Maîtriser RECHERCHEV sur Excel : Le guide simple pour trouver l'information

Qu'est-ce que la fonction RECHERCHEV dans Excel ?

La fonction RECHERCHEV (ou VLOOKUP en anglais) est une fonction essentielle d'Excel qui permet de rechercher une valeur dans une colonne d'un tableau et de renvoyer une valeur correspondante dans une autre colonne de la même ligne. Elle est particulièrement utile pour extraire des informations spécifiques à partir de grandes bases de données ou de listes.

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : La valeur que vous cherchez dans la première colonne de votre tableau. Cela peut être un texte, un nombre, une date, etc. Elle est souvent une référence à une cellule contenant la valeur recherchée.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. Il est crucial que la valeur_recherchée soit dans la première colonne de cette plage. Il est recommandé d'utiliser des références absolues (par exemple, $A$1:$C$10) pour éviter les erreurs lorsque vous copiez la formule.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur que vous souhaitez renvoyer. La première colonne de table_matrice est la colonne 1, la deuxième est la colonne 2, et ainsi de suite.
• [valeur_proche] : Un argument optionnel qui indique si vous souhaitez une correspondance exacte ou approximative. Il prend deux valeurs :
  • VRAI (ou omis) : Recherche une correspondance approximative. La première colonne de table_matrice doit être triée par ordre croissant. Si aucune correspondance exacte n'est trouvée, la fonction renvoie la valeur la plus grande inférieure ou égale à valeur_recherchée.
  • FAUX : Recherche une correspondance exacte. La première colonne de table_matrice n'a pas besoin d'être triée. Si aucune correspondance exacte n'est trouvée, la fonction renvoie #N/A.

Important : Dans la grande majorité des cas d'usage, vous voudrez utiliser FAUX pour rechercher une correspondance exacte, afin d'éviter des résultats inattendus.

Comment utiliser RECHERCHEV : Exemples pratiques

Voici quelques exemples concrets pour illustrer l'utilisation de la fonction RECHERCHEV.

Exemple 1 : Trouver le prix d'un produit à partir de son code

Imaginons que vous ayez un tableau avec une liste de produits et leurs prix :

Vous voulez trouver le prix du produit avec le code 102. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(102;A1:C3;3;FAUX)

• 102 est la valeur_recherchée (le code du produit).
• A1:C3 est la table_matrice (la plage de cellules contenant le tableau).
• 3 est le no_index_col (la colonne contenant le prix, qui est la troisième colonne de la table_matrice).
• FAUX indique que vous voulez une correspondance exacte.

Cette formule renverra 30 €, qui est le prix du produit avec le code 102.

Exemple 2 : Rechercher le nom d'un employé à partir de son numéro d'identification

Supposons que vous ayez une liste d'employés avec leurs numéros d'identification et leurs noms :

Vous voulez trouver le nom de l'employé avec le numéro d'identification 2. Si le numéro d'identification est entré dans la cellule E1, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(E1;A1:B3;2;FAUX)

• E1 est la valeur_recherchée (le numéro d'identification).
• A1:B3 est la table_matrice (la plage de cellules contenant le tableau).
• 2 est le no_index_col (la colonne contenant le nom de l'employé).
• FAUX indique que vous voulez une correspondance exacte.

Cette formule renverra Marie Martin, qui est le nom de l'employé avec le numéro d'identification 2.

Exemple 3 : Utiliser RECHERCHEV avec des listes déroulantes

Vous pouvez combiner RECHERCHEV avec des listes déroulantes pour créer des outils interactifs. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante contenant les codes produits et utiliser RECHERCHEV pour afficher automatiquement le prix du produit sélectionné.

1. Créer une liste déroulante : Sélectionnez une cellule où vous voulez afficher la liste déroulante. Allez dans l'onglet "Données" puis cliquez sur "Validation des données". Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser". Dans le champ "Source", entrez la plage de cellules contenant les codes produits (par exemple, A1:A3).
2. Utiliser RECHERCHEV : Dans une autre cellule, entrez la formule RECHERCHEV en utilisant la cellule contenant la liste déroulante comme valeur_recherchée. Par exemple, si la liste déroulante est dans la cellule D1, la formule sera : =RECHERCHEV(D1;A1:C3;3;FAUX)

Maintenant, lorsque vous sélectionnez un code produit dans la liste déroulante, le prix correspondant s'affichera automatiquement.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV et comment les éviter

L'utilisation de RECHERCHEV peut parfois entraîner des erreurs. Voici les plus courantes et comment les corriger :

• #N/A : Cette erreur signifie que la valeur_recherchée n'a pas été trouvée dans la première colonne de la table_matrice. Vérifiez que la valeur existe bien et qu'il n'y a pas de fautes de frappe ou d'espaces inutiles.
• #REF! : Cette erreur indique que le no_index_col est supérieur au nombre de colonnes dans la table_matrice. Assurez-vous que le numéro de colonne est correct.
• Résultats incorrects : Si vous utilisez VRAI (ou omettez l'argument valeur_proche) et que la première colonne de la table_matrice n'est pas triée par ordre croissant, vous risquez d'obtenir des résultats incorrects. Utilisez toujours FAUX si vous voulez une correspondance exacte ou si la première colonne n'est pas triée.
• Erreurs de références : Lorsque vous copiez la formule RECHERCHEV, les références de cellules peuvent changer. Utilisez des références absolues (par exemple, $A$1:$C$10) pour la table_matrice afin d'éviter ce problème.

Alternatives à RECHERCHEV : INDEX et EQUIV

Bien que RECHERCHEV soit une fonction très utile, elle a certaines limitations. Notamment, elle ne peut rechercher que dans la première colonne d'un tableau et renvoyer des valeurs situées à droite de cette colonne. Pour contourner cette limitation, vous pouvez utiliser les fonctions INDEX et EQUIV combinées.

• EQUIV : La fonction EQUIV recherche une valeur dans une plage de cellules et renvoie sa position (le numéro de ligne ou de colonne) dans cette plage.
• INDEX : La fonction INDEX renvoie la valeur d'une cellule dans une plage de cellules, en fonction de son numéro de ligne et de son numéro de colonne.

En combinant ces deux fonctions, vous pouvez effectuer des recherches plus flexibles. Voici un exemple :

=INDEX(C1:C3;EQUIV(102;A1:A3;0))

• EQUIV(102;A1:A3;0) recherche la valeur 102 dans la plage A1:A3 et renvoie sa position (ici, 2).
• INDEX(C1:C3;2) renvoie la valeur de la deuxième cellule dans la plage C1:C3 (ici, 30 €).

Cette formule est équivalente à =RECHERCHEV(102;A1:C3;3;FAUX), mais elle est plus flexible car vous pouvez rechercher dans n'importe quelle colonne et renvoyer des valeurs situées à gauche ou à droite de cette colonne.

Conseils et astuces pour optimiser l'utilisation de RECHERCHEV

• Utilisez des noms de plages : Au lieu d'utiliser des références de cellules (par exemple, A1:C10), vous pouvez définir des noms de plages (par exemple, Tableau_Produits). Cela rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Utilisez la fonction SIERREUR : Pour éviter d'afficher des erreurs #N/A lorsque la valeur_recherchée n'est pas trouvée, vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR. Par exemple, =SIERREUR(RECHERCHEV(D1;A1:C3;3;FAUX);"Produit non trouvé") affichera "Produit non trouvé" si la fonction RECHERCHEV renvoie une erreur.
• Soyez attentif aux types de données : Assurez-vous que la valeur_recherchée et les valeurs dans la première colonne de la table_matrice ont le même type de données (texte, nombre, date, etc.). Sinon, la fonction RECHERCHEV risque de ne pas trouver de correspondance.
• Optimisez la taille de la table_matrice : Plus la table_matrice est grande, plus la recherche prendra du temps. Essayez de limiter la table_matrice à la plage de cellules contenant les données pertinentes.

Conclusion

La fonction RECHERCHEV est un outil puissant et polyvalent qui peut vous aider à gagner du temps et à simplifier vos analyses dans Excel. En comprenant sa syntaxe, en évitant les erreurs courantes et en appliquant les conseils et astuces présentés dans ce guide, vous serez en mesure de maîtriser RECHERCHEV et d'exploiter pleinement son potentiel. N'hésitez pas à expérimenter et à l'utiliser dans vos propres projets pour découvrir toutes ses possibilités. Et si vous avez besoin de plus de flexibilité, pensez à utiliser les fonctions INDEX et EQUIV combinées. Alors, prêt à transformer votre façon de travailler avec Excel ?