Qu'est-ce que la Segmentation dans Excel et Pourquoi l'Utiliser ?
La segmentation, ou slicer en anglais, est un outil de filtrage visuel et interactif dans Excel. Elle permet de filtrer les données d'un tableau croisé dynamique (TCD) ou d'un tableau structuré de manière simple et intuitive, en cliquant sur les éléments que vous souhaitez afficher. Contrairement aux filtres classiques qui sont souvent cachés dans les en-têtes de colonnes, les segments sont affichés directement sur la feuille de calcul, offrant une vue d'ensemble claire des filtres appliqués.
Les Avantages de la Segmentation:
- Visualisation intuitive: La segmentation rend le filtrage des données plus facile à comprendre et à utiliser, même pour les utilisateurs novices d'Excel.
- Interaction dynamique: Les segments permettent d'explorer les données en temps réel, en changeant les filtres instantanément.
- Gain de temps: Plus besoin de naviguer dans les menus de filtres. Un simple clic suffit pour modifier les données affichées.
- Amélioration de la présentation: Les segments rendent vos tableaux de bord plus attrayants et professionnels.
- Analyse approfondie: La segmentation facilite l'identification des tendances et des anomalies dans vos données.
Comment Créer une Segmentation dans Excel (Étape par Étape)
La segmentation peut être appliquée à deux types de données dans Excel: les tableaux croisés dynamiques (TCD) et les tableaux structurés.
Segmentation pour un Tableau Croisé Dynamique (TCD)
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Créez votre Tableau Croisé Dynamique: Si vous n'avez pas encore de TCD, sélectionnez votre plage de données, puis allez dans l'onglet "Insertion" et cliquez sur "Tableau Croisé Dynamique". Choisissez l'emplacement où vous souhaitez insérer le TCD (nouvelle feuille ou feuille existante) et cliquez sur "OK".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Insertion et le bouton Tableau Croisé Dynamique.
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Configurez votre TCD: Faites glisser les champs de votre tableau source vers les différentes zones du TCD (Lignes, Colonnes, Valeurs, Filtres) pour organiser vos données.
Description de l'image: Capture d'écran montrant le volet des champs du TCD et les zones Lignes, Colonnes, Valeurs et Filtres.
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Insérez la Segmentation: Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre TCD. Allez dans l'onglet "Analyse du tableau croisé dynamique" (ou "Options" selon votre version d'Excel) et cliquez sur "Insérer un segment".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Analyse du tableau croisé dynamique et le bouton Insérer un segment.
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Choisissez les champs pour la Segmentation: Une boîte de dialogue s'ouvrira, affichant tous les champs de votre tableau source. Cochez les cases correspondant aux champs que vous souhaitez utiliser comme segments et cliquez sur "OK".
Description de l'image: Capture d'écran de la boîte de dialogue "Insérer un segment" avec une liste de champs à cocher.
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Utilisez la Segmentation: Les segments apparaîtront sur votre feuille de calcul. Cliquez sur les éléments des segments pour filtrer les données de votre TCD. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en maintenant la touche "Ctrl" enfoncée.
Description de l'image: Capture d'écran montrant des segments actifs avec des éléments sélectionnés.
Segmentation pour un Tableau Structuré
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Créez votre Tableau Structuré: Sélectionnez votre plage de données, puis allez dans l'onglet "Insertion" et cliquez sur "Tableau". Assurez-vous que la case "Mon tableau comporte des en-têtes" est cochée si votre plage de données a des en-têtes. Cliquez sur "OK".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Insertion et le bouton Tableau.
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Insérez la Segmentation: Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre tableau structuré. Allez dans l'onglet "Création de tableau" (ou "Outils de tableau" > "Création" selon votre version d'Excel) et cliquez sur "Insérer un segment".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Création de tableau et le bouton Insérer un segment.
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Choisissez les champs pour la Segmentation: Identique à l'étape 4 pour les TCD, une boîte de dialogue s'ouvrira, affichant tous les champs de votre tableau source. Cochez les cases correspondant aux champs que vous souhaitez utiliser comme segments et cliquez sur "OK".
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Utilisez la Segmentation: Les segments apparaîtront sur votre feuille de calcul. Cliquez sur les éléments des segments pour filtrer les données de votre tableau structuré.
Personnaliser l'Apparence et le Comportement de vos Segments
Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence et le comportement de vos segments.
Modifier le Style des Segments
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Styles prédéfinis: Sélectionnez un segment, puis allez dans l'onglet "Options" (ou "Segment" selon votre version d'Excel). Vous trouverez une galerie de styles prédéfinis que vous pouvez appliquer à votre segment.
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Options et la galerie de styles de segments.
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Créer un style personnalisé: Vous pouvez également créer votre propre style en modifiant les couleurs, les bordures, les polices et autres paramètres. Cliquez avec le bouton droit sur un style existant dans la galerie et sélectionnez "Dupliquer" pour créer une copie que vous pourrez modifier.
Modifier les Paramètres des Segments
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Nombre de colonnes: Vous pouvez ajuster le nombre de colonnes affichées dans un segment pour optimiser l'espace disponible. Sélectionnez le segment, puis allez dans l'onglet "Options" (ou "Segment") et modifiez la valeur du champ "Colonnes".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Options et le champ Colonnes.
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En-tête: Vous pouvez afficher ou masquer l'en-tête du segment en cochant ou décochant la case "En-tête" dans l'onglet "Options" (ou "Segment").
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Paramètres de segment: En cliquant avec le bouton droit sur un segment et en sélectionnant "Paramètres de segment", vous pouvez modifier le nom du segment, choisir s'il doit être trié par ordre alphabétique ou selon l'ordre des données, et définir d'autres options.
Connecter Plusieurs Tableaux Croisés Dynamiques à un Même Segment
L'un des avantages majeurs de la segmentation est sa capacité à contrôler plusieurs TCD simultanément. Pour cela:
- Sélectionnez le segment.
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Allez dans l'onglet "Options" (ou "Segment") et cliquez sur "Connexions de rapport".
Description de l'image: Capture d'écran montrant l'onglet Options et le bouton Connexions de rapport.
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Dans la boîte de dialogue, cochez les cases correspondant aux TCD que vous souhaitez connecter au segment.
Exemples Concrets d'Utilisation de la Segmentation
Analyse des Ventes par Région et Produit
Imaginez que vous gérez les ventes d'une entreprise qui opère dans plusieurs régions et vend différents produits. Vous pouvez créer un TCD qui affiche le chiffre d'affaires total par région et par produit. Ensuite, vous pouvez ajouter des segments pour la région, le produit et la période (mois, trimestre, année). Cela vous permettra d'analyser rapidement les ventes par région pour un produit spécifique, ou de comparer les performances de différents produits dans une région donnée.
Suivi des Performances des Employés
Vous pouvez utiliser la segmentation pour suivre les performances des employés en fonction de différents critères tels que le département, l'ancienneté, le niveau de performance, etc. Créez un TCD qui affiche les indicateurs clés de performance (KPI) par employé, puis ajoutez des segments pour les différents critères. Vous pourrez ainsi identifier rapidement les employés les plus performants dans chaque département, ou analyser l'impact de l'ancienneté sur les performances.
Analyse des Données d'Enquête
Si vous avez mené une enquête, vous pouvez utiliser la segmentation pour analyser les réponses en fonction des caractéristiques des participants (âge, sexe, profession, etc.). Créez un TCD qui affiche la répartition des réponses pour chaque question, puis ajoutez des segments pour les différentes caractéristiques des participants. Vous pourrez ainsi identifier les différences d'opinion entre les différents groupes de participants.
Bonnes Pratiques et Erreurs à Éviter
Bonnes Pratiques:
- Choisissez les champs pertinents: Sélectionnez uniquement les champs qui sont réellement utiles pour le filtrage de vos données.
- Organisez vos segments: Disposez vos segments de manière claire et logique sur votre feuille de calcul.
- Utilisez des styles cohérents: Appliquez des styles de segments uniformes pour une meilleure lisibilité.
- Nommez vos segments: Donnez des noms descriptifs à vos segments pour faciliter leur identification.
- Testez vos segments: Vérifiez que vos segments fonctionnent correctement et qu'ils affichent les données attendues.
Erreurs à Éviter:
- Surcharger votre feuille de calcul: Évitez d'ajouter trop de segments, car cela peut rendre votre feuille de calcul confuse et difficile à utiliser.
- Utiliser des segments trop larges: Si un segment contient trop d'éléments, il peut être difficile de trouver les éléments que vous recherchez. Dans ce cas, envisagez d'utiliser un filtre classique à la place.
- Oublier de connecter les segments aux TCD: Si vous avez plusieurs TCD, assurez-vous de connecter les segments à tous les TCD que vous souhaitez contrôler.
Conclusion
La segmentation est un outil puissant et polyvalent qui peut vous aider à analyser vos données Excel de manière plus efficace et intuitive. En maîtrisant les techniques présentées dans cet article, vous serez en mesure de transformer vos feuilles de calcul en tableaux de bord interactifs et de prendre des décisions éclairées basées sur vos données. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de personnalisation pour adapter la segmentation à vos besoins spécifiques.