Créer un menu déroulant Excel : Guide pas à pas
La création d'un menu déroulant (ou liste déroulante) dans Excel est une fonctionnalité puissante qui permet de standardiser et de simplifier la saisie de données. Elle est particulièrement utile lorsque vous avez un ensemble limité d'options possibles pour une cellule donnée, comme des catégories de produits, des noms de vendeurs, ou des statuts de projet. Voici comment procéder :
1. Préparer votre liste de choix
La première étape consiste à créer la liste des options qui apparaîtront dans votre menu déroulant. Vous pouvez la saisir directement dans une feuille de calcul Excel. Il est recommandé de la placer dans une feuille distincte pour plus de clarté et d'organisation.
Exemple :
Dans une nouvelle feuille (par exemple, nommée "Liste"), saisissez les options suivantes dans une colonne, par exemple de A1 à A4 :
- En cours
- Terminé
- En attente
- Annulé
2. Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant
Dans la feuille où vous souhaitez insérer le menu déroulant, sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous voulez qu'il apparaisse.
Exemple :
Sélectionnez la cellule B2 dans votre feuille principale.
3. Accéder à la validation des données
Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel, puis cliquez sur "Validation des données". Une fenêtre s'ouvrira.
Description de la capture d'écran : Une capture d'écran montrant l'onglet "Données" du ruban Excel, avec le bouton "Validation des données" mis en évidence.
4. Configurer la validation des données
Dans la fenêtre "Validation des données", suivez les étapes suivantes :
- Dans l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
- Dans le champ "Source", entrez la plage de cellules contenant votre liste de choix. Vous pouvez soit taper directement la plage (par exemple,
=Liste!$A$1:$A$4), soit cliquer sur l'icône à droite du champ "Source" pour sélectionner la plage directement dans la feuille "Liste". L'utilisation des références absolues ($A$1:$A$4) est importante si vous prévoyez de copier le menu déroulant dans d'autres cellules. - Cochez la case "Liste déroulante dans la cellule" pour afficher la flèche du menu déroulant.
- (Optionnel) Dans l'onglet "Message de saisie", vous pouvez ajouter un titre et un message qui s'afficheront lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule. Cela peut être utile pour donner des instructions claires.
- (Optionnel) Dans l'onglet "Alerte d'erreur", vous pouvez personnaliser le message d'erreur qui s'affichera si l'utilisateur entre une valeur non valide. Vous pouvez choisir le style de l'alerte (arrêt, avertissement, information) et personnaliser le titre et le message.
Description de la capture d'écran : Une capture d'écran de la fenêtre "Validation des données", montrant les options "Liste" sélectionnée dans "Autoriser" et la plage de cellules spécifiée dans "Source".
5. Tester votre menu déroulant
Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre "Validation des données". Maintenant, lorsque vous sélectionnerez la cellule B2, une flèche apparaîtra à droite. Cliquez sur cette flèche pour afficher le menu déroulant contenant votre liste de choix. Sélectionnez l'option souhaitée.
6. Copier le menu déroulant (si nécessaire)
Si vous souhaitez appliquer le même menu déroulant à d'autres cellules, vous pouvez simplement copier la cellule contenant le menu déroulant (B2 dans notre exemple) et la coller dans les cellules souhaitées. Excel copiera automatiquement la validation des données.
Personnaliser votre menu déroulant
Ajouter un message de saisie
Comme mentionné précédemment, vous pouvez ajouter un message de saisie pour guider l'utilisateur. Cela peut être particulièrement utile si votre liste de choix n'est pas évidente ou si vous souhaitez donner des instructions spécifiques.
Exemple :
Dans l'onglet "Message de saisie" de la fenêtre "Validation des données", entrez un titre comme "Statut du projet" et un message comme "Veuillez sélectionner le statut actuel du projet dans la liste."
Personnaliser l'alerte d'erreur
Vous pouvez également personnaliser l'alerte d'erreur qui s'affiche si l'utilisateur entre une valeur non valide. Cela permet de rendre l'alerte plus informative et conviviale.
Exemple :
Dans l'onglet "Alerte d'erreur" de la fenêtre "Validation des données", sélectionnez le style "Arrêt", entrez un titre comme "Erreur de saisie" et un message comme "Veuillez sélectionner une option valide dans la liste déroulante."
Utiliser une liste nommée
Au lieu de spécifier directement la plage de cellules dans le champ "Source", vous pouvez créer une liste nommée. Cela rend la formule plus lisible et facilite la maintenance si votre liste de choix change.
Comment créer une liste nommée :
- Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste de choix (par exemple, A1:A4 dans la feuille "Liste").
- Dans la zone de nom (à gauche de la barre de formule), tapez un nom pour votre liste (par exemple, "StatutsProjet") et appuyez sur Entrée.
Maintenant, dans le champ "Source" de la fenêtre "Validation des données", vous pouvez simplement entrer =StatutsProjet.
Menu déroulant dépendant
Il est possible de créer des menus déroulants dépendants, où les options affichées dans un menu déroulant dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Cela nécessite l'utilisation de formules Excel plus avancées, telles que INDIRECT.
Exemple simplifié :
Imaginez que vous avez un premier menu déroulant pour sélectionner une région (par exemple, "Nord", "Sud", "Est", "Ouest") et un deuxième menu déroulant qui doit afficher les villes de la région sélectionnée. Vous auriez besoin de définir des listes nommées pour chaque région contenant les villes correspondantes, et utiliser la fonction INDIRECT pour récupérer la liste appropriée en fonction de la sélection dans le premier menu déroulant.
Bien que plus complexe à mettre en œuvre, cette technique permet de créer des interfaces utilisateur très intuitives et efficaces.
Astuces et bonnes pratiques
- Utilisez des références absolues : Lorsque vous spécifiez la plage de cellules contenant votre liste de choix, utilisez des références absolues (par exemple,
$A$1:$A$4) pour éviter que la plage ne change lorsque vous copiez le menu déroulant. - Gardez votre liste de choix organisée : Placez votre liste de choix dans une feuille distincte et organisez-la clairement. Cela facilitera la maintenance et la mise à jour de votre feuille de calcul.
- Utilisez des noms significatifs : Donnez des noms significatifs à vos listes nommées et à vos feuilles de calcul. Cela rendra votre feuille de calcul plus facile à comprendre et à maintenir.
- Testez votre menu déroulant : Assurez-vous de tester votre menu déroulant après l'avoir créé pour vérifier qu'il fonctionne correctement et que les options affichées sont correctes.
- Utilisez la validation des données pour d'autres types de contrôle : La validation des données ne se limite pas aux menus déroulants. Vous pouvez également l'utiliser pour limiter la saisie à des nombres entiers, des dates, des longueurs de texte spécifiques, etc.
Erreurs courantes à éviter
- Oublier de cocher la case "Liste déroulante dans la cellule" : Si vous oubliez de cocher cette case, la flèche du menu déroulant ne s'affichera pas.
- Spécifier une plage de cellules incorrecte : Assurez-vous de spécifier la plage de cellules correcte contenant votre liste de choix. Si la plage est incorrecte, le menu déroulant n'affichera pas les options correctes.
- Utiliser des références relatives au lieu de références absolues : Si vous utilisez des références relatives, la plage de cellules changera lorsque vous copierez le menu déroulant, ce qui peut entraîner des erreurs.
- Entrer des valeurs non valides : Si vous entrez une valeur non valide dans une cellule contenant un menu déroulant, Excel affichera une alerte d'erreur. Assurez-vous de sélectionner une option valide dans la liste déroulante.
Conclusion
La création d'un menu déroulant dans Excel est une compétence essentielle pour améliorer l'efficacité et la précision de vos feuilles de calcul. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement créer des menus déroulants personnalisés qui simplifient la saisie de données, réduisent les erreurs et vous font gagner du temps. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de personnalisation pour créer des menus déroulants adaptés à vos besoins spécifiques. L'utilisation de menus déroulants, combinée à d'autres fonctionnalités d'Excel comme les formules et les tableaux croisés dynamiques, vous permettra d'exploiter pleinement la puissance de cet outil.