez-vous que toutes les données numériques sont au même format (par exemple, nombre, pourcentage, devise). Cela facilitera la lecture et l'interprétation du graphique.

2. Choisir le type de graphique approprié

Excel propose différents types de graphiques, chacun étant adapté à un type de données et à un objectif spécifique. Voici quelques-uns des types de graphiques les plus courants et leur utilisation recommandée :

• Graphique en colonnes (ou histogramme): Idéal pour comparer des valeurs entre différentes catégories ou périodes. Par exemple, comparer les ventes de différents produits, l'évolution du chiffre d'affaires mensuel, etc.
• Graphique en barres: Similaire au graphique en colonnes, mais orienté horizontalement. Utile lorsque les étiquettes des catégories sont longues.
• Graphique linéaire (ou courbe): Parfait pour visualiser l'évolution d'une variable au fil du temps. Par exemple, suivre l'évolution du cours d'une action, la température quotidienne, etc.
• Graphique circulaire (ou camembert): Permet de montrer la proportion de chaque catégorie par rapport à un ensemble. À utiliser avec parcimonie, car il peut être difficile de comparer les tailles des différentes parts si elles sont trop similaires. Privilégiez un graphique en barres si vous avez beaucoup de catégories.
• Graphique en nuage de points (ou scatter plot): Utilisé pour étudier la corrélation entre deux variables. Par exemple, analyser la relation entre la publicité et les ventes.
• Graphique en aires: Similaire au graphique linéaire, mais l'aire sous la courbe est remplie. Utile pour mettre en évidence l'importance relative de chaque catégorie.

3. Créer votre graphique étape par étape

Voici les étapes à suivre pour faire un graphique sur Excel :

1. Sélectionnez les données: Sélectionnez les cellules contenant les données que vous souhaitez inclure dans le graphique, y compris les en-têtes de colonnes et de lignes.
2. Insérez le graphique: Allez dans l'onglet "Insertion" du ruban Excel, puis cliquez sur le bouton "Graphiques". Une galerie de types de graphiques s'affiche. Choisissez le type de graphique que vous souhaitez créer.
3. Ajustez la plage de données (si nécessaire): Excel essaie de deviner la plage de données correcte, mais il peut parfois se tromper. Si c'est le cas, vous pouvez ajuster la plage de données manuellement en cliquant sur le graphique, puis en faisant glisser les bordures de la zone de données.
4. Personnalisez votre graphique: C'est là que vous pouvez vraiment faire ressortir votre graphique et le rendre plus informatif. Excel offre de nombreuses options de personnalisation, que nous explorerons en détail dans la section suivante.

4. Personnaliser votre graphique pour une communication efficace

La personnalisation est essentielle pour faire un graphique sur Excel qui communique clairement votre message. Voici quelques éléments que vous pouvez personnaliser :

• Titre du graphique: Donnez à votre graphique un titre clair et concis qui résume le message principal que vous souhaitez transmettre. Évitez les titres trop vagues ou génériques.
• Étiquettes des axes: Les étiquettes des axes doivent être claires et indiquer l'unité de mesure (par exemple, euros, pourcentage, nombre de personnes). Assurez-vous que les échelles des axes sont appropriées et ne déforment pas les données.
• Légende: La légende explique ce que représente chaque série de données. Placez la légende à un endroit visible et utilisez des noms clairs et descriptifs pour les séries de données.
• Étiquettes de données: Les étiquettes de données affichent les valeurs numériques directement sur le graphique. Elles peuvent être utiles pour mettre en évidence des valeurs spécifiques ou pour faciliter la lecture du graphique. Cependant, évitez de surcharger le graphique avec trop d'étiquettes.
• Couleurs et styles: Choisissez des couleurs et des styles qui sont esthétiquement agréables et qui ne distraient pas l'attention du message principal. Utilisez des couleurs contrastées pour faciliter la distinction entre les différentes séries de données. Évitez les couleurs trop vives ou criardes.
• Quadrillage: Le quadrillage peut aider à lire les valeurs sur le graphique, mais il peut aussi le rendre plus encombré. Utilisez-le avec parcimonie.
• Format des nombres: Assurez-vous que les nombres affichés sur le graphique sont correctement formatés (par exemple, nombre de décimales, séparateur de milliers). Utilisez le même format que dans vos données sources.

Exemple pratique : Créer un graphique comparant les ventes de différents produits

Supposons que vous ayez les données suivantes dans votre feuille Excel :

Pour créer un graphique comparant les ventes de ces produits, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez les cellules A1:B5 (y compris les en-têtes).
2. Allez dans l'onglet "Insertion" et cliquez sur "Graphiques recommandés".
3. Excel vous proposera plusieurs types de graphiques. Choisissez le graphique en colonnes.
4. Cliquez sur "OK" pour insérer le graphique.
5. Personnalisez le graphique en ajoutant un titre (par exemple, "Ventes par produit"), en modifiant les étiquettes des axes (par exemple, "Produit" et "Ventes (en €)"), et en ajustant les couleurs.

Astuce : Utiliser les mises en page rapides et les styles de graphiques

Excel propose des mises en page rapides et des styles de graphiques prédéfinis qui peuvent vous faire gagner du temps. Vous pouvez accéder à ces options en cliquant sur le graphique, puis en allant dans l'onglet "Création de graphique" du ruban Excel.

5. Les erreurs à éviter lors de la création de graphiques sur Excel

Voici quelques erreurs courantes à éviter lorsque vous faites un graphique sur Excel :

• Choisir le mauvais type de graphique: Comme nous l'avons vu, chaque type de graphique est adapté à un type de données et à un objectif spécifique. Choisir le mauvais type de graphique peut rendre votre message confus ou trompeur.
• Surcharger le graphique avec trop d'informations: Trop d'informations peuvent rendre le graphique difficile à lire et à comprendre. Simplifiez votre graphique en supprimant les éléments inutiles (par exemple, le quadrillage inutile, les étiquettes de données superflues).
• Utiliser des couleurs et des styles distrayants: Les couleurs et les styles doivent être utilisés pour mettre en évidence les informations importantes, et non pour distraire l'attention du message principal.
• Déformer les données avec des échelles inappropriées: Les échelles des axes doivent être choisies avec soin pour ne pas déformer les données. Évitez de tronquer les axes ou d'utiliser des échelles non linéaires, sauf si cela est absolument nécessaire.
• Ne pas tenir compte du public cible: Votre graphique doit être adapté à votre public cible. Tenez compte de leur niveau de connaissance et de leurs attentes.

6. Techniques avancées pour faire un graphique sur Excel

Une fois que vous maîtrisez les bases, vous pouvez explorer des techniques plus avancées pour faire un graphique sur Excel encore plus percutant.

• Graphiques combinés: Combinez différents types de graphiques (par exemple, un graphique en colonnes et un graphique linéaire) pour afficher plusieurs séries de données sur le même graphique.
• Graphiques sparklines: Créez de petits graphiques intégrés directement dans les cellules de votre feuille Excel pour visualiser rapidement les tendances.
• Graphiques dynamiques: Utilisez des tableaux croisés dynamiques pour créer des graphiques qui se mettent à jour automatiquement lorsque les données sources sont modifiées.
• Graphiques avec des barres d'erreur: Affichez des barres d'erreur pour indiquer l'incertitude associée à vos données.

Exemple pratique : Créer un graphique combiné pour comparer les ventes et les bénéfices

Supposons que vous ayez les données suivantes dans votre feuille Excel :

Pour créer un graphique combiné affichant les ventes et les bénéfices, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez les cellules A1:C5 (y compris les en-têtes).
2. Allez dans l'onglet "Insertion" et cliquez sur "Graphiques recommandés".
3. Choisissez le graphique combiné (généralement un graphique en colonnes pour les ventes et un graphique linéaire pour les bénéfices).
4. Cliquez sur "OK" pour insérer le graphique.
5. Personnalisez le graphique en ajoutant un titre, en modifiant les étiquettes des axes, et en ajustant les couleurs.

7. Conclusion : Maîtriser l'art de la visualisation de données sur Excel

Savoir faire un graphique sur Excel est une compétence précieuse pour toute personne travaillant avec des données. En suivant les conseils et les techniques présentés dans ce guide, vous pouvez transformer vos données brutes en visualisations claires, informatives et percutantes. N'oubliez pas de choisir le bon type de graphique, de personnaliser votre graphique pour communiquer efficacement votre message, et d'éviter les erreurs courantes. Avec de la pratique, vous deviendrez un expert en visualisation de données sur Excel !