Qu'est-ce que l'historique des versions Excel et pourquoi est-ce important ?
L'historique des versions Excel est une fonctionnalité cruciale qui enregistre automatiquement les différentes versions de votre fichier au fur et à mesure de vos modifications. Imaginez-le comme une machine à remonter le temps pour vos feuilles de calcul ! Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les situations suivantes :
- Erreurs de manipulation : Vous avez supprimé des données importantes par erreur, ou modifié une formule sans le vouloir.
- Collaborations : Plusieurs personnes travaillent sur le même fichier, et vous souhaitez revenir à une version antérieure.
- Simples regrets : Vous n'êtes pas satisfait des modifications que vous avez apportées et préférez revenir en arrière.
Sans l'historique des versions Excel, vous seriez contraint de recommencer votre travail depuis le début, ce qui peut être extrêmement frustrant et chronophage. Cette fonctionnalité vous offre une sécurité et une flexibilité inestimables.
Accéder à l'historique des versions dans Excel 365 (OneDrive ou SharePoint)
Si vous utilisez Excel 365 et que votre fichier est enregistré sur OneDrive ou SharePoint, l'accès à l'historique des versions Excel est particulièrement simple. Voici comment procéder :
- Ouvrez le fichier Excel concerné.
- Cliquez sur le nom du fichier en haut de la fenêtre Excel. Cela ouvrira un menu déroulant.
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Sélectionnez "Historique des versions". Une barre latérale s'ouvrira, affichant la liste des versions précédentes de votre fichier. Chaque version est horodatée, ce qui vous permet de les identifier facilement.
Capture d'écran de la barre latérale "Historique des versions" dans Excel 365, montrant la liste des versions avec leur date et heure. (Description textuelle)
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Cliquez sur la version que vous souhaitez consulter. Excel ouvrira cette version dans une nouvelle fenêtre en mode "Lecture seule". Vous pouvez ainsi examiner les données et les formules de cette version sans risquer de la modifier.
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Pour restaurer une version, cliquez sur le bouton "Restaurer" en haut de la fenêtre. Excel remplacera alors la version actuelle de votre fichier par la version que vous avez sélectionnée. Un message de confirmation vous sera affiché.
Capture d'écran du bouton "Restaurer" dans la barre d'outils d'Excel 365. (Description textuelle)
Astuce : Comparer les versions
Excel 365 ne propose pas de fonctionnalité de comparaison directe des versions intégrée. Cependant, vous pouvez ouvrir deux versions différentes dans des fenêtres distinctes et les comparer visuellement. Vous pouvez également utiliser des outils tiers pour comparer les fichiers Excel et identifier les différences.
Accéder à l'historique des versions dans Excel en ligne
La version en ligne d'Excel (via OneDrive ou SharePoint) offre une fonctionnalité d'historique des versions Excel similaire à celle d'Excel 365. Les étapes sont presque identiques :
- Ouvrez le fichier Excel dans votre navigateur web.
- Cliquez sur "Fichier" dans le ruban.
- Sélectionnez "Info".
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Cliquez sur "Historique des versions".
Capture d'écran du menu "Fichier" -> "Info" -> "Historique des versions" dans Excel en ligne. (Description textuelle)
La barre latérale de l'historique des versions Excel s'affichera, vous permettant de consulter et de restaurer les versions précédentes de votre fichier, de la même manière que dans Excel 365.
Récupérer une version précédente d'un fichier Excel non enregistré sur OneDrive ou SharePoint (Versions locales)
Si votre fichier Excel n'est pas enregistré sur OneDrive ou SharePoint, l'historique des versions Excel n'est pas disponible de la même manière. Cependant, Excel propose des options de récupération automatique qui peuvent vous aider à retrouver une version antérieure de votre fichier.
1. La récupération automatique
Excel enregistre automatiquement des copies de votre fichier à intervalles réguliers (par défaut, toutes les 10 minutes). Si Excel se ferme de manière inattendue (plantage, coupure de courant), vous pouvez récupérer la dernière version enregistrée automatiquement.
- Rouvrez Excel.
- Si Excel détecte une fermeture anormale, il affichera un volet "Récupération de document" sur le côté gauche de l'écran. Ce volet liste les fichiers récupérés automatiquement.
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Cliquez sur le fichier que vous souhaitez récupérer. Excel ouvrira la dernière version enregistrée automatiquement.
Capture d'écran du volet "Récupération de document" dans Excel. (Description textuelle)
2. Les fichiers temporaires
Excel crée également des fichiers temporaires pendant que vous travaillez sur un fichier. Ces fichiers peuvent contenir des versions antérieures de votre fichier. Voici comment les trouver :
- Fermez Excel.
- Ouvrez l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac).
- Recherchez les fichiers dont le nom commence par "~$ " ou ".~" et qui ont la même extension que votre fichier Excel (par exemple, ".xlsx" ou ".xls"). Ces fichiers se trouvent généralement dans le même dossier que votre fichier Excel original.
- Copiez ces fichiers dans un autre emplacement (par exemple, sur votre bureau).
- Renommez les fichiers en remplaçant "~$ " ou ".~" par un nom de fichier valide avec l'extension ".xlsx" ou ".xls".
- Ouvrez les fichiers renommés dans Excel. Il se peut qu'ils contiennent une version antérieure de votre fichier.
3. La sauvegarde automatique (si activée)
Si vous avez activé la fonction de sauvegarde automatique dans Excel (Fichier > Options > Enregistrement), Excel créera automatiquement une copie de sauvegarde de votre fichier à intervalles réguliers. Cette copie de sauvegarde est généralement enregistrée dans le même dossier que votre fichier original, avec l'extension ".xlk".
- Ouvrez l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac).
- Recherchez les fichiers avec l'extension ".xlk" dans le même dossier que votre fichier Excel original.
- Copiez le fichier .xlk dans un autre emplacement.
- Renommez le fichier .xlk en remplaçant l'extension ".xlk" par ".xlsx" ou ".xls".
- Ouvrez le fichier renommé dans Excel. Il devrait s'agir d'une version de sauvegarde de votre fichier.
Activer et configurer la sauvegarde automatique dans Excel
Pour éviter de perdre des données importantes, il est fortement recommandé d'activer et de configurer la sauvegarde automatique dans Excel. Voici comment procéder :
- Ouvrez Excel.
- Cliquez sur "Fichier" > "Options".
- Sélectionnez "Enregistrement" dans la boîte de dialogue Options Excel.
- Cochez la case "Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes". Définissez l'intervalle de temps souhaité (par exemple, 5 minutes).
- Cochez la case "Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer".
- Vous pouvez également modifier l'emplacement du fichier de récupération automatique en spécifiant un autre dossier dans le champ "Emplacement du fichier de récupération automatique".
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Cliquez sur "OK".
Capture d'écran de la boîte de dialogue "Options Excel" -> "Enregistrement", montrant les options de récupération automatique. (Description textuelle)
Erreurs courantes et comment les éviter
- Ne pas enregistrer régulièrement : Pensez à enregistrer votre fichier régulièrement (Ctrl+S ou Cmd+S). Même avec la sauvegarde automatique activée, un enregistrement manuel est toujours plus sûr.
- Écraser accidentellement un fichier : Soyez particulièrement vigilant lorsque vous enregistrez un fichier sous le même nom. Vérifiez toujours que vous ne remplacez pas une version importante.
- Ne pas utiliser OneDrive ou SharePoint : L'utilisation de OneDrive ou SharePoint facilite grandement la gestion des versions et la récupération des fichiers en cas de problème.
Conclusion
L'historique des versions Excel est un outil puissant qui peut vous éviter bien des soucis. Que vous utilisiez Excel 365, Excel en ligne ou une version plus ancienne, il existe des méthodes pour retrouver et restaurer une version antérieure de votre fichier. En activant la sauvegarde automatique et en étant vigilant lors de l'enregistrement de vos fichiers, vous pouvez minimiser les risques de perte de données et travailler en toute sérénité.