Comment figer une formule Excel et éviter les erreurs de calcul ?

Comprendre les références relatives et absolues dans Excel

Avant de voir comment figer une formule Excel, il est crucial de comprendre la différence entre les références relatives et absolues. Cette distinction est la clé pour maîtriser le comportement des formules lors de la copie et du déplacement.

Références relatives

Par défaut, Excel utilise des références relatives. Cela signifie que lorsqu'une formule est copiée vers une autre cellule, les références de cellules s'ajustent automatiquement en fonction de la position relative de la nouvelle cellule. Par exemple, si la cellule B2 contient la formule =A2+1, et que vous copiez cette formule dans la cellule B3, la formule deviendra automatiquement =A3+1. La référence à la colonne A et à la ligne s'est incrémentée d'une unité.

Imaginez un tableau avec des prix dans la colonne A et vous voulez calculer le prix avec TVA dans la colonne B. Si vous entrez =A2*1.2 en B2 et que vous tirez la formule vers le bas, la formule s'adaptera automatiquement pour chaque ligne, calculant le prix avec TVA correct pour chaque produit.

Références absolues

Les références absolues, quant à elles, restent inchangées lorsqu'une formule est copiée. Pour créer une référence absolue, on utilise le symbole dollar ($) devant la lettre de la colonne et/ou le numéro de la ligne. Par exemple, $A$2 est une référence absolue à la cellule A2. Ni la colonne, ni la ligne ne changeront lorsque la formule sera copiée.

Si vous utilisez $A2, seule la colonne est figée. La ligne s'adaptera si vous copiez la formule vers le bas. Inversement, A$2 figera uniquement la ligne, et la colonne s'adaptera si vous copiez la formule vers la droite.

Comment figer une formule Excel avec les références absolues

La méthode pour figer une formule Excel est simple : il suffit d'utiliser le symbole $ pour créer des références absolues. Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez votre feuille de calcul Excel.
2. Sélectionnez la cellule contenant la formule que vous souhaitez figer.
3. Dans la barre de formule, repérez la ou les références de cellules que vous souhaitez rendre absolues.
4. Placez le curseur devant la lettre de la colonne et tapez le symbole $. Faites de même devant le numéro de la ligne.
5. Appuyez sur la touche Entrée pour valider la modification.
6. Copiez la formule vers d'autres cellules. Les références absolues resteront inchangées.

Exemple : Calculer un pourcentage d'une cellule fixe

Supposons que vous ayez un chiffre de vente total dans la cellule A1, et que vous ayez une liste de ventes individuelles dans les cellules A2 à A10. Vous voulez calculer le pourcentage de chaque vente individuelle par rapport au total.

1. Entrez le chiffre de vente total dans la cellule A1 (par exemple, 1000).
2. Entrez les ventes individuelles dans les cellules A2 à A10 (par exemple, 100, 50, 200, etc.).
3. Dans la cellule B2, entrez la formule =A2/$A$1.
4. Le $A$1 est une référence absolue à la cellule A1 (le chiffre de vente total).
5. Appuyez sur Entrée. La cellule B2 affichera le pourcentage de la vente individuelle A2 par rapport au total A1.
6. Sélectionnez la cellule B2 et tirez le coin inférieur droit de la cellule vers le bas jusqu'à la cellule B10. La formule sera copiée vers les cellules B3 à B10, mais la référence à la cellule A1 restera inchangée.

Chaque cellule B3 à B10 affichera le pourcentage correct de la vente individuelle correspondante par rapport au total.

Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran de la feuille Excel montrant les données de vente dans la colonne A, la formule =A2/$A$1 dans la cellule B2, et le résultat du calcul du pourcentage. La formule est ensuite tirée vers le bas pour calculer les pourcentages des autres ventes individuelles.

Utiliser la touche F4 pour figer rapidement une formule

Excel offre un raccourci clavier très pratique pour figer rapidement une formule : la touche F4. Voici comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la cellule contenant la formule que vous souhaitez modifier.
2. Dans la barre de formule, placez le curseur sur la référence de cellule que vous souhaitez figer.
3. Appuyez sur la touche F4.

La touche F4 va faire défiler les différentes options de références (relative, absolue, mixte) à chaque pression. La première pression transformera A2 en $A$2, la seconde en A$2, la troisième en $A2, et la quatrième ramènera à A2. Continuez à appuyer sur F4 jusqu'à obtenir la référence souhaitée.

Exemple : Si vous avez la formule =A2+B2 et que vous placez le curseur sur A2 puis appuyez une fois sur F4, la formule deviendra =$A$2+B2. Si vous appuyez une deuxième fois sur F4, elle deviendra =A$2+B2.

Erreurs courantes à éviter lors du figement des formules

Même si le concept de références absolues est simple, il est facile de commettre des erreurs. Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Oublier le symbole $ : C'est l'erreur la plus fréquente. Si vous oubliez le symbole $, la référence restera relative et la formule ne se comportera pas comme prévu.
• Figer la mauvaise référence : Assurez-vous de bien identifier les références que vous devez figer. Parfois, il est nécessaire de figer uniquement la colonne ou la ligne, et pas les deux.
• Utiliser des références absolues inutiles : Figer toutes les références n'est pas toujours la meilleure solution. Cela peut rendre votre feuille de calcul moins flexible. Utilisez les références absolues uniquement lorsque c'est nécessaire.

Cas d'utilisation avancés des références absolues

Les références absolues ne se limitent pas aux calculs simples. Elles peuvent être utilisées dans des situations plus complexes, comme :

• Création de tableaux dynamiques : Vous pouvez utiliser des références absolues pour créer des tableaux qui s'adaptent automatiquement aux changements de données.
• Utilisation de fonctions de recherche : Les fonctions comme RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV utilisent souvent des références absolues pour définir la plage de recherche.
• Calculs matriciels : Les références absolues sont essentielles pour effectuer des calculs matriciels complexes.

Exemple : Utiliser RECHERCHEV avec une plage figée

Supposons que vous ayez une table de correspondance des codes produits et des prix dans les colonnes D et E. Vous voulez utiliser la fonction RECHERCHEV pour trouver le prix d'un produit en fonction de son code.

Dans la cellule A2, entrez le code produit dont vous voulez connaître le prix. Dans la cellule B2, entrez la formule =RECHERCHEV(A2;$D$2:$E$10;2;FAUX).

• A2 est la cellule contenant le code produit à rechercher.
• $D$2:$E$10 est la plage de recherche figée. Cette plage ne changera pas lorsque vous copierez la formule vers le bas.
• 2 est le numéro de la colonne contenant le prix dans la plage de recherche.
• FAUX indique que vous voulez une correspondance exacte.

Si vous copiez la formule vers le bas, la référence à la cellule A2 s'adaptera, mais la plage de recherche $D$2:$E$10 restera inchangée.

Conclusion

Figer une formule Excel est une compétence essentielle pour tout utilisateur souhaitant maîtriser les calculs et éviter les erreurs. En comprenant la différence entre les références relatives et absolues, et en utilisant la touche F4 pour figer rapidement les formules, vous pourrez créer des feuilles de calcul plus performantes et plus fiables. N'hésitez pas à expérimenter avec les exemples présentés dans cet article pour vous familiariser avec les différentes techniques et découvrir les nombreuses applications des références absolues.