Comment Imprimer un Tableau Excel Parfaitement : Le Guide Étape par Étape

Imprimer un Tableau Excel : Les Bases Indispensables

Imprimer un tableau Excel peut sembler simple, mais obtenir un résultat professionnel demande de maîtriser quelques notions clés. Voici les étapes de base pour une impression réussie.

Étape 1 : Sélectionner la Zone à Imprimer

Avant toute chose, assurez-vous de sélectionner la zone de votre feuille de calcul que vous souhaitez réellement imprimer. Si vous ne sélectionnez rien, Excel imprimera toute la feuille, ce qui peut entraîner des pages vides ou des informations inutiles.

1. Cliquez et faites glisser votre souris pour sélectionner les cellules contenant les données de votre tableau.
2. Allez dans l'onglet Mise en page.
3. Cliquez sur Zone d'impression.
4. Sélectionnez Définir.

Excel affichera une bordure autour de la zone que vous avez définie pour l'impression. Cela vous permet de visualiser exactement ce qui sera imprimé. Pour effacer la zone d'impression, retournez dans le menu Zone d'impression et choisissez Effacer la zone d'impression.

Étape 2 : Accéder à la Boîte de Dialogue d'Impression

Il existe plusieurs façons d'accéder à la boîte de dialogue d'impression :

• Raccourci clavier : Appuyez sur Ctrl + P (Windows) ou Cmd + P (Mac).
• Menu Fichier : Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sélectionnez Imprimer.
• Barre d'outils d'accès rapide : Si l'icône d'impression est présente dans votre barre d'outils, cliquez dessus.

Étape 3 : Choisir l'Imprimante et le Nombre de Copies

Dans la boîte de dialogue d'impression, sélectionnez l'imprimante que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Indiquez également le nombre de copies dont vous avez besoin.

Étape 4 : Configurer les Paramètres d'Impression Essentiels

C'est ici que les choses sérieuses commencent. Plusieurs paramètres sont cruciaux pour obtenir une impression parfaite :

• Orientation : Choisissez entre Portrait (vertical) et Paysage (horizontal) en fonction de la largeur de votre tableau. Les tableaux larges nécessitent généralement une orientation paysage.
• Format de Papier : Sélectionnez le format de papier approprié, généralement A4.
• Marges : Définissez les marges supérieure, inférieure, gauche et droite. Des marges trop importantes réduiront l'espace disponible pour votre tableau, tandis que des marges trop petites risquent de couper une partie des données.
• Mise à l'échelle : C'est l'un des paramètres les plus importants. Excel propose plusieurs options de mise à l'échelle :
  • Pas de mise à l'échelle : Imprime le tableau à sa taille réelle. Si le tableau est trop grand, il sera coupé.
  • Ajuster la feuille sur une page : Réduit ou agrandit le tableau pour qu'il tienne sur une seule page. Cette option peut rendre le tableau difficile à lire si la réduction est trop importante.
  • Ajuster toutes les colonnes sur une page : Réduit la largeur des colonnes pour qu'elles tiennent sur une seule page en largeur. Les lignes peuvent être imprimées sur plusieurs pages.
  • Ajuster toutes les lignes sur une page : Réduit la hauteur des lignes pour qu'elles tiennent sur une seule page en hauteur. Les colonnes peuvent être imprimées sur plusieurs pages.
  • Options de mise à l'échelle personnalisées : Vous permet de spécifier un pourcentage de mise à l'échelle précis.

Étape 5 : Aperçu Avant Impression

Avant d'imprimer, prenez le temps de consulter l'aperçu avant impression. Cela vous permet de vérifier la mise en page, les marges, la mise à l'échelle et tous les autres paramètres. Si vous constatez des erreurs, vous pouvez revenir en arrière et les corriger avant de lancer l'impression.

Maîtriser les Options de Mise en Page Avancées

Pour aller plus loin et obtenir une impression vraiment professionnelle, explorons les options de mise en page avancées.

Les En-têtes et Pieds de Page

Les en-têtes et pieds de page permettent d'ajouter des informations telles que le titre du document, le numéro de page, la date et l'heure, ou le nom de l'auteur. Pour les configurer :

1. Allez dans l'onglet Mise en page.
2. Cliquez sur En-têtes et pieds de page.
3. Vous pouvez choisir parmi les options prédéfinies ou personnaliser vos propres en-têtes et pieds de page.

Vous pouvez insérer des éléments dynamiques tels que le numéro de page en utilisant les codes suivants :

• &[Page] : Numéro de la page actuelle.
• &[Pages] : Nombre total de pages.

Répéter les Titres en Haut de Chaque Page

Lorsque votre tableau s'étend sur plusieurs pages, il est essentiel de répéter les titres des colonnes en haut de chaque page pour faciliter la lecture. Pour ce faire :

1. Allez dans l'onglet Mise en page.
2. Cliquez sur Imprimer les titres.
3. Dans la section Lignes à répéter en haut, cliquez sur l'icône de sélection de plage et sélectionnez la ligne contenant les titres des colonnes.

Imprimer les Lignes et Colonnes de Quadrillage

Par défaut, Excel n'imprime pas les lignes et colonnes de quadrillage. Si vous souhaitez les inclure dans l'impression, cochez la case Quadrillage dans l'onglet Mise en page, section Options de la feuille.

Imprimer les Commentaires et les Erreurs

Vous pouvez choisir d'imprimer ou non les commentaires et les erreurs qui apparaissent dans votre feuille de calcul. Les options se trouvent également dans l'onglet Mise en page, section Options de la feuille.

Astuces et Conseils pour une Impression Excel Impeccable

Voici quelques astuces et conseils supplémentaires pour vous aider à obtenir une impression Excel parfaite :

• Utilisez des styles de tableau : Les styles de tableau permettent de formater rapidement et uniformément votre tableau, ce qui facilite la lecture et l'impression.
• Adaptez la largeur des colonnes : Ajustez la largeur des colonnes pour que toutes les données soient visibles avant d'imprimer. Double-cliquez sur la bordure droite de l'en-tête de colonne pour ajuster automatiquement la largeur à la plus longue entrée.
• Supprimez les colonnes et lignes vides : Supprimez les colonnes et lignes vides inutiles pour réduire la taille de la zone d'impression.
• Utilisez la fonction "Sauts de page" : Si vous souhaitez contrôler précisément où les pages sont coupées, vous pouvez insérer des sauts de page manuellement. Allez dans l'onglet Mise en page, cliquez sur Sauts de page, puis sélectionnez Insérer un saut de page.
• Enregistrez au format PDF : Si vous devez partager votre tableau avec d'autres personnes, enregistrez-le au format PDF. Cela garantit que la mise en page sera conservée, quel que soit le logiciel utilisé pour l'ouvrir.
• Vérifiez les paramètres de votre imprimante : Assurez-vous que les paramètres de votre imprimante (qualité d'impression, type de papier) sont correctement configurés.

Erreurs Courantes à Éviter Lors de l'Impression d'un Tableau Excel

Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Ne pas sélectionner la zone d'impression : Cela peut entraîner l'impression de pages vides ou d'informations inutiles.
• Oublier de vérifier l'aperçu avant impression : L'aperçu avant impression est votre dernière chance de détecter et de corriger les erreurs avant d'imprimer.
• Choisir une mise à l'échelle inappropriée : Une mise à l'échelle excessive peut rendre le tableau difficile à lire.
• Ignorer les en-têtes et pieds de page : Les en-têtes et pieds de page peuvent ajouter des informations importantes à votre document.
• Ne pas répéter les titres en haut de chaque page : Cela rend la lecture des tableaux longs plus difficile.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure d'imprimer vos tableaux Excel parfaitement, à chaque fois. N'hésitez pas à expérimenter avec les différents paramètres pour trouver la configuration qui convient le mieux à vos besoins.