Comment créer une liste déroulante (pick list) dans Excel ?

Créer une liste déroulante (pick list) dans Excel : Guide étape par étape

Une liste déroulante, ou pick list, dans Excel permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. C'est un outil puissant pour contrôler la saisie de données, éviter les erreurs de frappe et standardiser les informations dans vos feuilles de calcul.

Pourquoi utiliser une liste déroulante ?

• Simplification de la saisie : Plus besoin de taper l'information à chaque fois, un simple clic suffit.
• Réduction des erreurs : Les options étant prédéfinies, les erreurs de frappe sont éliminées.
• Standardisation des données : Assure une cohérence dans les informations saisies.
• Amélioration de l'ergonomie : Facilite la navigation et la compréhension de la feuille de calcul.

Méthode 1 : Créer une liste déroulante à partir d'une plage de cellules

C'est la méthode la plus courante et la plus simple pour créer une liste déroulante dans Excel.

Étape 1 : Préparer la liste des options

Dans une colonne de votre feuille de calcul (par exemple, les colonnes H à J), saisissez les options que vous souhaitez inclure dans votre liste déroulante. Assurez-vous que chaque option figure sur une ligne distincte.

Exemple :

Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer la liste déroulante

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. Par exemple, la cellule A1.

Étape 3 : Accéder à la validation des données

1. Cliquez sur l'onglet Données dans le ruban Excel.
2. Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Configurer la validation des données

Dans la boîte de dialogue Validation des données :

1. Sous l'onglet Options, dans la liste déroulante Autoriser, sélectionnez Liste.
2. Dans le champ Source, entrez la plage de cellules contenant vos options. Vous pouvez soit taper la référence de la plage (par exemple, $H$2:$H$4), soit cliquer sur l'icône à droite du champ et sélectionner la plage directement sur la feuille de calcul.
3. Cochez (ou décochez) la case Ignorer si vide selon vos besoins. Si cette case est cochée, la cellule pourra être laissée vide sans message d'erreur.
4. Cochez (ou décochez) la case Liste déroulante dans la cellule. Cette option active ou désactive l'affichage de la flèche de la liste déroulante.

Important : L'utilisation des références absolues (avec le signe $) est recommandée si vous prévoyez de copier la cellule contenant la liste déroulante. Cela garantit que la plage de cellules source reste la même.

Étape 5 : Personnaliser les messages (facultatif)

Vous pouvez personnaliser les messages d'entrée et d'erreur pour guider l'utilisateur.

• Message de saisie : Affiche un message lorsque la cellule est sélectionnée. Pour configurer ce message, allez dans l'onglet Message de saisie de la boîte de dialogue Validation des données, cochez la case Afficher un message de saisie quand la cellule est sélectionnée et entrez un titre et un message.
• Alerte d'erreur : Affiche un message d'erreur si l'utilisateur entre une valeur qui ne figure pas dans la liste. Pour configurer ce message, allez dans l'onglet Alerte d'erreur de la boîte de dialogue Validation des données, sélectionnez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement ou Information), cochez la case Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides et entrez un titre et un message.

Étape 6 : Valider et tester la liste déroulante

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Validation des données. La liste déroulante devrait maintenant apparaître dans la cellule sélectionnée. Cliquez sur la flèche pour afficher les options et sélectionnez celle de votre choix.

Méthode 2 : Créer une liste déroulante à partir d'une liste nommée

Cette méthode est utile si vous utilisez souvent la même liste d'options dans différentes feuilles de calcul ou si vous souhaitez rendre votre feuille de calcul plus lisible.

Étape 1 : Définir une liste nommée

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant vos options (par exemple, H2:H4).
2. Cliquez dans la zone Nom (située à gauche de la barre de formule).
3. Tapez un nom pour votre liste (par exemple, ListeFruits) et appuyez sur Entrée.

Étape 2 : Créer la liste déroulante à partir de la liste nommée

Suivez les étapes 2 à 4 de la méthode 1, mais dans le champ Source de la boîte de dialogue Validation des données, tapez =ListeFruits (ou le nom que vous avez donné à votre liste).

Étape 3 : Valider et tester la liste déroulante

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Validation des données. La liste déroulante devrait maintenant apparaître dans la cellule sélectionnée.

Méthode 3 : Créer une liste déroulante avec saisie semi-automatique

Cette méthode combine les avantages d'une liste déroulante et de la saisie manuelle. L'utilisateur peut choisir une option dans la liste ou taper une nouvelle valeur.

Attention : Cette méthode nécessite l'utilisation de VBA (Visual Basic for Applications) et est donc plus avancée.

Étape 1 : Ouvrir l'éditeur VBA

1. Appuyez sur les touches Alt + F11 pour ouvrir l'éditeur VBA.

Étape 2 : Insérer un module

1. Dans l'éditeur VBA, cliquez sur Insertion > Module.

Étape 3 : Écrire le code VBA

Copiez et collez le code VBA suivant dans le module :

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
  Dim KeyCells As Range

  Set KeyCells = Range("A1") ' Remplacez A1 par la cellule contenant la liste déroulante

  If Not Application.Intersect(KeyCells, Range(Target.Address)) _
         Is Nothing Then
    With Target.Validation
      .Delete
      .Add Type:=xlValidateList, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
      xlBetween, Formula1:="Pomme,Banane,Fraise" ' Remplacez par votre liste d'options séparées par des virgules
      .IgnoreBlank = True
      .InCellDropdown = True
      .ShowInput = True
      .ShowError = True
    End With
  End If
End Sub

Étape 4 : Modifier le code VBA

1. Remplacez A1 par la cellule contenant la liste déroulante.
2. Remplacez "Pomme,Banane,Fraise" par votre liste d'options séparées par des virgules.

Étape 5 : Fermer l'éditeur VBA et tester la liste déroulante

Fermez l'éditeur VBA et retournez à votre feuille de calcul. La liste déroulante devrait maintenant fonctionner avec la saisie semi-automatique. Si vous tapez une valeur qui ne figure pas dans la liste, Excel affichera un message d'erreur.

Conseils et astuces pour optimiser vos listes déroulantes

• Utiliser des noms descriptifs pour vos listes nommées : Cela rendra votre feuille de calcul plus facile à comprendre et à maintenir.
• Regrouper vos listes d'options dans une feuille de calcul dédiée : Cela permet de garder vos données organisées et facilite la modification des listes.
• Utiliser la fonction DECALER pour créer des listes déroulantes dynamiques : Cela permet d'ajouter ou de supprimer des options de la liste sans avoir à modifier la validation des données.
• Personnaliser les messages d'entrée et d'erreur : Guidez l'utilisateur et fournissez des informations claires et concises.
• Utiliser les couleurs pour distinguer les cellules contenant des listes déroulantes : Cela améliore la visibilité et l'ergonomie de votre feuille de calcul.

Erreurs courantes à éviter

• Oublier de définir une plage de cellules source : La liste déroulante ne fonctionnera pas si la source des données n'est pas définie.
• Utiliser des références relatives au lieu de références absolues : Si vous copiez la cellule contenant la liste déroulante, la plage de cellules source risque de changer.
• Saisir des options avec des fautes d'orthographe : Cela peut entraîner des erreurs et des incohérences dans vos données.
• Ne pas personnaliser les messages d'erreur : L'utilisateur risque de ne pas comprendre pourquoi il ne peut pas saisir une certaine valeur.

Conclusion

Créer une liste déroulante dans Excel est une compétence essentielle pour tous ceux qui souhaitent optimiser la saisie de données et améliorer l'ergonomie de leurs feuilles de calcul. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de créer des listes déroulantes efficaces et personnalisées pour répondre à vos besoins spécifiques. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes méthodes et options pour maîtriser pleinement cette fonctionnalité puissante.