Maîtrisez les Instructions IF AND ELSE dans Excel : Exemples et Astuces

Comprendre les Instructions IF AND ELSE dans Excel

Les instructions IF (SI), AND (ET) et ELSE (SINON) sont des fonctions logiques fondamentales dans Excel. Elles permettent d'exécuter différentes actions en fonction de la vérification de conditions. En d'autres termes, elles permettent à Excel de prendre des décisions.

La Fonction IF (SI) : Le Pilier de la Logique

La fonction IF est la plus simple. Elle évalue une condition et renvoie une valeur si la condition est vraie, et une autre valeur si la condition est fausse. La syntaxe de base est la suivante :

=SI(condition, valeur_si_vrai, valeur_si_faux)

• Condition : L'expression logique à évaluer (par exemple, A1>10).
• valeur_si_vrai : La valeur à renvoyer si la condition est vraie.
• valeur_si_faux : La valeur à renvoyer si la condition est fausse.

Exemple :

Imaginez que vous avez une colonne A contenant des chiffres de ventes et vous voulez afficher "Objectif atteint" si la vente est supérieure à 100, sinon "Objectif non atteint". Dans la colonne B, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=SI(A1>100, "Objectif atteint", "Objectif non atteint")

Explication :

• A1>100 est la condition. Elle vérifie si la valeur dans la cellule A1 est supérieure à 100.
• "Objectif atteint" est la valeur renvoyée si la condition est vraie.
• "Objectif non atteint" est la valeur renvoyée si la condition est fausse.

La Fonction AND (ET) : Combiner les Conditions

La fonction AND permet de combiner plusieurs conditions. Elle renvoie VRAI si toutes les conditions sont vraies, et FAUX si au moins une condition est fausse. La syntaxe est :

=ET(condition1, condition2, ...)

Exemple :

Supposons que vous voulez accorder une prime aux vendeurs qui ont vendu plus de 100 unités et qui ont un taux de satisfaction client supérieur à 90%. Vous avez les ventes dans la colonne A et le taux de satisfaction dans la colonne B. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=SI(ET(A1>100, B1>0.9), "Prime accordée", "Pas de prime")

Explication :

• ET(A1>100, B1>0.9) vérifie si la vente est supérieure à 100 et si le taux de satisfaction est supérieur à 0.9 (90%).
• "Prime accordée" est la valeur renvoyée si les deux conditions sont vraies.
• "Pas de prime" est la valeur renvoyée si au moins une des conditions est fausse.

Imbriquer les Fonctions IF (SI) : Créer des Logiques Complexes

Vous pouvez imbriquer plusieurs fonctions IF pour créer des logiques plus complexes. Cela signifie placer une fonction IF à l'intérieur d'une autre. C'est comme créer une série de "si...alors...sinon si...alors...sinon...".

Exemple :

Vous voulez attribuer une catégorie à vos produits en fonction de leur prix :

• Si le prix est inférieur à 20€, catégorie "Économique".
• Si le prix est entre 20€ et 50€, catégorie "Standard".
• Si le prix est supérieur à 50€, catégorie "Premium".

La formule serait :

=SI(A1<20, "Économique", SI(A1<=50, "Standard", "Premium"))

Explication :

• La première fonction IF vérifie si A1<20. Si c'est vrai, elle renvoie "Économique".
• Si A1<20 est faux, elle passe à la deuxième fonction IF qui vérifie si A1<=50. Si c'est vrai, elle renvoie "Standard".
• Si A1<=50 est également faux, elle renvoie "Premium".

Combinaison de IF, AND et ELSE pour des Scénarios Avançés

La véritable puissance réside dans la combinaison de ces fonctions. Vous pouvez créer des instructions IF qui utilisent AND pour vérifier plusieurs conditions simultanément et renvoyer différentes valeurs en fonction de ces conditions.

Exemple :

Vous travaillez dans une entreprise et vous voulez calculer les bonus des employés. Les règles sont les suivantes:

• Si l'employé a plus de 5 ans d'ancienneté et a atteint son objectif de vente, il reçoit un bonus de 1000€.
• Si l'employé a plus de 5 ans d'ancienneté mais n'a pas atteint son objectif de vente, il reçoit un bonus de 500€.
• Sinon, il ne reçoit aucun bonus.

Supposons que l'ancienneté soit dans la colonne A (en années) et l'objectif de vente (1 pour atteint, 0 pour non atteint) soit dans la colonne B. La formule serait :

=SI(ET(A1>5, B1=1), 1000, SI(A1>5, 500, 0))

Explication :

• ET(A1>5, B1=1) vérifie si l'ancienneté est supérieure à 5 ans et si l'objectif de vente est atteint.
• Si les deux conditions sont vraies, la formule renvoie 1000.
• Sinon, la formule passe à la deuxième fonction IF qui vérifie si l'ancienneté est supérieure à 5 ans.
• Si l'ancienneté est supérieure à 5 ans (mais l'objectif n'est pas atteint), la formule renvoie 500.
• Sinon (si l'ancienneté n'est pas supérieure à 5 ans), la formule renvoie 0.

Conseils et Astuces pour Optimiser vos Formules IF AND ELSE

1. Lisibilité et Organisation

Les formules complexes peuvent rapidement devenir difficiles à lire et à comprendre. Utilisez des espaces et des sauts de ligne pour améliorer la lisibilité. Malheureusement, Excel ne permet pas nativement les sauts de ligne dans les formules directement dans la cellule, mais vous pouvez écrire la formule dans un éditeur de texte et ensuite la copier-coller dans Excel. Utilisez des noms de cellules clairs et explicites pour rendre vos formules plus compréhensibles. Par exemple, au lieu d'utiliser A1, utilisez PrixProduit. Vous pouvez définir des noms de cellules en allant dans l'onglet "Formules" puis "Définir un nom".

2. Tester vos Formules

Testez toujours vos formules avec différentes valeurs pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement dans tous les cas de figure. Créez des scénarios de test pour couvrir toutes les possibilités.

3. Gestion des Erreurs

Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer les erreurs potentielles dans vos formules. Cela permet d'afficher un message d'erreur personnalisé au lieu d'un code d'erreur Excel comme #DIV/0! ou #VALUE!.

Exemple :

=SIERREUR(A1/B1, "Erreur : Division par zéro")

4. Éviter les Imbrications Excessives

Imbriquer trop de fonctions IF peut rendre vos formules difficiles à maintenir et à déboguer. Si vous avez besoin d'une logique très complexe, envisagez d'utiliser des tableaux de correspondance ou des fonctions personnalisées (VBA).

5. Utiliser les Tableaux Structurés

Les tableaux structurés (anciennement appelés "listes") dans Excel facilitent la création de formules qui font référence à des colonnes entières. Ils utilisent des noms de colonnes au lieu de références de cellules, ce qui rend les formules plus lisibles et plus robustes aux modifications de la structure du tableau.

6. Documentation

Documentez vos formules en ajoutant des commentaires dans votre feuille de calcul. Expliquez la logique de la formule, les entrées et les sorties. Cela facilitera la compréhension et la maintenance de vos feuilles de calcul à long terme.

Erreurs Courantes à Éviter

• Oublier les guillemets : N'oubliez pas d'entourer les chaînes de texte de guillemets doubles (").
• Mauvaise utilisation des parenthèses : Assurez-vous que vos parenthèses sont correctement appariées et placées.
• Confusion entre = et >/< : Utilisez = pour vérifier l'égalité, et > ou < pour vérifier si une valeur est supérieure ou inférieure à une autre.
• Ignorer la priorité des opérateurs : Excel suit un ordre de priorité des opérateurs (par exemple, la multiplication et la division sont prioritaires sur l'addition et la soustraction). Utilisez des parenthèses pour forcer l'ordre d'évaluation souhaité.
• Ne pas tester les limites : Testez vos formules avec des valeurs limites (par exemple, 0, 1, 100) pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement dans tous les cas.

Alternatives aux Instructions IF AND ELSE

Bien que les instructions IF AND ELSE soient très utiles, il existe d'autres fonctions Excel qui peuvent parfois être plus appropriées pour certaines tâches.

• CHOISIR : La fonction CHOISIR permet de choisir une valeur parmi une liste de valeurs en fonction d'un index.
• RECHERCHEV/RECHERCHEH : Ces fonctions permettent de rechercher une valeur dans un tableau et de renvoyer une valeur correspondante.
• INDEX/EQUIV : Ces fonctions combinées permettent de rechercher une valeur dans un tableau et de renvoyer une valeur correspondante (plus flexible que RECHERCHEV/RECHERCHEH).
• SWITCH (Excel 2016 et versions ultérieures) : La fonction SWITCH permet d'évaluer une expression et de renvoyer une valeur correspondante à la première correspondance trouvée.

Conclusion

Les instructions IF AND ELSE sont des outils puissants pour automatiser vos analyses et prendre des décisions basées sur des conditions dans Excel. En maîtrisant ces fonctions logiques, vous pouvez transformer vos feuilles de calcul en de véritables outils de décision et gagner un temps précieux. N'hésitez pas à expérimenter avec les exemples présentés dans cet article et à explorer les autres fonctions Excel qui peuvent vous aider à simplifier vos tâches.