Comprendre les Segments Excel
Les segments Excel (ou Slicers en anglais) sont des contrôles visuels qui permettent de filtrer facilement les données d'un tableau croisé dynamique, d'un tableau structuré, ou d'une requête Power Query. Ils offrent une alternative plus intuitive et conviviale aux filtres traditionnels, rendant l'exploration des données plus rapide et interactive. L'utilisation des segments simplifie la navigation à travers de grands ensembles de données, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur les informations pertinentes en quelques clics.
Pourquoi utiliser les Segments Excel ?
- Simplicité d'utilisation: Les segments sont extrêmement faciles à utiliser, même pour les débutants. Leur interface visuelle permet de comprendre rapidement comment filtrer les données.
- Gain de temps: Au lieu de naviguer dans des menus de filtres complexes, vous pouvez filtrer les données en un seul clic sur un segment.
- Visualisation claire des filtres: Les segments affichent clairement les filtres appliqués, ce qui facilite la compréhension de l'état actuel des données.
- Interactif et dynamique: Les segments permettent une exploration interactive des données, ce qui est particulièrement utile pour la présentation de rapports et d'analyses.
- Compatibilité: Les segments sont compatibles avec les tableaux croisés dynamiques, les tableaux structurés et les requêtes Power Query.
Créer et Utiliser un Segment Excel
La création d'un segment Excel est un processus simple qui peut être réalisé en quelques étapes.
Étape 1 : Préparation des données
Avant de créer un segment, assurez-vous que vos données sont organisées dans un tableau structuré ou un tableau croisé dynamique. Si vos données ne sont pas dans un tableau, sélectionnez la plage de données et appuyez sur Ctrl+T pour créer un tableau structuré. Assurez-vous que la première ligne contient les en-têtes de colonnes.
Étape 2 : Insertion du segment
- Pour un tableau structuré : Sélectionnez une cellule dans le tableau structuré. Accédez à l'onglet "Insertion" du ruban, puis cliquez sur "Segment".
- Pour un tableau croisé dynamique : Sélectionnez une cellule dans le tableau croisé dynamique. Accédez à l'onglet "Analyse du tableau croisé dynamique" (ou "Options" selon votre version d'Excel) du ruban, puis cliquez sur "Insérer un segment".
Dans les deux cas, une boîte de dialogue "Insérer des segments" s'affiche, listant les en-têtes de colonnes de votre tableau.
Étape 3 : Sélection des champs pour les segments
Cochez les cases correspondant aux champs pour lesquels vous souhaitez créer des segments. Par exemple, si vous avez un tableau de ventes avec des colonnes "Produit", "Région" et "Date", vous pouvez créer des segments pour ces trois champs.
Cliquez sur "OK" pour créer les segments. Excel affichera alors les segments sélectionnés, que vous pourrez déplacer et redimensionner à votre guise.
Étape 4 : Filtrer les données avec les segments
Pour filtrer les données, cliquez simplement sur les éléments du segment. Par exemple, si vous avez un segment pour la colonne "Région", cliquez sur "Nord" pour afficher uniquement les données de la région Nord. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Pour effacer les filtres, cliquez sur l'icône en forme d'entonnoir avec une croix rouge en haut à droite du segment.
Exemple concret : Analyse des ventes par produit et région
Imaginez un tableau de ventes contenant les colonnes suivantes : "Date", "Produit", "Région", "Quantité", "Prix unitaire", "Chiffre d'affaires".
- Créez un tableau structuré à partir de ces données.
- Insérez des segments pour les colonnes "Produit" et "Région".
- Cliquez sur un produit spécifique (par exemple, "Ordinateur portable") dans le segment "Produit".
- Cliquez sur une région spécifique (par exemple, "Europe") dans le segment "Région".
Excel affichera alors uniquement les ventes d'ordinateurs portables en Europe. Vous pouvez ainsi explorer rapidement les données et identifier les tendances.
Personnaliser l'apparence des Segments Excel
Excel offre plusieurs options pour personnaliser l'apparence des segments et les adapter à vos besoins.
Modifier le style du segment
- Sélectionnez le segment que vous souhaitez personnaliser.
- Accédez à l'onglet "Segment" du ruban (qui apparaît lorsque vous sélectionnez un segment).
- Dans le groupe "Styles de segment", choisissez un style prédéfini ou créez votre propre style en cliquant sur "Nouveau style de segment".
Vous pouvez modifier la couleur de fond, la couleur du texte, la bordure et d'autres paramètres pour personnaliser l'apparence du segment.
Modifier le nombre de colonnes
Par défaut, les éléments du segment sont affichés sur une seule colonne. Vous pouvez modifier le nombre de colonnes pour optimiser l'espace et améliorer la lisibilité.
- Sélectionnez le segment que vous souhaitez modifier.
- Accédez à l'onglet "Segment" du ruban.
- Dans le groupe "Boutons", modifiez la valeur du champ "Colonnes".
Ajuster la hauteur et la largeur des boutons
Vous pouvez également ajuster la hauteur et la largeur des boutons du segment pour améliorer leur apparence et leur lisibilité.
- Sélectionnez le segment que vous souhaitez modifier.
- Accédez à l'onglet "Segment" du ruban.
- Dans le groupe "Boutons", ajustez les valeurs des champs "Hauteur du bouton" et "Largeur du bouton".
Afficher ou masquer les en-têtes
Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer l'en-tête du segment.
- Sélectionnez le segment que vous souhaitez modifier.
- Accédez à l'onglet "Segment" du ruban.
- Dans le groupe "Segment", cochez ou décochez la case "En-tête".
Bonnes pratiques et astuces pour les Segments Excel
Voici quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti des segments Excel :
- Utiliser des noms de champs clairs et concis : Les noms des champs utilisés pour créer les segments doivent être clairs et concis pour faciliter la compréhension des filtres.
- Regrouper les segments par thème : Si vous avez plusieurs segments, regroupez-les par thème pour faciliter la navigation et l'organisation.
- Utiliser des couleurs cohérentes : Utilisez des couleurs cohérentes pour les segments afin de créer une apparence professionnelle et harmonieuse.
- Tester et valider les filtres : Avant de partager un classeur contenant des segments, testez et validez les filtres pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement.
- Combiner les segments avec des graphiques : Combine les segments avec des graphiques croisés dynamiques pour créer des tableaux de bord interactifs et visuellement attrayants.
- Connecter les segments à plusieurs tableaux croisés dynamiques: Un segment peut être connecté à plusieurs tableaux croisés dynamiques, ce qui permet de filtrer plusieurs tableaux simultanément. Pour cela, faites un clic droit sur le segment, sélectionnez "Connexions de rapports", et cochez les tableaux croisés dynamiques auxquels vous souhaitez connecter le segment.
Erreurs courantes et comment les éviter
- Données non structurées : Les segments ne fonctionnent pas correctement si les données ne sont pas organisées dans un tableau structuré ou un tableau croisé dynamique. Assurez-vous de structurer vos données avant de créer des segments.
- Noms de champs incorrects : Si les noms des champs sont incorrects ou incohérents, les segments peuvent ne pas fonctionner correctement. Vérifiez et corrigez les noms de champs avant de créer des segments.
- Filtres contradictoires : Si vous appliquez des filtres contradictoires, les résultats peuvent être inattendus. Assurez-vous de comprendre l'impact de chaque filtre avant de l'appliquer.
- Performances : L'utilisation de nombreux segments peut affecter les performances d'Excel, en particulier avec de grands ensembles de données. Optimisez la structure de vos données et limitez le nombre de segments si nécessaire.
Conclusion
Les segments Excel sont un outil puissant et polyvalent qui peut transformer la manière dont vous analysez et visualisez vos données. En offrant une interface visuelle et intuitive pour filtrer les données, les segments simplifient la navigation à travers de grands ensembles de données et permettent aux utilisateurs de se concentrer sur les informations pertinentes. Que vous soyez un analyste de données expérimenté ou un débutant, les segments Excel peuvent vous aider à gagner du temps, à améliorer la clarté de vos rapports et à prendre des décisions plus éclairées. En suivant les conseils et astuces présentés dans cet article, vous pouvez maîtriser les segments Excel et en tirer le meilleur parti pour vos projets d'analyse de données.