Comment maîtriser RECHERCHEV Excel et éviter les erreurs courantes ?

Qu'est-ce que RECHERCHEV Excel et pourquoi est-ce si utile ?

RECHERCHEV (VLOOKUP en anglais) est une fonction Excel qui permet de rechercher des informations dans un tableau en se basant sur une valeur de recherche. Imaginez que vous avez une liste de produits avec leurs prix et que vous voulez retrouver le prix d'un produit spécifique. RECHERCHEV est la fonction idéale pour cela.

Les avantages de RECHERCHEV :

• Gain de temps : Au lieu de chercher manuellement dans un grand tableau, RECHERCHEV automatise la recherche.
• Précision : Elle réduit les risques d'erreurs humaines lors de la recherche de données.
• Automatisation : Elle permet d'automatiser des tâches répétitives de recherche et de récupération d'informations.
• Flexibilité : Elle peut être utilisée dans divers contextes et avec différents types de données.

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

La syntaxe de RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : La valeur que vous recherchez dans la première colonne de votre tableau.
• table_matrice : La plage de cellules qui contient les données dans lesquelles vous effectuez la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs de recherche.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur que vous voulez renvoyer. Par exemple, si vous voulez renvoyer la valeur de la deuxième colonne, vous mettrez 2.
• [valeur_proche] : Un argument facultatif qui indique si vous voulez une correspondance exacte ou approximative. VRAI (ou omis) signifie correspondance approximative (la première colonne de table_matrice doit être triée par ordre croissant). FAUX signifie correspondance exacte. Il est FORTEMENT RECOMMANDÉ d'utiliser FAUX pour éviter des erreurs.

Exemples pratiques d'utilisation de RECHERCHEV

Exemple 1 : Rechercher le prix d'un produit

Imaginez un tableau avec deux colonnes : la première colonne contient les noms des produits et la deuxième colonne contient leurs prix.

Vous voulez trouver le prix de la banane. Voici la formule RECHERCHEV que vous utiliserez :

=RECHERCHEV("Banane";A1:B4;2;FAUX)

• "Banane" est la valeur recherchée.
• A1:B4 est la table matrice.
• 2 est le numéro de la colonne qui contient le prix.
• FAUX indique une correspondance exacte.

Cette formule renverra 0.75.

Exemple 2 : Rechercher le département d'un employé

Vous avez une liste d'employés avec leurs numéros d'identification et leurs départements.

Vous voulez trouver le département de l'employé avec l'ID 103. La formule serait :

=RECHERCHEV(103;A1:C4;3;FAUX)

• 103 est la valeur recherchée.
• A1:C4 est la table matrice.
• 3 est le numéro de la colonne qui contient le département.
• FAUX indique une correspondance exacte.

Cette formule renverra RH.

Exemple 3 : Utilisation de RECHERCHEV avec des références de cellules

Au lieu d'entrer directement la valeur recherchée dans la formule, vous pouvez utiliser une référence de cellule. Par exemple, si la valeur recherchée (le nom du produit) est dans la cellule D1, la formule devient :

=RECHERCHEV(D1;A1:B4;2;FAUX)

Cela rend la formule plus flexible car vous pouvez changer la valeur dans la cellule D1 et la formule se mettra à jour automatiquement.

Erreurs fréquentes avec RECHERCHEV et comment les éviter

RECHERCHEV peut parfois retourner des erreurs. Voici les plus courantes et comment les résoudre :

Erreur #N/A

Cette erreur signifie que la valeur recherchée n'a pas été trouvée dans la première colonne de la table matrice. Pour la corriger :

• Vérifiez l'orthographe : Assurez-vous que la valeur recherchée est exactement la même que celle dans la table matrice (respectez la casse et les espaces).
• Vérifiez la plage de recherche : Assurez-vous que la table matrice inclut bien toutes les données et que la valeur recherchée se trouve dans la première colonne.
• Utilisez la correspondance exacte : Assurez-vous que le dernier argument est FAUX. Si vous utilisez VRAI ou si vous l'omettez, Excel renverra une correspondance approximative, ce qui peut conduire à des résultats inattendus et à l'erreur #N/A si aucune correspondance approximative n'est trouvée.
• Espaces invisibles : Vérifiez s'il n'y a pas d'espaces superflus avant ou après la valeur recherchée ou dans la table matrice. Vous pouvez utiliser la fonction SUPPRESPACE pour les supprimer.

Erreur #REF!

Cette erreur se produit si le numéro de la colonne (no_index_col) est supérieur au nombre de colonnes dans la table matrice. Pour la corriger, assurez-vous que le numéro de la colonne est valide et qu'il correspond à une colonne existante dans la table matrice.

Erreur liée au type de données

Assurez-vous que le type de données de la valeur recherchée correspond au type de données de la première colonne de la table matrice. Par exemple, si vous recherchez un nombre, assurez-vous que la première colonne contient des nombres et non du texte.

Bonnes pratiques pour utiliser RECHERCHEV efficacement

• Utilisez toujours la correspondance exacte (FAUX) : Cela évite les erreurs liées aux correspondances approximatives.
• Vérifiez vos données : Assurez-vous que les données sont propres et cohérentes (pas d'erreurs d'orthographe, pas d'espaces superflus).
• Utilisez des noms de plage : Au lieu d'utiliser des références de cellules (par exemple, A1:B10), vous pouvez donner un nom à votre table matrice (par exemple, "Produits"). Cela rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir. Pour définir un nom de plage, sélectionnez la plage de cellules, puis allez dans l'onglet Formules > Définir un nom.
• Figez les références de cellules : Si vous copiez votre formule RECHERCHEV vers d'autres cellules, vous devrez peut-être figer les références de la table matrice en utilisant le symbole $ (par exemple, $A$1:$B$10). Cela empêchera les références de changer lorsque vous copiez la formule.
• Combinez RECHERCHEV avec d'autres fonctions : Vous pouvez combiner RECHERCHEV avec d'autres fonctions Excel pour effectuer des recherches plus complexes. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR pour afficher un message personnalisé si RECHERCHEV ne trouve pas la valeur recherchée.

Alternatives à RECHERCHEV : RECHERCHEH, INDEX et EQUIV, XRECHERCHE

Bien que RECHERCHEV soit une fonction très utile, elle a quelques limitations. Par exemple, elle ne peut rechercher que dans la première colonne de la table matrice et elle ne peut renvoyer que des valeurs situées à droite de la colonne de recherche. Pour surmonter ces limitations, vous pouvez utiliser d'autres fonctions Excel :

• RECHERCHEH (HLOOKUP en anglais) : Cette fonction est similaire à RECHERCHEV, mais elle recherche dans la première ligne d'un tableau et renvoie une valeur d'une ligne située en dessous.
• INDEX et EQUIV : Ces deux fonctions combinées offrent une alternative plus flexible à RECHERCHEV. EQUIV recherche la position d'une valeur dans une plage de cellules, et INDEX renvoie la valeur à une position donnée dans une autre plage de cellules.
• XRECHERCHE (XLOOKUP en anglais) : Cette fonction est la remplaçante moderne de RECHERCHEV et RECHERCHEH. Elle offre plus de flexibilité et de fonctionnalités, notamment la possibilité de rechercher dans n'importe quelle colonne et de renvoyer des valeurs situées à gauche ou à droite de la colonne de recherche. XRECHERCHE est disponible dans les versions récentes d'Excel (Office 365 et versions ultérieures).

Conclusion

RECHERCHEV est une fonction Excel essentielle pour la recherche de données. En comprenant sa syntaxe, en évitant les erreurs courantes et en appliquant les bonnes pratiques, vous pouvez maîtriser cet outil et optimiser vos feuilles de calcul. N'hésitez pas à explorer les alternatives comme INDEX/EQUIV et XRECHERCHE pour des recherches encore plus avancées. La pratique régulière est la clé pour devenir un expert RECHERCHEV et gagner en efficacité dans votre travail quotidien avec Excel.