Comment manipuler du texte avec les formules Excel : Le guide pratique

Les bases des formules Excel Texte

Excel offre une palette de fonctions dédiées à la manipulation du texte. Comprendre leur fonctionnement de base est essentiel pour exploiter pleinement leur potentiel. Ces formules peuvent vous aider à nettoyer, formater et extraire des informations précieuses de vos données textuelles.

Qu'est-ce qu'une chaîne de caractères dans Excel ?

Dans Excel, une chaîne de caractères est une séquence de caractères (lettres, chiffres, symboles) traitée comme du texte. Elle est généralement délimitée par des guillemets doubles ("). Par exemple, "Bonjour le monde" est une chaîne de caractères.

Les opérateurs de texte

L'opérateur principal pour le texte dans Excel est l'esperluette (&), qui permet de concaténer (joindre) deux ou plusieurs chaînes de caractères.

Exemple :

Si la cellule A1 contient "Bonjour" et la cellule B1 contient " monde", la formule =A1&B1 renverra "Bonjour monde". Vous pouvez aussi ajouter du texte directement dans la formule : =A1&" "&B1 renverra "Bonjour monde" (avec un espace).

Les fonctions Excel Texte essentielles

Voici un aperçu des fonctions les plus couramment utilisées pour manipuler du texte dans Excel. Chaque fonction sera expliquée en détail avec des exemples.

CONCATENER (ou &)

La fonction CONCATENER (ou l'opérateur &) permet de joindre plusieurs chaînes de caractères en une seule. Bien que CONCATENER existe, l'utilisation de l'opérateur & est souvent plus simple et plus lisible.

Exemple :

=CONCATENER("Nom: ", A1, ", Prénom: ", B1) est équivalent à ="Nom: "&A1&", Prénom: "&B1. Si A1 contient "Dupont" et B1 contient "Jean", les deux formules renverront "Nom: Dupont, Prénom: Jean".

GAUCHE, DROITE, STXT (MID)

Ces fonctions permettent d'extraire une partie d'une chaîne de caractères en fonction de sa position.

• GAUCHE(texte, nombre_caractères) : Extrait un certain nombre de caractères à partir du début (gauche) d'une chaîne.
• DROITE(texte, nombre_caractères) : Extrait un certain nombre de caractères à partir de la fin (droite) d'une chaîne.
• STXT(texte, position_départ, nombre_caractères) : Extrait un certain nombre de caractères à partir d'une position spécifique au milieu d'une chaîne.

Exemples :

• =GAUCHE("Excel Facile", 5) renvoie "Excel".
• =DROITE("Excel Facile", 6) renvoie "Facile".
• =STXT("Excel Facile", 7, 4) renvoie "Fac".

NBCAR (LEN)

La fonction NBCAR (ou LEN en anglais) renvoie le nombre de caractères dans une chaîne de caractères.

Exemple :

=NBCAR("Excel") renvoie 5.

CHERCHE (FIND) et TROUVE (SEARCH)

Ces fonctions permettent de trouver la position d'une chaîne de caractères à l'intérieur d'une autre chaîne.

• CHERCHE(texte_cherché, texte_où_chercher, [no_départ]) : Trouve la position d'une chaîne de caractères dans une autre (sans tenir compte de la casse).
• TROUVE(texte_cherché, texte_où_chercher, [no_départ]) : Trouve la position d'une chaîne de caractères dans une autre (en tenant compte de la casse).

L'argument optionnel no_départ permet de spécifier la position de départ de la recherche.

Exemples :

• =CHERCHE("e", "Excel") renvoie 1 (la position du premier "e", sans tenir compte de la casse).
• =TROUVE("E", "Excel") renvoie 1 (la position du premier "E", en tenant compte de la casse).
• =CHERCHE("e", "Excel", 2) renvoie 1 (la position du premier "e" à partir du deuxième caractère).

REMPLACER (REPLACE) et SUBSTITUE (SUBSTITUTE)

Ces fonctions permettent de remplacer une partie d'une chaîne de caractères par une autre.

• REMPLACER(texte, no_départ, nombre_caractères, nouveau_texte) : Remplace une partie d'une chaîne de caractères en spécifiant la position de départ et le nombre de caractères à remplacer.
• SUBSTITUE(texte, ancien_texte, nouveau_texte, [no_occurrence]) : Remplace une occurrence spécifique d'une chaîne de caractères par une autre.

L'argument optionnel no_occurrence permet de spécifier quelle occurrence de ancien_texte doit être remplacée.

Exemples :

• =REMPLACER("Excel Facile", 7, 4, "Difficile") renvoie "Excel Difficile".
• =SUBSTITUE("Excel Facile Facile", "Facile", "Difficile") renvoie "Excel Difficile Facile".
• =SUBSTITUE("Excel Facile Facile", "Facile", "Difficile", 2) renvoie "Excel Facile Difficile".

MAJUSCULE, MINUSCULE, NOMPROPRE (UPPER, LOWER, PROPER)

Ces fonctions permettent de modifier la casse d'une chaîne de caractères.

• MAJUSCULE(texte) : Convertit une chaîne de caractères en majuscules.
• MINUSCULE(texte) : Convertit une chaîne de caractères en minuscules.
• NOMPROPRE(texte) : Met la première lettre de chaque mot en majuscule.

Exemples :

• =MAJUSCULE("excel") renvoie "EXCEL".
• =MINUSCULE("EXCEL") renvoie "excel".
• =NOMPROPRE("excel facile") renvoie "Excel Facile".

EPURAGE (TRIM)

La fonction EPURAGE supprime les espaces superflus dans une chaîne de caractères (espaces en début, en fin et multiples espaces entre les mots).

Exemple :

=EPURAGE(" Excel Facile ") renvoie "Excel Facile".

CODE et CAR (CODE and CHAR)

Ces fonctions permettent de convertir entre un caractère et son code numérique (code ASCII).

• CODE(texte) : Renvoie le code numérique du premier caractère d'une chaîne de caractères.
• CAR(nombre) : Renvoie le caractère correspondant à un code numérique.

Exemples :

• =CODE("A") renvoie 65.
• =CAR(65) renvoie "A".

Exemples pratiques d'utilisation des formules Excel texte

Voici quelques exemples concrets pour illustrer l'utilisation des formules Excel texte dans des situations réelles.

Extraire le prénom et le nom d'une adresse e-mail

Supposons que vous ayez une liste d'adresses e-mail dans la colonne A, et que vous souhaitiez extraire le prénom et le nom de chaque personne. Par exemple, si A1 contient "jean.dupont@example.com", vous pouvez utiliser les formules suivantes :

• Prénom (en B1) : =GAUCHE(A1,CHERCHE(".",A1)-1)
• Nom (en C1) : =STXT(A1,CHERCHE(".",A1)+1,CHERCHE("@",A1)-CHERCHE(".",A1)-1)

Explication :

• La formule pour le prénom utilise GAUCHE pour extraire les caractères à partir du début de l'adresse e-mail jusqu'au point (.). CHERCHE(".",A1)-1 détermine la position du point et soustrait 1 pour obtenir le nombre de caractères à extraire.
• La formule pour le nom utilise STXT pour extraire les caractères entre le point et l'arobase (@). CHERCHE(".",A1)+1 détermine la position de départ (après le point) et CHERCHE("@",A1)-CHERCHE(".",A1)-1 calcule le nombre de caractères à extraire.

Formater un numéro de téléphone

Supposons que vous ayez une liste de numéros de téléphone bruts dans la colonne A (par exemple, "0612345678"), et que vous souhaitiez les formater avec des espaces (par exemple, "06 12 34 56 78"). Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=GAUCHE(A1,2)&" "&STXT(A1,3,2)&" "&STXT(A1,5,2)&" "&STXT(A1,7,2)&" "&DROITE(A1,2)

Explication :

Cette formule utilise GAUCHE, STXT et DROITE pour extraire les chiffres par paires et les concaténer avec des espaces.

Convertir une date au format texte

Pour convertir une date au format texte, vous pouvez utiliser la fonction TEXTE. Par exemple, si A1 contient une date (par exemple, 01/01/2024), vous pouvez utiliser la formule suivante :

=TEXTE(A1,"jjjj dd mmmm aaaa")

Cette formule affichera la date au format "lundi 01 janvier 2024". Les codes de format "jjjj", "dd", "mmmm" et "aaaa" représentent respectivement le jour de la semaine, le jour du mois, le mois et l'année.

Bonnes pratiques et astuces pour les formules Excel texte

• Utilisez des noms de cellules clairs et descriptifs : Cela rendra vos formules plus faciles à comprendre et à maintenir.
• Décomposez les formules complexes en étapes plus simples : Si une formule devient trop longue et difficile à lire, divisez-la en plusieurs colonnes intermédiaires.
• Testez vos formules avec des exemples variés : Assurez-vous que vos formules fonctionnent correctement dans tous les cas de figure.
• Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer les erreurs : Cela permet d'éviter que des erreurs n'apparaissent dans vos résultats.
• Combinez les fonctions texte avec d'autres fonctions Excel : Par exemple, vous pouvez utiliser les fonctions texte avec les fonctions de recherche (RECHERCHEV, RECHERCHEH) ou les fonctions logiques (SI, ET, OU).

Erreurs courantes à éviter

• Oublier les guillemets doubles pour les chaînes de caractères : Excel interprétera le texte sans guillemets comme des noms de cellules ou de fonctions.
• Confondre CHERCHE et TROUVE : Rappelez-vous que CHERCHE ne tient pas compte de la casse, tandis que TROUVE y est sensible.
• Ne pas tenir compte des espaces superflus : Utilisez la fonction EPURAGE pour supprimer les espaces inutiles avant de manipuler le texte.
• Utiliser des références de cellules incorrectes : Vérifiez que les références de cellules dans vos formules sont correctes.
• Ne pas gérer les erreurs potentielles : Utilisez la fonction SIERREUR pour afficher un message d'erreur convivial au lieu d'un code d'erreur Excel.

Conclusion

Les formules Excel texte sont des outils puissants pour manipuler et transformer vos données textuelles. En maîtrisant les fonctions essentielles et en suivant les bonnes pratiques, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches, gagner du temps et améliorer la qualité de vos analyses. N'hésitez pas à expérimenter et à combiner ces formules pour répondre à vos besoins spécifiques. Avec un peu de pratique, vous deviendrez un expert en manipulation de texte dans Excel !