Comment maîtriser le format date sur Excel : Guide pratique et astuces

Comprendre le format date sur Excel

Le format date sur Excel est une représentation visuelle d'une valeur numérique. Excel stocke les dates comme des nombres séquentiels, où chaque nombre représente un jour spécifique depuis le 1er janvier 1900. Le format que vous choisissez d'appliquer à cette valeur numérique détermine comment la date est affichée dans la cellule.

Le système de numérotation des dates d'Excel

Excel utilise un système de numérotation où le 1er janvier 1900 est représenté par le nombre 1. Le 2 janvier 1900 est le nombre 2, et ainsi de suite. Par conséquent, le 1er janvier 2024 est le nombre 45292. Cette représentation numérique permet à Excel de réaliser des calculs avec les dates, comme déterminer la différence entre deux dates ou ajouter un nombre de jours à une date.

Formats de date prédéfinis

Excel propose une large gamme de formats de date prédéfinis, allant du format court (par exemple, 01/01/2024) au format long (par exemple, lundi 1 janvier 2024). Vous pouvez accéder à ces formats via l'onglet "Accueil", puis en cliquant sur le menu déroulant "Nombre" dans le groupe "Nombre", ou en faisant un clic droit sur la cellule et en sélectionnant "Format de cellule..." puis "Date".

Modifier le format date sur Excel : Les méthodes

Il existe plusieurs façons de modifier le format date sur Excel. Nous allons explorer les plus courantes.

Utiliser le menu déroulant "Nombre"

C'est la méthode la plus simple et la plus rapide pour appliquer un format de date prédéfini.

1. Sélectionnez la ou les cellules contenant les dates que vous souhaitez formater.
2. Dans l'onglet "Accueil", repérez le groupe "Nombre".
3. Cliquez sur le menu déroulant situé à côté de "Nombre général".
4. Sélectionnez le format de date souhaité dans la liste. Excel propose des formats courts, longs, avec ou sans l'année, etc.

Utiliser la boîte de dialogue "Format de cellule"

Cette méthode offre plus de contrôle et permet de personnaliser le format de date.

1. Sélectionnez la ou les cellules contenant les dates à formater.
2. Faites un clic droit sur la sélection et choisissez "Format de cellule...".
3. Dans la boîte de dialogue "Format de cellule", sélectionnez l'onglet "Nombre".
4. Dans la liste "Catégorie", choisissez "Date".
5. Dans la liste "Type", sélectionnez le format de date souhaité. Vous pouvez voir un aperçu du format dans la zone "Exemple".
6. Cliquez sur "OK" pour appliquer le format.

Créer un format de date personnalisé

Si les formats prédéfinis ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un format de date personnalisé.

1. Sélectionnez la ou les cellules contenant les dates à formater.
2. Faites un clic droit sur la sélection et choisissez "Format de cellule...".
3. Dans la boîte de dialogue "Format de cellule", sélectionnez l'onglet "Nombre".
4. Dans la liste "Catégorie", choisissez "Personnalisée".
5. Dans la zone "Type", entrez le code de format personnalisé. Voici quelques exemples :
   • jj/mm/aaaa : Affiche la date au format jour/mois/année (par exemple, 01/01/2024).
   • jj-mm-aaaa : Affiche la date au format jour-mois-année (par exemple, 01-01-2024).
   • jj mmm aaaa : Affiche la date au format jour mois (abrégé) année (par exemple, 01 janv. 2024).
   • jj mmmm aaaa : Affiche la date au format jour mois (complet) année (par exemple, 01 janvier 2024).
   • jjjj jj mmmm aaaa : Affiche la date au format jour de la semaine jour mois (complet) année (par exemple, lundi 01 janvier 2024).
   • mm/jj/aa : Affiche la date au format mois/jour/année (sur deux chiffres) (par exemple, 01/01/24).
6. Cliquez sur "OK" pour appliquer le format.

Explication des codes de format de date:

• j : Jour (sans zéro initial si inférieur à 10)
• jj : Jour (avec zéro initial si inférieur à 10)
• jjj : Jour de la semaine (abrégé)
• jjjj : Jour de la semaine (complet)
• m : Mois (sans zéro initial si inférieur à 10)
• mm : Mois (avec zéro initial si inférieur à 10)
• mmm : Mois (abrégé)
• mmmm : Mois (complet)
• a : Année (sur deux chiffres)
• aaaa : Année (sur quatre chiffres)
• h : Heure (format 12 heures)
• hh : Heure (format 24 heures)
• m : Minute
• mm : Minute (avec zéro initial)
• s : Seconde
• ss : Seconde (avec zéro initial)
• AM/PM : Indicateur AM/PM pour le format 12 heures

Exemple pratique :

Supposons que vous ayez une date au format 2024-01-15 et que vous souhaitiez l'afficher au format 15 janvier 2024. Vous pouvez créer un format personnalisé "jj mmmm aaaa" dans la boîte de dialogue "Format de cellule".

Utiliser la fonction TEXTE

La fonction TEXTE permet de convertir une valeur numérique (comme une date) en texte en utilisant un format spécifique.

La syntaxe de la fonction est la suivante :

=TEXTE(valeur; format)

• valeur : La cellule contenant la date à convertir.
• format : Le code de format à appliquer (voir la liste des codes ci-dessus).

Exemple :

Si la date 15/01/2024 se trouve dans la cellule A1, la formule suivante :

=TEXTE(A1; "jj mmmm aaaa")

Affichera "15 janvier 2024".

Avantages de la fonction TEXTE :

• Permet de combiner des dates formatées avec d'autres textes dans une cellule.
• Utile pour créer des rapports et des étiquettes personnalisées.

Inconvénients de la fonction TEXTE :

• Le résultat est du texte, et non une valeur numérique. Vous ne pourrez pas effectuer de calculs directement sur ce texte.

Résoudre les problèmes courants de format date sur Excel

Il peut arriver que le format date sur Excel ne fonctionne pas comme prévu. Voici quelques problèmes courants et leurs solutions.

Dates affichées comme des nombres

Si une date est affichée comme un nombre (par exemple, 45292), cela signifie qu'Excel ne reconnaît pas le format de la cellule comme une date. Pour résoudre ce problème, sélectionnez la cellule et appliquez un format de date prédéfini ou personnalisé.

Dates affichées avec des symboles

Si une date est affichée avec des symboles # (par exemple, ########), cela signifie que la largeur de la colonne n'est pas suffisante pour afficher la date complète. Pour résoudre ce problème, augmentez la largeur de la colonne en faisant glisser la bordure droite de l'en-tête de colonne.

Excel ne reconnaît pas la date saisie

Si Excel ne reconnaît pas la date que vous avez saisie, vérifiez que vous utilisez le séparateur de date correct (généralement une barre oblique / ou un tiret -) et que l'ordre des éléments de la date (jour, mois, année) correspond aux paramètres régionaux de votre ordinateur. Vous pouvez modifier ces paramètres dans le Panneau de configuration de Windows ou dans les Préférences Système de macOS.

Conversion de texte en date

Si vous importez des données depuis un fichier texte, les dates peuvent être importées comme du texte. Pour convertir ces dates en valeurs numériques, vous pouvez utiliser la fonction DATEVAL. La syntaxe de la fonction est la suivante :

=DATEVAL(texte)

Où texte est la cellule contenant la date au format texte.

Exemple :

Si la date "15/01/2024" (au format texte) se trouve dans la cellule B1, la formule suivante :

=DATEVAL(B1)

Convertira cette valeur en une date numérique qu'Excel pourra reconnaître et formater correctement.

Astuces pour optimiser la gestion des dates sur Excel

Voici quelques astuces pour vous aider à gérer les dates plus efficacement sur Excel.

• Utilisez les tableaux structurés : Les tableaux structurés permettent d'appliquer automatiquement le même format de date à toutes les nouvelles lignes ajoutées au tableau.
• Créez des modèles : Si vous utilisez fréquemment les mêmes formats de date, créez un modèle Excel contenant ces formats. Vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs.
• Utilisez les raccourcis clavier : Les raccourcis clavier comme Ctrl + Maj + # (sur Windows) ou Cmd + Maj + # (sur macOS) permettent d'appliquer rapidement un format de date standard.
• Vérifiez les paramètres régionaux : Assurez-vous que les paramètres régionaux de votre ordinateur sont correctement configurés pour éviter les problèmes de format de date.

En maîtrisant le format date sur Excel, vous améliorerez la clarté de vos feuilles de calcul, faciliterez vos analyses et éviterez les erreurs. N'hésitez pas à expérimenter avec les différents formats et à créer vos propres formats personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques.