Comment créer une liste déroulante Excel qui simplifie votre travail ?

Créer une liste déroulante Excel : Le guide pas à pas

Les listes déroulantes Excel, aussi appelées listes de validation de données, sont un excellent moyen de contrôler les données saisies dans vos feuilles de calcul. Elles permettent de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie, évitant ainsi les erreurs de frappe et assurant la cohérence des données.

Étape 1 : Préparer votre liste de données

La première étape consiste à définir la liste des options qui apparaîtront dans votre liste déroulante. Vous pouvez saisir ces options directement dans une plage de cellules de votre feuille de calcul. Par exemple, vous pouvez créer une liste de pays, de produits, de catégories, ou de toute autre information pertinente pour votre projet.

Exemple :

Dans votre feuille Excel, saisissez les options de votre liste dans les cellules A1 à A5. Par exemple :

• A1 : France
• A2 : Allemagne
• A3 : Espagne
• A4 : Italie
• A5 : Royaume-Uni

Il est recommandé de placer cette liste sur une feuille de calcul différente (par exemple, nommée "Liste") pour une meilleure organisation.

Étape 2 : Sélectionner la cellule où créer la liste déroulante

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra sélectionner une option parmi la liste que vous avez définie.

Exemple :

Sélectionnez la cellule B1.

Étape 3 : Accéder à la fonction de validation des données

1. Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
2. Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données".
3. Une boîte de dialogue "Validation des données" s'ouvre.

Description de la capture d'écran :

La capture d'écran montre l'onglet "Données" du ruban Excel. Le bouton "Validation des données" est mis en évidence dans le groupe "Outils de données". La boîte de dialogue "Validation des données" est également visible, avec ses différents onglets ("Options", "Message de saisie", "Alerte d'erreur").

Étape 4 : Configurer la validation des données

Dans la boîte de dialogue "Validation des données", suivez ces étapes :

1. Dans l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
2. Dans le champ "Source", saisissez la plage de cellules contenant votre liste de données. Vous pouvez le faire manuellement (par exemple, =A1:A5) ou en cliquant sur l'icône à droite du champ et en sélectionnant la plage directement dans votre feuille de calcul.
3. Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher la flèche de la liste déroulante.
4. Vous pouvez ignorer l'option "Autoriser les cellules vides" si vous le souhaitez.
5. Cliquez sur "OK".

Exemple :

Si votre liste de pays se trouve dans les cellules A1 à A5 de la feuille "Liste", vous devrez saisir =Liste!$A$1:$A$5 dans le champ "Source". L'utilisation des signes $ permet de figer les références de cellules, ce qui est utile si vous copiez la liste déroulante vers d'autres cellules.

Description de la capture d'écran :

La capture d'écran montre la boîte de dialogue "Validation des données" avec les paramètres configurés pour créer une liste déroulante. Le menu déroulant "Autoriser" est réglé sur "Liste", et le champ "Source" contient la plage de cellules pointant vers la liste de données. La case "Liste déroulante dans la cellule" est cochée.

Étape 5 : Tester votre liste déroulante

Cliquez sur la cellule où vous avez créé la liste déroulante (par exemple, B1). Une flèche doit apparaître à droite de la cellule. Cliquez sur cette flèche pour afficher la liste des options. Sélectionnez l'option souhaitée.

Personnaliser votre liste déroulante

Excel offre plusieurs options pour personnaliser vos listes déroulantes et les rendre plus conviviales.

Ajouter un message de saisie

Vous pouvez afficher un message d'information lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant la liste déroulante. Ce message peut lui indiquer quelles sont les options disponibles ou lui donner des instructions spécifiques.

1. Dans la boîte de dialogue "Validation des données", allez dans l'onglet "Message de saisie".
2. Cochez la case "Afficher un message de saisie quand la cellule est sélectionnée".
3. Saisissez un titre et un message.
4. Cliquez sur "OK".

Exemple :

• Titre : "Sélectionnez un pays"
• Message : "Veuillez choisir un pays dans la liste."

Description de la capture d'écran :

La capture d'écran montre l'onglet "Message de saisie" de la boîte de dialogue "Validation des données". Un titre et un message ont été saisis pour informer l'utilisateur sur la liste déroulante.

Définir une alerte d'erreur

Vous pouvez afficher un message d'erreur si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste déroulante.

1. Dans la boîte de dialogue "Validation des données", allez dans l'onglet "Alerte d'erreur".
2. Cochez la case "Quand l'utilisateur entre des données non valides".
3. Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement, Information).
4. Saisissez un titre et un message d'erreur.
5. Cliquez sur "OK".

Exemple :

• Style : "Arrêt"
• Titre : "Erreur de saisie"
• Message : "Veuillez sélectionner une valeur dans la liste déroulante."

Description de la capture d'écran :

La capture d'écran montre l'onglet "Alerte d'erreur" de la boîte de dialogue "Validation des données". Un style d'alerte, un titre et un message d'erreur ont été définis pour informer l'utilisateur en cas de saisie incorrecte.

Listes déroulantes dynamiques : Une étape au-dessus

Les listes déroulantes dynamiques s'adaptent automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de votre liste de données. Pour créer une liste déroulante dynamique, vous devez utiliser une formule Excel combinée à la fonction de validation des données.

Utiliser la fonction DECALER pour une liste dynamique

La fonction DECALER permet de créer une plage de cellules dynamique en fonction d'une cellule de départ, d'un nombre de lignes et de colonnes à décaler, et d'une hauteur et d'une largeur de plage.

Syntaxe :

=DECALER(référence; lignes; colonnes; [hauteur]; [largeur])

• référence : La cellule de départ.
• lignes : Le nombre de lignes à décaler (positif ou négatif).
• colonnes : Le nombre de colonnes à décaler (positif ou négatif).
• hauteur (facultatif) : La hauteur de la plage résultante.
• largeur (facultatif) : La largeur de la plage résultante.

Pour créer une liste déroulante dynamique, nous allons utiliser la fonction DECALER en combinaison avec la fonction NBVAL qui compte le nombre de cellules non vides dans une plage.

Exemple :

Supposons que votre liste de données se trouve dans les cellules A1 à A10 de la feuille "Liste", et que vous souhaitez créer une liste déroulante dynamique basée sur cette liste.

1. Allez dans l'onglet "Formules" du ruban Excel.
2. Dans le groupe "Noms définis", cliquez sur "Définir un nom".
3. Dans la boîte de dialogue "Nouveau nom", saisissez un nom pour votre plage dynamique (par exemple, "ListeDynamique").
4. Dans le champ "Fait référence à", saisissez la formule suivante : =DECALER(Liste!$A$1;0;0;NBVAL(Liste!$A:$A);1)
5. Cliquez sur "OK".

Explication de la formule :

• Liste!$A$1 : La cellule de départ (la première cellule de votre liste).
• 0;0 : Aucun décalage en lignes ou en colonnes.
• NBVAL(Liste!$A:$A) : La hauteur de la plage est déterminée par le nombre de cellules non vides dans la colonne A de la feuille "Liste".
• 1 : La largeur de la plage est d'une colonne.

Ensuite, suivez les étapes 2 à 5 décrites précédemment pour créer la liste déroulante, mais dans le champ "Source" de la boîte de dialogue "Validation des données", saisissez =ListeDynamique.

Maintenant, lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de votre liste dans la feuille "Liste", la liste déroulante se mettra automatiquement à jour.

Bonnes pratiques et astuces pour les listes déroulantes Excel

• Utilisez des noms définis : Définir des noms pour vos plages de données rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Organisez vos données : Placez vos listes de données sur une feuille de calcul séparée pour une meilleure organisation.
• Utilisez la validation des données avec parcimonie : Évitez de créer trop de listes déroulantes dans une même feuille de calcul, car cela peut rendre le fichier plus lourd et plus lent.
• Testez vos listes déroulantes : Assurez-vous que vos listes déroulantes fonctionnent correctement avant de partager votre fichier avec d'autres utilisateurs.
• Utilisez les raccourcis clavier : Appuyez sur Alt + Flèche bas pour ouvrir rapidement la liste déroulante.

Erreurs courantes et comment les éviter

• Erreur #REF! dans la liste déroulante : Cette erreur se produit généralement lorsque la plage de cellules source de la liste déroulante est incorrecte ou a été supprimée. Vérifiez que la plage de cellules est correcte et qu'elle existe toujours.
• La liste déroulante n'affiche pas toutes les options : Assurez-vous que la plage de cellules source de la liste déroulante inclut toutes les options que vous souhaitez afficher. Si vous utilisez une liste déroulante dynamique, vérifiez que la formule DECALER est correctement configurée.
• L'utilisateur peut saisir des valeurs non valides : Vérifiez que l'alerte d'erreur est activée et configurée correctement dans la boîte de dialogue "Validation des données".

En suivant ces conseils et astuces, vous serez en mesure de créer des listes déroulantes Excel efficaces et conviviales qui vous aideront à améliorer la qualité de vos données et à gagner du temps.