Menus Déroulants Excel : Comment Créer des Listes de Choix Dynamiques ?

Qu'est-ce qu'un Menu Déroulant Excel et Pourquoi l'Utiliser ?

Un menu déroulant Excel, aussi appelé liste de validation, est un contrôle qui permet à l'utilisateur de choisir une valeur parmi une liste prédéfinie. Au lieu de saisir manuellement une information, l'utilisateur sélectionne simplement l'option appropriée dans une liste déroulante. Cela présente plusieurs avantages :

• Réduction des erreurs de saisie : En limitant les options possibles, vous minimisez les risques de fautes de frappe ou d'incohérences.
• Normalisation des données : Vous assurez une uniformité des données, ce qui facilite l'analyse et la création de rapports.
• Gain de temps : La sélection d'une option est plus rapide que la saisie manuelle.
• Amélioration de l'ergonomie : L'interface est plus conviviale et intuitive.

Cas d'utilisation courants des menus déroulants Excel :

• Sélection de catégories : Par exemple, une liste de produits, de services, ou de départements.
• Choix de dates : Proposer une liste de dates importantes ou de périodes.
• Définition de statuts : Par exemple, "En cours", "Terminé", "Annulé".
• Validation de données : S'assurer que les valeurs saisies respectent certaines règles.

Créer un Menu Déroulant Simple : Étape par Étape

La méthode la plus simple pour créer un menu déroulant consiste à définir directement la liste des options dans les paramètres de validation des données.

Étape 1 : Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer le menu déroulant.

Étape 2 : Accédez à l'onglet "Données" du ruban Excel.

Étape 3 : Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données".

Étape 4 : Dans la boîte de dialogue "Validation des données", sous l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le champ "Autoriser".

Étape 5 : Dans le champ "Source", saisissez les options de votre liste, séparées par des points-virgules (;).

Par exemple, si vous souhaitez créer un menu déroulant avec les options "Oui" et "Non", vous devez saisir Oui;Non dans le champ "Source".

Étape 6 : Cliquez sur "OK".

Un menu déroulant apparaîtra désormais dans la cellule (ou les cellules) sélectionnée(s). L'utilisateur pourra choisir une option parmi celles que vous avez définies.

Exemple Pratique : Créer un Menu Déroulant pour le Sexe (Homme/Femme)

1. Sélectionnez la cellule A1.
2. Allez dans Données > Validation des données.
3. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
4. Dans "Source", tapez Homme;Femme.
5. Cliquez sur OK. La cellule A1 contient maintenant un menu déroulant avec les options "Homme" et "Femme".

Créer un Menu Déroulant Dynamique : Utiliser une Plage de Cellules

Une méthode plus flexible consiste à utiliser une plage de cellules comme source de votre menu déroulant. Cela vous permet de modifier facilement les options de la liste sans avoir à modifier les paramètres de validation des données.

Étape 1 : Créez une liste des options dans une plage de cellules distincte de votre feuille de calcul.

Par exemple, vous pouvez saisir les options de votre liste dans les cellules C1 à C5.

Étape 2 : Sélectionnez la cellule (ou les cellules) où vous souhaitez insérer le menu déroulant.

Étape 3 : Accédez à l'onglet "Données" du ruban Excel.

Étape 4 : Dans le groupe "Outils de données", cliquez sur "Validation des données".

Étape 5 : Dans la boîte de dialogue "Validation des données", sous l'onglet "Options", sélectionnez "Liste" dans le champ "Autoriser".

Étape 6 : Dans le champ "Source", sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options.

Vous pouvez soit saisir la référence de la plage (par exemple, $C$1:$C$5), soit utiliser le bouton de sélection pour sélectionner la plage directement dans la feuille de calcul.

Étape 7 : Cliquez sur "OK".

Le menu déroulant affichera les options contenues dans la plage de cellules que vous avez spécifiée. Si vous modifiez le contenu de ces cellules, le menu déroulant se mettra automatiquement à jour.

Exemple Pratique : Créer un Menu Déroulant Dynamique pour une Liste de Produits

1. Dans les cellules E1 à E4, entrez les noms de produits: Produit A, Produit B, Produit C, Produit D.
2. Sélectionnez la cellule B1.
3. Allez dans Données > Validation des données.
4. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
5. Dans "Source", sélectionnez la plage $E$1:$E$4.
6. Cliquez sur OK. La cellule B1 contient maintenant un menu déroulant dynamique avec la liste des produits. Si vous modifiez les noms des produits dans les cellules E1 à E4, le menu déroulant se mettra à jour automatiquement.

Personnaliser l'Apparence et le Comportement des Menus Déroulants

Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de vos menus déroulants.

Ajouter un Message d'Aide

Vous pouvez ajouter un message d'aide qui s'affiche lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule contenant le menu déroulant. Ce message peut fournir des instructions ou des informations complémentaires.

Étape 1 : Accédez à la boîte de dialogue "Validation des données".

Étape 2 : Sélectionnez l'onglet "Message de saisie".

Étape 3 : Cochez la case "Afficher un message de saisie lorsque la cellule est sélectionnée".

Étape 4 : Saisissez un titre et un message dans les champs correspondants.

Étape 5 : Cliquez sur "OK".

Gérer les Erreurs de Saisie

Vous pouvez également définir un message d'erreur qui s'affiche si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste du menu déroulant.

Étape 1 : Accédez à la boîte de dialogue "Validation des données".

Étape 2 : Sélectionnez l'onglet "Alerte d'erreur".

Étape 3 : Cochez la case "Afficher une alerte d'erreur si des données non valides sont saisies".

Étape 4 : Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement, Information).

Étape 5 : Saisissez un titre et un message d'erreur dans les champs correspondants.

Étape 6 : Cliquez sur "OK".

Le style d'alerte "Arrêt" empêchera l'utilisateur de saisir une valeur non valide. Les styles "Avertissement" et "Information" afficheront un message, mais permettront à l'utilisateur de continuer.

Supprimer un Menu Déroulant

Pour supprimer un menu déroulant, sélectionnez la cellule (ou les cellules) contenant le menu, accédez à la boîte de dialogue "Validation des données", puis cliquez sur le bouton "Effacer tout".

Menus Déroulants Dépendants : Créer des Listes en Cascade

Un menu déroulant dépendant (ou liste en cascade) est un menu dont les options dépendent de la valeur sélectionnée dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pouvez avoir un premier menu déroulant pour choisir une catégorie de produits (par exemple, "Fruits"), et un deuxième menu déroulant qui affiche uniquement les fruits disponibles (par exemple, "Pomme", "Banane", "Orange").

La création de menus déroulants dépendants est plus complexe et nécessite l'utilisation de formules Excel.

Étape 1 : Définir les listes de données.

Créez des listes de données pour chaque niveau de votre cascade. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de catégories (par exemple, "Fruits", "Légumes") et des listes de produits pour chaque catégorie (par exemple, "Pomme", "Banane", "Orange" pour la catégorie "Fruits"). Il est conseillé de nommer ces listes pour faciliter la création des formules.

Étape 2 : Nommer les plages de données.

Sélectionnez chaque liste de produits et attribuez-lui un nom correspondant à la catégorie à laquelle elle appartient. Par exemple, sélectionnez la plage contenant "Pomme", "Banane", "Orange" et nommez-la "Fruits".

Pour nommer une plage, sélectionnez-la, puis tapez le nom dans la zone de nom (à gauche de la barre de formule) et appuyez sur Entrée.

Étape 3 : Créer le premier menu déroulant (la catégorie).

Créez un menu déroulant pour la catégorie, en utilisant la méthode décrite précédemment (Validation des données > Liste > Source = Liste des catégories).

Étape 4 : Créer le deuxième menu déroulant (les produits).

Pour le deuxième menu déroulant, utilisez la fonction INDIRECT dans le champ "Source" de la validation des données. La fonction INDIRECT permet de transformer une chaîne de texte en référence de cellule ou de plage.

Par exemple, si la cellule A1 contient le menu déroulant des catégories, et que vous souhaitez créer un menu déroulant des produits dans la cellule B1, la formule à utiliser dans le champ "Source" de la validation des données de la cellule B1 est :

=INDIRECT(A1)

Cette formule indique à Excel d'utiliser le contenu de la cellule A1 (qui est le nom de la catégorie sélectionnée) comme nom de la plage de cellules contenant la liste des produits correspondante.

Exemple Pratique : Menus Déroulants Dépendants pour Catégories et Produits

1. Dans les cellules G1:G2, entrez Fruits et Légumes.
2. Dans les cellules H1:H3, entrez Pomme, Banane, Orange et nommez cette plage Fruits (sélectionnez H1:H3, tapez Fruits dans la zone de nom, appuyez sur Entrée).
3. Dans les cellules I1:I2, entrez Carotte, Tomate et nommez cette plage Légumes.
4. Sélectionnez la cellule C1. Allez dans Données > Validation des données. Dans "Autoriser", choisissez "Liste". Dans "Source", sélectionnez la plage $G$1:$G$2.
5. Sélectionnez la cellule D1. Allez dans Données > Validation des données. Dans "Autoriser", choisissez "Liste". Dans "Source", tapez =INDIRECT(C1).
6. La cellule C1 contient maintenant un menu déroulant avec les options "Fruits" et "Légumes". La cellule D1 contient un menu déroulant qui affiche les fruits si vous choisissez "Fruits" dans C1, et les légumes si vous choisissez "Légumes" dans C1.

Bonnes Pratiques et Erreurs à Éviter

• Utiliser des noms de plages clairs et descriptifs : Cela facilite la maintenance et la compréhension de vos formules.
• Éviter les espaces dans les noms de plages : Utilisez des underscores (_) à la place.
• Tester vos menus déroulants : Assurez-vous qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils affichent les options attendues.
• Documenter vos feuilles de calcul : Expliquez comment fonctionnent vos menus déroulants, en particulier les menus dépendants.
• Ne pas utiliser des listes trop longues : Si votre liste contient de nombreuses options, envisagez d'utiliser une autre méthode, comme la saisie semi-automatique.
• Vérifier l'orthographe : Assurez-vous que les options de votre liste sont correctement orthographiées.

Conclusion

Les menus déroulants Excel sont un outil puissant pour améliorer la qualité et la cohérence de vos données. En suivant les conseils et les exemples de ce guide, vous serez en mesure de créer des menus déroulants efficaces et personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques. Que vous ayez besoin de créer des listes simples ou des cascades complexes, Excel vous offre les outils nécessaires pour optimiser votre travail et gagner du temps.