Comment utiliser RECHERCHEV Excel entre 2 feuilles (et éviter les erreurs) ?

RECHERCHEV Excel entre 2 Feuilles : Le Guide Ultime

La fonction RECHERCHEV (ou VLOOKUP en anglais) est une des fonctions les plus utilisées dans Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans une colonne d'un tableau et de renvoyer une valeur correspondante d'une autre colonne, située sur la même ligne. L'utilisation de RECHERCHEV entre deux feuilles Excel est une extension naturelle de cette fonctionnalité, permettant de croiser et d'enrichir vos données provenant de différentes sources.

Qu'est-ce que RECHERCHEV et pourquoi l'utiliser entre deux feuilles ?

RECHERCHEV est une fonction de recherche et de référence qui recherche une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis renvoie une valeur dans la même ligne d'une colonne que vous spécifiez. L'intérêt d'utiliser RECHERCHEV entre deux feuilles réside dans la possibilité de consolider des données provenant de sources différentes. Imaginez par exemple que vous ayez une feuille avec une liste de clients et une autre feuille avec leurs commandes. Vous pouvez utiliser RECHERCHEV pour récupérer le montant total des commandes de chaque client directement dans la feuille "Clients".

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

Avant de plonger dans les exemples pratiques, rappelons la syntaxe de la fonction RECHERCHEV :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur que vous cherchez dans la première colonne de la table_matrice.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle vous recherchez. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs de recherche.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans la table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première colonne de la table_matrice est la colonne 1.
• [valeur_proche] : Argument optionnel. Indique si vous voulez une correspondance exacte (FAUX ou 0) ou approximative (VRAI ou 1). Il est fortement recommandé d'utiliser FAUX (ou 0) pour obtenir une correspondance exacte, sauf dans des cas très spécifiques.

RECHERCHEV entre 2 feuilles : Guide pas à pas avec exemple concret

Illustrons l'utilisation de RECHERCHEV entre deux feuilles avec un exemple concret.

Scénario :

• Feuille 1 : "Clients" - Contient une liste de clients avec leur ID client (colonne A) et leur nom (colonne B).
• Feuille 2 : "Commandes" - Contient une liste de commandes avec l'ID client (colonne A), la date de la commande (colonne B) et le montant de la commande (colonne C).

Objectif :

Ajouter une colonne "Montant total des commandes" dans la feuille "Clients", en utilisant RECHERCHEV pour récupérer le montant total des commandes de chaque client à partir de la feuille "Commandes".

Étapes :

1. Ouvrez votre fichier Excel. Assurez-vous d'avoir les deux feuilles ("Clients" et "Commandes") dans le même classeur.
2. Sélectionnez la cellule où vous voulez afficher le montant total des commandes. Dans la feuille "Clients", sélectionnez la cellule C2 (juste à côté du premier nom de client).

3. Entrez la formule RECHERCHEV. Tapez la formule suivante dans la cellule C2 :

   =RECHERCHEV(A2;Commandes!A:C;3;FAUX)

   • A2 : La valeur recherchée est l'ID client de la feuille "Clients".
   • Commandes!A:C : La table_matrice est la plage de cellules A:C de la feuille "Commandes". Le Commandes! indique à Excel de chercher dans la feuille nommée "Commandes".
   • 3 : Le numéro de la colonne qui contient le montant de la commande (la troisième colonne de la plage A:C).
   • FAUX : On veut une correspondance exacte.
   • Appuyez sur Entrée. La cellule C2 affichera le montant total des commandes pour le premier client. Si le client n'a pas de commandes dans la feuille "Commandes", la cellule affichera l'erreur #N/A.
   • Étirez la formule vers le bas. Cliquez sur le petit carré en bas à droite de la cellule C2 et faites-le glisser vers le bas pour appliquer la formule à tous les clients de la feuille "Clients".

Explication détaillée :

La formule RECHERCHEV prend l'ID client de la cellule A2 de la feuille "Clients" et le recherche dans la première colonne (colonne A) de la feuille "Commandes". Lorsqu'elle trouve une correspondance, elle renvoie la valeur correspondante de la troisième colonne (colonne C), qui est le montant de la commande. La fonction FAUX assure que seule une correspondance exacte est acceptée. Si aucun ID client ne correspond, la fonction renvoie l'erreur #N/A.

Gérer l'erreur #N/A avec la fonction SIERREUR

L'erreur #N/A est courante lors de l'utilisation de RECHERCHEV, surtout lorsqu'il n'y a pas de correspondance. Pour rendre votre feuille plus propre et plus lisible, vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR pour remplacer l'erreur #N/A par une autre valeur, comme 0 ou un message personnalisé.

Syntaxe de la fonction SIERREUR :

=SIERREUR(valeur; valeur_si_erreur)

• valeur : La formule que vous voulez évaluer.
• valeur_si_erreur : La valeur à renvoyer si la formule renvoie une erreur.

Exemple :

Pour remplacer l'erreur #N/A par 0 dans notre exemple précédent, modifiez la formule RECHERCHEV comme suit :

=SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Commandes!A:C;3;FAUX);0)

Avec cette formule, si RECHERCHEV renvoie l'erreur #N/A, la cellule affichera 0 à la place.

Alternatives à RECHERCHEV pour la recherche entre feuilles

Bien que RECHERCHEV soit une fonction puissante, il existe d'autres alternatives pour effectuer des recherches entre feuilles, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.

• INDEX et EQUIV : La combinaison des fonctions INDEX et EQUIV est une alternative plus flexible à RECHERCHEV. Elle permet de rechercher une valeur dans une colonne et de renvoyer une valeur d'une autre colonne, sans être limitée à la première colonne de la table_matrice.
• RECHERCHEH : Si vos données sont organisées horizontalement (c'est-à-dire que les valeurs de recherche sont dans la première ligne et non dans la première colonne), vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEH (ou HLOOKUP en anglais).
• XRECHERCHE (XLOOKUP) : Disponible dans les versions récentes d'Excel, XRECHERCHE est une version améliorée de RECHERCHEV et RECHERCHEH. Elle offre plus de flexibilité et de fonctionnalités, notamment la possibilité de spécifier une plage de recherche et une plage de résultats distinctes, et de gérer les erreurs plus facilement.

Erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de RECHERCHEV entre feuilles

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation de RECHERCHEV entre feuilles :

• Mauvaise plage de recherche : Assurez-vous que la plage de recherche (table_matrice) inclut à la fois la colonne contenant les valeurs de recherche et la colonne contenant les valeurs à renvoyer.
• Numéro de colonne incorrect : Vérifiez que le numéro de colonne (no_index_col) correspond bien à la colonne contenant les valeurs à renvoyer.
• Correspondance inexacte : Utilisez FAUX (ou 0) pour une correspondance exacte, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser une correspondance approximative (VRAI ou 1).
• Valeur recherchée introuvable : Si la valeur recherchée n'existe pas dans la plage de recherche, RECHERCHEV renverra l'erreur #N/A. Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer cette erreur.
• Format des données incohérent : Assurez-vous que le format des données de la valeur recherchée et de la colonne de recherche est cohérent (par exemple, texte ou nombre).

Conseils et astuces pour optimiser vos recherches RECHERCHEV

• Nommez vos plages : Au lieu d'utiliser des références de cellules directement dans la formule, nommez vos plages de cellules. Cela rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Utilisez les références absolues : Si vous étirez la formule RECHERCHEV vers le bas, utilisez les références absolues ($) pour fixer la plage de recherche. Par exemple, Commandes!$A$1:$C$100.
• Triez vos données : Si vous utilisez une correspondance approximative (VRAI ou 1), assurez-vous que les données dans la colonne de recherche sont triées en ordre croissant.
• Combinez RECHERCHEV avec d'autres fonctions : Vous pouvez combiner RECHERCHEV avec d'autres fonctions Excel pour effectuer des recherches plus complexes et des analyses plus approfondies.

En conclusion, la fonction RECHERCHEV Excel est un outil indispensable pour la recherche de données entre deux feuilles. En suivant les étapes et les conseils présentés dans cet article, vous serez en mesure de maîtriser cette fonction et d'optimiser vos analyses de données.