Créer un menu déroulant dans Excel : Le guide étape par étape
Un menu déroulant dans Excel, aussi appelé liste de validation, permet aux utilisateurs de sélectionner une valeur à partir d'une liste prédéfinie. Cela assure une saisie de données cohérente et évite les erreurs de frappe. Voici comment en créer un:
1. Préparer votre liste de données
Avant de créer le menu déroulant, vous devez avoir une liste des options que vous souhaitez proposer. Cette liste peut être saisie directement dans une feuille Excel, ou faire référence à une plage de cellules existante.
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Exemple : Supposons que vous souhaitez créer un menu déroulant pour choisir un service dans une feuille de calcul de facturation. Votre liste pourrait être : "Consulting", "Formation", "Développement", "Maintenance".
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Conseil : Il est recommandé de placer votre liste de données dans une feuille Excel distincte, pour une meilleure organisation de votre classeur. Nommez cette feuille "Listes" par exemple.
2. Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant
Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que le menu déroulant apparaisse. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option.
3. Accéder à la validation des données
- Allez dans l'onglet Données du ruban Excel.
- Dans le groupe Outils de données, cliquez sur le bouton Validation des données.
Une fenêtre s'ouvre, affichant les paramètres de validation des données.
4. Configurer la validation des données
- Dans l'onglet Options, sous Autoriser, sélectionnez Liste dans le menu déroulant.
- Une nouvelle zone apparaît : Source.
5. Définir la source de la liste
C'est ici que vous indiquez à Excel où se trouve votre liste d'options. Vous avez deux options :
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Saisir directement la liste : Dans la zone Source, tapez vos options séparées par des virgules. Par exemple :
Consulting,Formation,Développement,Maintenance. -
Faire référence à une plage de cellules : Cliquez sur l'icône à droite de la zone Source. La fenêtre se réduit. Sélectionnez ensuite la plage de cellules contenant votre liste (par exemple,
Feuil2!$A$1:$A$4). Appuyez sur la touche Entrée pour revenir à la fenêtre de validation des données. -
Important : Utilisez les références absolues ($) pour les plages de cellules si vous prévoyez de copier le menu déroulant vers d'autres cellules. Cela garantit que la référence à la liste reste correcte.
6. Personnaliser les messages (facultatif)
Vous pouvez ajouter des messages pour guider l'utilisateur:
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Message de saisie : Dans l'onglet Message de saisie, vous pouvez définir un titre et un message qui s'afficheront lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule contenant le menu déroulant. Cela peut être utile pour donner des instructions claires.
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Alerte d'erreur : Dans l'onglet Alerte d'erreur, vous pouvez définir une alerte qui s'affichera si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste. Vous pouvez choisir le style de l'alerte (arrêt, avertissement, information) et personnaliser le titre et le message.
7. Valider et tester votre menu déroulant
Cliquez sur le bouton OK pour valider vos paramètres. Votre menu déroulant est maintenant créé ! Cliquez sur la cellule pour vérifier qu'il fonctionne correctement. Un petit triangle apparaît sur le côté de la cellule, indiquant la présence d'un menu déroulant. Cliquez sur ce triangle pour afficher la liste des options.
Exemples pratiques d'utilisation des menus déroulants
Les menus déroulants peuvent être utilisés dans de nombreux contextes pour simplifier la saisie de données et améliorer la cohérence des informations.
Exemple 1 : Suivi de projet
Vous pouvez utiliser un menu déroulant pour indiquer l'état d'avancement d'une tâche (à faire, en cours, terminé, bloqué). Cela permet de visualiser rapidement l'état d'avancement du projet et d'éviter les erreurs de saisie.
- Liste de données : "À faire", "En cours", "Terminé", "Bloqué"
Exemple 2 : Gestion des stocks
Vous pouvez utiliser un menu déroulant pour choisir la catégorie d'un produit (alimentaire, textile, électronique). Cela permet de classer facilement les produits et de générer des rapports pertinents.
- Liste de données : "Alimentaire", "Textile", "Électronique", "Papeterie"
Exemple 3 : Questionnaire
Vous pouvez utiliser un menu déroulant pour proposer des réponses prédéfinies à une question (oui, non, peut-être). Cela facilite la collecte de données et l'analyse des résultats.
- Liste de données : "Oui", "Non", "Peut-être"
Astuces pour optimiser vos menus déroulants
Voici quelques astuces pour rendre vos menus déroulants encore plus efficaces:
Utiliser des noms définis
Au lieu de faire référence directement à une plage de cellules, vous pouvez définir un nom pour cette plage. Cela rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir. Pour définir un nom, sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste, allez dans l'onglet Formules, cliquez sur Définir un nom et saisissez un nom pour la plage (par exemple, "ListeServices"). Ensuite, dans la validation des données, vous pourrez utiliser =ListeServices comme source.
Créer des menus déroulants dépendants
Vous pouvez créer des menus déroulants dont les options dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pouvez avoir un premier menu déroulant pour choisir un pays, et un deuxième menu déroulant qui affiche les villes de ce pays. La création de menus déroulants dépendants est plus complexe et nécessite l'utilisation de formules et de noms définis. Il existe de nombreux tutoriels en ligne qui expliquent comment faire.
Utiliser la fonction INDIRECT
La fonction INDIRECT est souvent utilisée pour créer des menus déroulants dépendants. Elle permet de transformer une chaîne de texte en référence à une plage de cellules. Par exemple, si vous avez une feuille nommée "France" qui contient la liste des villes françaises, vous pouvez utiliser la formule =INDIRECT(A1) dans la validation des données d'un deuxième menu déroulant, où A1 est la cellule contenant le nom du pays sélectionné dans le premier menu déroulant.
Gérer les erreurs
Il est important de bien configurer l'alerte d'erreur pour éviter que l'utilisateur ne saisisse des valeurs incorrectes. Vous pouvez personnaliser le message d'erreur pour qu'il soit clair et informatif.
Masquer la feuille contenant les listes
Si vous ne voulez pas que l'utilisateur puisse modifier la liste des options, vous pouvez masquer la feuille Excel contenant ces listes. Pour masquer une feuille, faites un clic droit sur l'onglet de la feuille et sélectionnez Masquer.
Erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants
Voici quelques erreurs courantes à éviter:
- Oublier de définir la source de la liste : C'est l'erreur la plus fréquente. Assurez-vous d'avoir bien défini la plage de cellules contenant votre liste d'options.
- Utiliser des références relatives au lieu de références absolues : Si vous copiez le menu déroulant vers d'autres cellules, utilisez des références absolues ($) pour la plage de cellules contenant la liste, afin que la référence reste correcte.
- Saisir des options avec des fautes d'orthographe : Vérifiez attentivement l'orthographe des options de votre liste, car cela peut entraîner des erreurs de saisie et des problèmes d'analyse des données.
- Ne pas personnaliser les messages d'erreur : Prenez le temps de personnaliser les messages d'erreur pour qu'ils soient clairs et informatifs pour l'utilisateur.
Alternatives aux menus déroulants traditionnels
Bien que les menus déroulants soient un outil puissant, il existe d'autres méthodes pour simplifier la saisie de données dans Excel.
Listes déroulantes avec recherche (Autocomplete)
Ces listes permettent à l'utilisateur de commencer à taper et Excel propose des suggestions basées sur les valeurs existantes dans la liste. Cela peut être plus rapide que de parcourir une longue liste déroulante.
- Pour activer l'autocomplete, assurez-vous que l'option "Activer la saisie semi-automatique pour les valeurs de cellules" est cochée dans les options Excel (Fichier > Options > Options avancées > Options d'édition).
Contrôles de formulaire (cases à cocher, boutons d'option)
Les contrôles de formulaire peuvent être utiles pour sélectionner une ou plusieurs options parmi un ensemble limité de choix. Ils sont particulièrement adaptés aux formulaires interactifs.
- Pour insérer des contrôles de formulaire, vous devez activer l'onglet "Développeur" (Fichier > Options > Personnaliser le ruban > Cocher "Développeur"). Ensuite, vous pouvez insérer des cases à cocher ou des boutons d'option à partir de l'onglet "Développeur".
Power Query
Power Query permet d'importer et de transformer des données provenant de différentes sources. Vous pouvez utiliser Power Query pour créer une liste d'options à partir d'une base de données ou d'un fichier texte, et l'utiliser comme source pour un menu déroulant.
Conclusion
Créer un menu déroulant dans Excel est une tâche simple qui peut grandement améliorer la convivialité de vos feuilles de calcul et la qualité de vos données. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de créer des menus déroulants efficaces et adaptés à vos besoins. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de personnalisation pour rendre vos menus déroulants encore plus performants. En intégrant cette fonctionnalité dans votre flux de travail, vous constaterez une amélioration significative de votre productivité et de la précision de vos données.