Comment définir une liste déroulante sur Excel (et éviter les erreurs) ?

Définir une liste déroulante sur Excel : Guide pas à pas

Excel offre une fonctionnalité simple mais efficace pour créer des listes déroulantes, également appelées menus déroulants. Ces listes permettent de limiter les options de saisie dans une cellule, assurant ainsi la cohérence des données et facilitant le travail de l'utilisateur.

Étape 1 : Préparer les données de la liste

Avant de créer la liste déroulante, il est essentiel de préparer les données qui composeront cette liste. Vous pouvez saisir ces données directement dans une feuille Excel, ou les importer depuis une autre source.

Exemple : Supposons que vous souhaitiez créer une liste déroulante contenant les noms des mois de l'année. Vous pouvez saisir ces noms dans une colonne (par exemple, de A1 à A12) d'une feuille Excel.

Capture d'écran : Une feuille Excel avec les noms des mois de l'année listés de A1 à A12.

Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer la liste déroulante

Cliquez sur la cellule où vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra choisir une option parmi celles définies dans la liste.

Capture d'écran : Une cellule sélectionnée dans une feuille Excel, prête à recevoir la liste déroulante.

Étape 3 : Accéder à la fonctionnalité de validation des données

1. Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
2. Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données".

Capture d'écran : Le ruban Excel avec l'onglet "Données" sélectionné et la fonction "Validation des données" mise en évidence.

Étape 4 : Configurer la validation des données

Une fenêtre "Validation des données" s'ouvre. C'est ici que vous allez définir les paramètres de votre liste déroulante.

1. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
2. Dans le champ "Source", indiquez la plage de cellules contenant les données de votre liste. Vous pouvez saisir la plage directement (par exemple, $A$1:$A$12 si vos données sont dans la colonne A de la ligne 1 à la ligne 12), ou cliquer sur l'icône à droite du champ "Source" pour sélectionner la plage directement dans la feuille Excel.
3. Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher la flèche de la liste déroulante dans la cellule sélectionnée.

Capture d'écran : La fenêtre "Validation des données" avec l'onglet "Options" sélectionné, "Liste" choisi dans "Autoriser" et la plage de cellules spécifiée dans "Source".

Étape 5 : Personnaliser les messages d'entrée et d'erreur (facultatif)

Vous pouvez personnaliser les messages qui s'affichent lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant la liste déroulante, ou lorsqu'il essaie de saisir une valeur non valide.

• Message d'entrée : Affiche un message lorsque la cellule est sélectionnée. Cela peut être utile pour donner des instructions à l'utilisateur.
• Alerte d'erreur : Affiche un message d'erreur si l'utilisateur essaie de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste. Vous pouvez choisir le style de l'alerte (arrêt, avertissement, information) et personnaliser le message.

Pour configurer ces messages, utilisez les onglets "Message de saisie" et "Alerte d'erreur" de la fenêtre "Validation des données".

Capture d'écran : La fenêtre "Validation des données" avec l'onglet "Message de saisie" sélectionné et un message d'entrée personnalisé. Capture d'écran : La fenêtre "Validation des données" avec l'onglet "Alerte d'erreur" sélectionné et une alerte d'erreur personnalisée.

Étape 6 : Valider et tester la liste déroulante

Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre "Validation des données". La liste déroulante est maintenant créée dans la cellule sélectionnée. Cliquez sur la cellule pour afficher la flèche de la liste déroulante et sélectionnez une option.

Capture d'écran : La cellule avec la liste déroulante créée, montrant la flèche pour afficher les options disponibles.

Options avancées pour les listes déroulantes Excel

Au-delà de la création basique d'une liste déroulante, Excel offre des options plus avancées pour personnaliser et dynamiser vos listes.

Créer une liste déroulante dynamique

Une liste déroulante dynamique se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la plage de données source. Pour créer une liste dynamique, vous pouvez utiliser une formule ou un tableau Excel.

Méthode 1 : Utiliser la fonction DECALER

La fonction DECALER permet de créer une plage dynamique qui s'adapte au nombre d'éléments dans la liste. Voici comment l'utiliser :

1. Définissez un nom pour votre plage de données. Allez dans l'onglet "Formules", puis "Gestionnaire de noms" et cliquez sur "Nouveau...".
2. Dans la fenêtre "Nouveau nom", entrez un nom pour votre plage (par exemple, ListeMois).
3. Dans le champ "Fait référence à", entrez la formule suivante :

=DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1)

• Feuil1!$A$1 est la cellule de départ de votre liste.
• NBVAL(Feuil1!$A:$A) compte le nombre de cellules non vides dans la colonne A.
• 0;0 indique qu'il n'y a pas de décalage de ligne ou de colonne par rapport à la cellule de départ.

• 1 indique que la plage a une largeur d'une colonne.

• Cliquez sur "OK" pour enregistrer le nom.

• Dans la fenêtre "Validation des données", dans le champ "Source", entrez =ListeMois.

Méthode 2 : Utiliser un tableau Excel

Les tableaux Excel se redimensionnent automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des lignes. Pour utiliser un tableau Excel pour votre liste déroulante :

1. Sélectionnez votre plage de données et allez dans l'onglet "Insertion", puis cliquez sur "Tableau".
2. Assurez-vous que la case "Mon tableau comporte des en-têtes" est cochée si votre plage de données a une ligne d'en-têtes.
3. Cliquez sur "OK" pour créer le tableau.
4. Dans la fenêtre "Validation des données", dans le champ "Source", entrez =Tableau1[Colonne1] (remplacez Tableau1 par le nom de votre tableau et Colonne1 par le nom de la colonne contenant les données de votre liste).

Créer une liste déroulante dépendante

Une liste déroulante dépendante est une liste dont les options dépendent du choix fait dans une autre liste déroulante. Par exemple, vous pouvez avoir une première liste déroulante pour choisir un pays, et une deuxième liste déroulante pour choisir une ville, dont les options dépendent du pays sélectionné.

Pour créer une liste déroulante dépendante, vous pouvez utiliser la fonction INDIRECT et des noms définis.

1. Créez une feuille Excel contenant les données de vos listes déroulantes. Par exemple, vous pouvez avoir une colonne pour les pays et des colonnes pour les villes de chaque pays.
2. Définissez des noms pour les plages de données contenant les villes de chaque pays. Le nom de chaque plage doit correspondre au nom du pays correspondant. Par exemple, si vous avez un pays nommé "France", vous devez définir un nom appelé "France" qui fait référence à la plage de cellules contenant les villes françaises.
3. Dans la cellule où vous souhaitez créer la deuxième liste déroulante (celle des villes), allez dans la fenêtre "Validation des données".
4. Dans le champ "Source", entrez la formule suivante :

=INDIRECT(A1)

• A1 est la cellule contenant la première liste déroulante (celle des pays).

La fonction INDIRECT va convertir le texte contenu dans la cellule A1 (le nom du pays sélectionné) en une référence à la plage de cellules correspondante (la plage contenant les villes de ce pays).

Utiliser une liste déroulante avec des formules

Vous pouvez utiliser les valeurs sélectionnées dans une liste déroulante dans des formules Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour rechercher des informations en fonction de la valeur sélectionnée dans la liste déroulante.

Exemple :

Supposons que vous ayez une liste déroulante contenant les noms de produits et une table contenant les prix de ces produits. Vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV pour afficher le prix du produit sélectionné dans la liste déroulante.

1. Créez une liste déroulante contenant les noms des produits (par exemple, dans la cellule B1).
2. Créez une table contenant les noms des produits et leurs prix (par exemple, dans les colonnes A et B, de A2 à B10).
3. Dans une cellule (par exemple, C1), entrez la formule suivante :

=RECHERCHEV(B1;A2:B10;2;FAUX)

• B1 est la cellule contenant la liste déroulante (le nom du produit sélectionné).
• A2:B10 est la plage de cellules contenant la table des produits et des prix.
• 2 est le numéro de la colonne contenant les prix (la deuxième colonne de la table).
• FAUX indique que vous recherchez une correspondance exacte.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

• Utiliser des noms clairs et descriptifs pour les plages de données. Cela facilite la compréhension et la maintenance des feuilles de calcul.
• Éviter de saisir directement les données de la liste dans le champ "Source" de la fenêtre "Validation des données". Il est préférable d'utiliser une plage de cellules pour faciliter la modification et la mise à jour de la liste.
• Vérifier que la plage de données source est correctement définie. Une plage incorrecte peut entraîner des erreurs ou des options manquantes dans la liste déroulante.
• Utiliser les messages d'entrée et d'erreur pour guider l'utilisateur. Des messages clairs et concis peuvent aider à éviter les erreurs de saisie.
• Protéger la feuille de calcul pour empêcher les utilisateurs de modifier la liste déroulante ou les données source. Cela permet de garantir la cohérence des données.
• Tester la liste déroulante après l'avoir créée pour vérifier qu'elle fonctionne correctement.

En suivant ces conseils et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez créer des listes déroulantes Excel efficaces et conviviales qui vous aideront à améliorer la qualité et la cohérence de vos données.