Comment créer des listes déroulantes Excel qui simplifient votre travail ?

Qu'est-ce qu'une liste déroulante Excel et pourquoi l'utiliser ?

Une liste déroulante Excel, aussi appelée menu déroulant, est une fonctionnalité qui permet de proposer une liste d'options prédéfinies dans une cellule. L'utilisateur peut alors choisir une option dans cette liste plutôt que de saisir directement du texte. Cela offre plusieurs avantages:

• Réduction des erreurs de saisie: En limitant les options possibles, on évite les fautes de frappe et les variations d'orthographe.
• Uniformisation des données: Les données sont saisies de manière cohérente, ce qui facilite l'analyse et le traitement ultérieur.
• Gain de temps: La sélection d'une option dans une liste est plus rapide que la saisie manuelle.
• Amélioration de la clarté: Les listes déroulantes rendent les feuilles de calcul plus intuitives et faciles à comprendre.

Créer une liste déroulante simple dans Excel

Voici les étapes pour créer une liste déroulante de base :

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez la cellule B2.
2. Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
3. Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données". Une fenêtre s'ouvre.
4. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
5. Dans le champ "Source", saisissez les éléments de votre liste, séparés par des points-virgules (;). Par exemple, pour une liste de couleurs, vous pouvez saisir : Rouge;Vert;Bleu.
6. Cliquez sur "OK".

Voilà ! Vous avez créé votre première liste déroulante. En cliquant sur la cellule B2, vous verrez une petite flèche apparaître. Cliquez sur cette flèche pour afficher la liste des options et choisir celle qui vous convient.

Exemple pratique : Liste déroulante de pays

Imaginez que vous ayez une colonne "Pays" dans votre tableau Excel. Pour créer une liste déroulante avec les pays suivants : France, Allemagne, Espagne, Italie, vous suivrez les étapes ci-dessus en saisissant France;Allemagne;Espagne;Italie dans le champ "Source".

Utiliser une plage de cellules comme source de données pour votre liste déroulante

Au lieu de saisir directement les éléments de la liste dans le champ "Source", vous pouvez utiliser une plage de cellules contenant ces éléments. Cette méthode est plus pratique si votre liste est longue ou si vous souhaitez pouvoir la modifier facilement.

1. Créez une liste de vos options dans une plage de cellules. Par exemple, saisissez les pays France, Allemagne, Espagne, Italie dans les cellules E1 à E4. Il est recommandé de placer cette liste sur une autre feuille pour plus de clarté.
2. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
3. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
4. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
5. Dans le champ "Source", cliquez sur l'icône de sélection de plage (une petite flèche rouge pointant vers le haut).
6. Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (par exemple, E1:E4).
7. Cliquez à nouveau sur l'icône de sélection de plage pour revenir à la fenêtre de validation des données.
8. Cliquez sur "OK".

Votre liste déroulante est maintenant basée sur la plage de cellules que vous avez sélectionnée. Si vous modifiez le contenu de ces cellules, la liste déroulante sera automatiquement mise à jour.

Avantage de l'utilisation d'une plage de cellules

L'avantage principal est la flexibilité. Vous pouvez facilement ajouter, supprimer ou modifier les éléments de la liste en modifiant simplement le contenu des cellules. De plus, si vous utilisez une plage nommée (voir section suivante), vous pouvez rendre votre liste déroulante encore plus dynamique.

Utiliser une plage nommée pour une liste déroulante dynamique

Une plage nommée est un nom que vous attribuez à une plage de cellules. Cela vous permet de vous référer à cette plage plus facilement dans les formules et les fonctions Excel. Utiliser une plage nommée pour votre liste déroulante la rend plus dynamique, car vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments de la liste sans avoir à modifier la validation des données.

1. Créez votre liste d'options dans une plage de cellules (par exemple, E1:E4).
2. Sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste (par exemple, E1:E4).
3. Dans la zone "Nom" (à gauche de la barre de formule), saisissez un nom pour votre plage (par exemple, ListePays). Appuyez sur Entrée pour valider le nom.
4. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
5. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
6. Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans le menu déroulant "Autoriser".
7. Dans le champ "Source", saisissez le nom de votre plage nommée, précédé du signe égal (=). Par exemple, =ListePays.
8. Cliquez sur "OK".

Comment rendre une plage nommée dynamique ?

Pour que la plage nommée s'adapte automatiquement aux ajouts ou suppressions d'éléments, vous pouvez utiliser la fonction DECALER. Par exemple, si votre liste commence en E1 et que vous voulez que la plage nommée s'étende jusqu'à la dernière cellule non vide de la colonne E, vous pouvez définir la plage nommée ListePays comme suit :

=DECALER(Feuil1!$E$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$E:$E);1)

• Feuil1!$E$1 est la première cellule de la liste.
• 0;0 indique qu'on ne décale ni en lignes ni en colonnes.
• NBVAL(Feuil1!$E:$E) calcule le nombre de cellules non vides dans la colonne E, ce qui détermine la hauteur de la plage.
• 1 indique la largeur de la plage (une colonne).

Avec cette formule, si vous ajoutez un nouveau pays à la fin de la liste en colonne E, la plage nommée ListePays s'étendra automatiquement pour inclure ce nouveau pays, et votre liste déroulante sera mise à jour.

Personnaliser l'apparence et le comportement de votre liste déroulante

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de vos listes déroulantes.

Message de saisie

Vous pouvez afficher un message de saisie lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant la liste déroulante. Ce message peut fournir des instructions ou des informations supplémentaires.

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant la liste déroulante.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Allez dans l'onglet "Message de saisie".
4. Cochez la case "Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée".
5. Saisissez un titre et un message. Par exemple, vous pouvez mettre "Instructions" comme titre et "Veuillez sélectionner un pays dans la liste." comme message.
6. Cliquez sur "OK".

Alerte d'erreur

Vous pouvez afficher une alerte d'erreur si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste déroulante.

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant la liste déroulante.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Allez dans l'onglet "Alerte d'erreur".
4. Cochez la case "Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides".
5. Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement, Information).
6. Saisissez un titre et un message d'erreur. Par exemple, vous pouvez mettre "Erreur" comme titre et "Veuillez sélectionner une valeur dans la liste." comme message.
7. Cliquez sur "OK".

Supprimer une liste déroulante

Pour supprimer une liste déroulante, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant la liste déroulante.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Cliquez sur le bouton "Effacer tout" en bas à gauche de la fenêtre.
4. Cliquez sur "OK".

Erreurs courantes et comment les éviter

• Erreur : La liste déroulante n'affiche rien. Vérifiez que le champ "Source" dans la validation des données contient bien les éléments de la liste, séparés par des points-virgules, ou que la plage de cellules spécifiée est correcte et contient des données.
• Erreur : L'alerte d'erreur ne s'affiche pas. Assurez-vous que la case "Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données non valides" est bien cochée dans l'onglet "Alerte d'erreur" de la validation des données.
• Erreur : La liste déroulante ne se met pas à jour après avoir modifié la plage de cellules source. Vérifiez que vous avez bien utilisé une plage nommée dynamique avec la fonction DECALER si vous souhaitez que la liste s'adapte automatiquement aux ajouts et suppressions d'éléments.

Astuces avancées pour les listes déroulantes Excel

• Listes déroulantes imbriquées (listes dépendantes) : Vous pouvez créer des listes déroulantes qui dépendent de la valeur sélectionnée dans une autre liste. Par exemple, vous pouvez avoir une première liste déroulante avec les régions, et une deuxième liste déroulante qui affiche les villes de la région sélectionnée. Cela nécessite l'utilisation de la fonction INDIRECT et des plages nommées.
• Utiliser une formule pour générer la liste : Au lieu de saisir directement les éléments de la liste ou d'utiliser une plage de cellules, vous pouvez utiliser une formule pour générer la liste dynamiquement. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction UNIQUE pour extraire les valeurs uniques d'une colonne et les utiliser comme source pour votre liste déroulante.
• Combiner les listes déroulantes avec d'autres fonctionnalités Excel : Les listes déroulantes peuvent être combinées avec d'autres fonctionnalités Excel, comme les formules de recherche (RECHERCHEV, INDEX/EQUIV) ou les tableaux croisés dynamiques, pour créer des solutions puissantes et personnalisées.

En maîtrisant les listes déroulantes Excel, vous améliorerez considérablement l'efficacité et la clarté de vos feuilles de calcul. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options et astuces présentées dans ce guide pour créer des listes déroulantes adaptées à vos besoins spécifiques.