Fonction FILTRE Excel : Comment extraire les données dont vous avez besoin ?

Comprendre la fonction FILTRE Excel

La fonction FILTRE Excel est une fonction de tableau dynamique qui renvoie une plage filtrée en fonction des critères que vous spécifiez. Elle est disponible dans Excel 365 et les versions ultérieures. Contrairement aux filtres traditionnels qui masquent les lignes non correspondantes, FILTRE crée une nouvelle plage contenant uniquement les données qui répondent à vos critères. Cela permet une analyse plus facile et une meilleure présentation des données.

Syntaxe de la fonction FILTRE

La syntaxe de la fonction FILTRE est la suivante :

=FILTRE(tableau, inclure, [si_vide])

• tableau : La plage de cellules ou le tableau que vous souhaitez filtrer. C'est l'argument obligatoire.
• inclure : Une plage de cellules ou une expression logique qui détermine les lignes à inclure dans le résultat. C'est également un argument obligatoire. Chaque cellule de cette plage doit correspondre à une ligne du tableau, et contenir VRAI si la ligne doit être incluse, ou FAUX si elle doit être exclue.
• [si_vide] : (Facultatif) La valeur à renvoyer si aucun élément ne correspond aux critères de filtrage. Si cet argument est omis, la fonction renvoie l'erreur #CALC!.

Exemple simple

Imaginez que vous ayez un tableau contenant une liste de clients avec leur nom, leur ville et leur chiffre d'affaires. Vous souhaitez extraire uniquement les clients de Paris. Voici comment vous pouvez utiliser la fonction FILTRE :

=FILTRE(A1:C10, B1:B10="Paris", "Aucun client à Paris")

Dans cet exemple :

• A1:C10 est le tableau contenant les données des clients (nom, ville, chiffre d'affaires).
• B1:B10="Paris" est la condition de filtrage. Elle vérifie si la ville (colonne B) est égale à "Paris".
• "Aucun client à Paris" est la valeur à renvoyer si aucun client de Paris n'est trouvé.

Utiliser la fonction FILTRE avec plusieurs critères

La puissance de la fonction FILTRE réside dans sa capacité à gérer plusieurs critères de filtrage. Vous pouvez combiner des critères avec les opérateurs logiques ET et OU.

Combiner des critères avec l'opérateur ET

Pour combiner des critères avec l'opérateur ET, vous multipliez les conditions entre elles. Par exemple, pour extraire les clients de Paris avec un chiffre d'affaires supérieur à 100 000€, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=FILTRE(A1:C10, (B1:B10="Paris") * (C1:C10>100000), "Aucun client correspondant")

Dans cet exemple, (B1:B10="Paris") vérifie si la ville est égale à "Paris", et (C1:C10>100000) vérifie si le chiffre d'affaires est supérieur à 100 000€. La multiplication * agit comme un opérateur ET. Une ligne est incluse uniquement si les deux conditions sont vraies.

Combiner des critères avec l'opérateur OU

Pour combiner des critères avec l'opérateur OU, vous additionnez les conditions entre elles. Par exemple, pour extraire les clients de Paris ou de Lyon, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=FILTRE(A1:C10, (B1:B10="Paris") + (B1:B10="Lyon"), "Aucun client correspondant")

Dans cet exemple, (B1:B10="Paris") vérifie si la ville est égale à "Paris", et (B1:B10="Lyon") vérifie si la ville est égale à "Lyon". L'addition + agit comme un opérateur OU. Une ligne est incluse si au moins une des deux conditions est vraie.

Utilisation de la fonction ESTNUM et RECHERCHETABLE

Pour des critères de filtrage plus complexes, vous pouvez combiner la fonction FILTRE avec d'autres fonctions Excel, comme ESTNUM et RECHERCHETABLE (ou VLOOKUP en anglais).

Par exemple, imaginez que vous ayez une liste de produits avec leur code et leur catégorie. Vous avez également un tableau contenant les codes des produits en promotion. Vous souhaitez extraire uniquement les produits en promotion. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=FILTRE(A1:B10, ESTNUM(RECHERCHETABLE(A1:A10, D1:D5, 1, FAUX)), "Aucun produit en promotion")

Dans cet exemple :

• A1:B10 est le tableau contenant les données des produits (code, catégorie).
• D1:D5 est le tableau contenant les codes des produits en promotion.
• RECHERCHETABLE(A1:A10, D1:D5, 1, FAUX) recherche chaque code produit dans le tableau des promotions. Si le code est trouvé, la fonction renvoie la valeur correspondante (ici, le code lui-même). Sinon, elle renvoie l'erreur #N/A.
• ESTNUM(...) vérifie si le résultat de RECHERCHETABLE est un nombre. Si c'est le cas, cela signifie que le code produit a été trouvé dans le tableau des promotions, et donc que le produit est en promotion. La fonction renvoie VRAI si le résultat est un nombre, et FAUX sinon.

Astuces et bonnes pratiques pour la fonction FILTRE

• Utiliser des noms définis : Pour rendre vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir, utilisez des noms définis pour vos plages de données. Par exemple, au lieu d'écrire A1:C10, vous pouvez définir un nom "Clients" pour cette plage et utiliser Clients dans votre formule.
• Vérifier les types de données : Assurez-vous que les types de données des colonnes que vous utilisez dans vos critères de filtrage sont cohérents. Par exemple, si vous filtrez sur une colonne de dates, assurez-vous que toutes les cellules de cette colonne contiennent des dates valides.
• Gérer les erreurs : La fonction FILTRE peut renvoyer l'erreur #CALC! si aucun élément ne correspond aux critères de filtrage. Utilisez l'argument [si_vide] pour spécifier une valeur à renvoyer dans ce cas, ou utilisez la fonction SIERREUR pour gérer l'erreur de manière plus sophistiquée.
• Combiner avec d'autres fonctions : N'hésitez pas à combiner la fonction FILTRE avec d'autres fonctions Excel pour créer des formules plus puissantes et plus flexibles. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction TRIER pour trier les résultats filtrés, ou la fonction UNIQUE pour extraire uniquement les valeurs uniques.
• Utiliser des tableaux structurés : Convertir vos plages de données en tableaux structurés (via Insertion > Tableau) permet de bénéficier de nombreux avantages, notamment la mise à jour automatique des références de plages dans les formules lorsque vous ajoutez ou supprimez des lignes.

Erreurs courantes et comment les éviter

• Erreur #CALC! : Cette erreur se produit lorsque aucun élément ne correspond aux critères de filtrage et que l'argument [si_vide] n'est pas spécifié. Solution : Spécifiez une valeur pour l'argument [si_vide] ou utilisez la fonction SIERREUR.
• Résultats incorrects : Des résultats incorrects peuvent être dus à des erreurs dans les critères de filtrage, à des types de données incohérents ou à des références de plages incorrectes. Solution : Vérifiez attentivement vos critères de filtrage, assurez-vous que les types de données sont cohérents et vérifiez les références de plages.
• Formule trop complexe : Une formule trop complexe peut être difficile à comprendre et à maintenir. Solution : Décomposez votre formule en étapes plus petites et utilisez des noms définis pour rendre votre formule plus lisible.

Alternatives à la fonction FILTRE

Bien que la fonction FILTRE soit un outil puissant, il existe d'autres méthodes pour filtrer des données dans Excel :

• Filtres automatiques : Les filtres automatiques (Données > Filtrer) sont une méthode simple et rapide pour filtrer des données directement dans une plage ou un tableau. Cependant, ils masquent les lignes non correspondantes au lieu de créer une nouvelle plage filtrée.
• Filtre avancé : Le filtre avancé (Données > Avancé) offre plus de flexibilité que les filtres automatiques, car il permet de spécifier des critères de filtrage plus complexes et de copier les résultats filtrés dans une autre plage. Cependant, il est plus complexe à utiliser que la fonction FILTRE.
• Tableaux croisés dynamiques : Les tableaux croisés dynamiques (Insertion > Tableau croisé dynamique) sont un outil puissant pour analyser et synthétiser des données. Ils peuvent également être utilisés pour filtrer des données en fonction de différents critères.

La fonction FILTRE est généralement plus performante et plus facile à utiliser que les filtres automatiques et avancés, surtout pour les critères complexes. Les tableaux croisés dynamiques sont plus adaptés à l'analyse et à la synthèse de données qu'au simple filtrage.

Conclusion

La fonction FILTRE Excel est un outil indispensable pour extraire rapidement et facilement les données dont vous avez besoin. En maîtrisant sa syntaxe et en l'utilisant avec d'autres fonctions Excel, vous pouvez automatiser vos tâches d'analyse de données et gagner un temps précieux. N'hésitez pas à expérimenter avec les exemples présentés dans cet article et à adapter la fonction FILTRE à vos besoins spécifiques. Elle deviendra rapidement un allié précieux dans votre travail quotidien avec Excel.