Comment filtrer vos données Excel avec la formule FILTRE (et sans VBA) ?

La formule FILTRE Excel : Votre alliée pour l'extraction de données

La formule FILTRE est une fonction de tableau dynamique introduite dans Excel 365. Elle permet de filtrer une plage de données en fonction d'un ou plusieurs critères, renvoyant un nouveau tableau contenant uniquement les lignes qui correspondent à ces critères. C'est une alternative moderne et plus performante aux filtres automatiques et aux formules matricielles complexes.

Syntaxe de la formule FILTRE

La syntaxe de la formule FILTRE est la suivante :

=FILTRE(tableau, include, [if_empty])

• tableau : La plage de cellules ou le tableau que vous souhaitez filtrer. Il s'agit de la source de données.
• include : Une matrice booléenne (VRAI ou FAUX) qui détermine quelles lignes du tableau doivent être incluses dans le résultat. Chaque élément de la matrice correspond à une ligne du tableau. Si l'élément est VRAI, la ligne est incluse ; sinon, elle est exclue. C'est ici que la logique de votre filtre est définie.
• [if_empty] (facultatif) : La valeur à renvoyer si aucun élément ne correspond aux critères de filtrage. Si cet argument est omis et qu'aucun élément n'est trouvé, la formule renvoie l'erreur #CALC!.

Exemples pratiques de la formule FILTRE

Exemple 1 : Filtrer une liste de clients par pays

Supposons que vous ayez un tableau de données clients avec les colonnes "Nom", "Pays", et "Ville". Vous souhaitez extraire tous les clients qui sont situés en France.

1. Le tableau de données : Imaginez un tableau en A1:C10 avec les en-têtes "Nom" (A1), "Pays" (B1), et "Ville" (C1). Les données commencent en A2.

2. La formule : Dans une cellule vide (par exemple, E1), entrez la formule suivante :

   =FILTRE(A2:C10, B2:B10="France", "Aucun client trouvé en France")

   • A2:C10 est le tableau de données à filtrer.
   • B2:B10="France" est la condition de filtrage. Elle vérifie si la valeur dans la colonne "Pays" est égale à "France". Cette condition renvoie une matrice de valeurs VRAI/FAUX.
   • "Aucun client trouvé en France" est la valeur à renvoyer si aucun client n'est trouvé en France. Cette valeur s'affichera si le filtre ne retourne aucune ligne.

3. Résultat : La formule renverra un nouveau tableau contenant uniquement les clients situés en France. Si aucun client n'est situé en France, elle affichera le message "Aucun client trouvé en France".

Exemple 2 : Filtrer des produits par catégorie et prix

Considérons un tableau de produits avec les colonnes "Nom du produit", "Catégorie", et "Prix". Vous voulez extraire tous les produits de la catégorie "Électronique" dont le prix est supérieur à 100 €.

1. Le tableau de données : Imaginez un tableau en A1:C10 avec les en-têtes "Nom du produit" (A1), "Catégorie" (B1), et "Prix" (C1). Les données commencent en A2.

2. La formule : Dans une cellule vide, entrez la formule suivante :

   =FILTRE(A2:C10, (B2:B10="Électronique")*(C2:C10>100), "Aucun produit trouvé")

   • A2:C10 est le tableau de données à filtrer.
   • (B2:B10="Électronique")*(C2:C10>100) est la condition de filtrage combinée. Elle utilise l'opérateur * (ET logique) pour combiner deux conditions :
     • B2:B10="Électronique" vérifie si la catégorie est "Électronique".
     • C2:C10>100 vérifie si le prix est supérieur à 100.
     • Le * entre les deux conditions assure que seules les lignes qui satisfont les DEUX conditions sont incluses. Si vous vouliez une condition OU, vous utiliseriez le signe +.
   • "Aucun produit trouvé" est la valeur à renvoyer si aucun produit ne correspond aux critères.

3. Résultat : La formule renverra un tableau avec les produits de la catégorie "Électronique" dont le prix est supérieur à 100 €.

Exemple 3 : Filtrer une plage de dates

Supposons que vous ayez une liste de transactions avec une colonne "Date de transaction". Vous souhaitez extraire toutes les transactions effectuées entre le 1er janvier 2023 et le 31 janvier 2023.

1. Le tableau de données : Imaginez un tableau en A1:B10 avec les en-têtes "Date de transaction" (A1) et "Montant" (B1). Les données commencent en A2. Assurez-vous que la colonne "Date de transaction" est formatée comme une date.

2. La formule : Dans une cellule vide, entrez la formule suivante :

   =FILTRE(A2:B10, (A2:A10>=DATE(2023,1,1))*(A2:A10<=DATE(2023,1,31)), "Aucune transaction trouvée en janvier 2023")

   • A2:B10 est le tableau de données.
   • (A2:A10>=DATE(2023,1,1))*(A2:A10<=DATE(2023,1,31)) est la condition de filtrage. Elle utilise la fonction DATE pour créer des dates de début et de fin, puis vérifie si la date de transaction est comprise entre ces deux dates.

3. Résultat : La formule renverra un tableau avec les transactions effectuées en janvier 2023.

Astuces et bonnes pratiques pour la formule FILTRE

• Utiliser des noms de plages nommées : Pour rendre vos formules plus lisibles et maintenables, utilisez des noms de plages nommées pour vos tableaux de données. Par exemple, au lieu d'utiliser A2:C10, vous pouvez définir une plage nommée "TableauClients" et l'utiliser dans votre formule.
• Combiner la formule FILTRE avec d'autres formules : La formule FILTRE peut être combinée avec d'autres formules Excel pour effectuer des analyses plus complexes. Par exemple, vous pouvez utiliser SOMME(FILTRE(...)) pour calculer la somme des valeurs filtrées.
• Gérer les erreurs : Utilisez l'argument [if_empty] pour gérer le cas où aucun élément ne correspond aux critères de filtrage. Cela permet d'éviter les erreurs #CALC! et de rendre votre feuille de calcul plus conviviale.
• Comprendre les matrices booléennes : La clé de la formule FILTRE réside dans la matrice booléenne. Assurez-vous de bien comprendre comment créer des matrices booléennes en utilisant des opérateurs de comparaison (>, <, =, <>, etc.) et des fonctions logiques (ET, OU, NON).
• Utiliser la mise en forme conditionnelle : Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les lignes filtrées dans votre tableau de données source. Cela peut être utile pour visualiser rapidement les données qui correspondent à vos critères.

Erreurs courantes à éviter avec la formule FILTRE

• Incompatibilité de taille des matrices : La matrice include doit avoir la même hauteur que le tableau que vous filtrez. Si les tailles ne correspondent pas, la formule renverra une erreur #VALUE!.
• Utilisation incorrecte des opérateurs logiques : Assurez-vous d'utiliser correctement les opérateurs logiques * (ET) et + (OU) pour combiner plusieurs conditions de filtrage. Une erreur dans l'utilisation de ces opérateurs peut entraîner des résultats inattendus.
• Oublier l'argument [if_empty] : Si vous ne spécifiez pas l'argument [if_empty] et qu'aucun élément ne correspond aux critères de filtrage, la formule renverra une erreur #CALC!. Il est préférable de spécifier une valeur par défaut (par exemple, "Aucun résultat trouvé") pour rendre votre feuille de calcul plus conviviale.
• Confusion entre les types de données : Assurez-vous que les types de données que vous comparez sont compatibles. Par exemple, vous ne pouvez pas comparer une date à une chaîne de texte sans utiliser la fonction DATE pour convertir la chaîne de texte en date.

Alternatives à la formule FILTRE

Bien que la formule FILTRE soit un outil puissant, il existe d'autres méthodes pour filtrer des données dans Excel :

• Filtres automatiques : Les filtres automatiques sont un moyen simple et rapide de filtrer des données directement dans votre tableau. Cependant, ils ne sont pas aussi dynamiques que la formule FILTRE et ne permettent pas de créer des extractions qui se mettent à jour automatiquement.
• Tableaux croisés dynamiques : Les tableaux croisés dynamiques sont un outil puissant pour analyser et synthétiser des données. Ils peuvent également être utilisés pour filtrer des données en fonction de différents critères.
• Formules matricielles : Avant l'introduction de la formule FILTRE, les formules matricielles étaient souvent utilisées pour filtrer des données. Cependant, les formules matricielles peuvent être complexes à écrire et à comprendre, et elles peuvent être moins performantes que la formule FILTRE.
• Power Query : Power Query est un outil d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) intégré à Excel. Il permet d'importer des données à partir de différentes sources, de les transformer et de les filtrer, puis de les charger dans votre feuille de calcul. Power Query est particulièrement utile pour travailler avec des données volumineuses et complexes.

Conclusion

La formule FILTRE est un outil essentiel pour tout utilisateur d'Excel qui souhaite extraire des données spécifiques de ses tableaux. Sa flexibilité, sa puissance et sa facilité d'utilisation en font une alternative idéale aux filtres manuels et aux macros VBA complexes. En maîtrisant cette formule, vous pourrez automatiser vos tâches d'extraction de données et gagner un temps précieux. Alors, n'hésitez plus, expérimentez avec les exemples présentés dans cet article et découvrez tout le potentiel de la formule FILTRE !