Comment ajouter une signature dans Excel (et valider vos documents)

Ajouter une signature in Excel : Les différentes méthodes

Il existe plusieurs façons d'ajouter une "signature in excel", chacune ayant ses propres avantages et inconvénients. Le choix de la méthode dépendra de vos besoins en matière de sécurité, de la présentation souhaitée et de la version d'Excel que vous utilisez. Nous allons explorer les options suivantes:

• Signature manuscrite (image)
• Ligne de signature Microsoft Office
• Signature numérique (certificat)

Signature manuscrite (image)

La méthode la plus simple consiste à insérer une image de votre signature manuscrite. Cette approche est rapide et facile à mettre en œuvre, mais elle offre une sécurité limitée.

Étapes :

1. Créez votre signature : Signez sur une feuille de papier blanche avec un stylo à encre noire. Assurez-vous que la signature est claire et lisible.
2. Numérisez votre signature : Utilisez un scanner ou prenez une photo de votre signature avec un smartphone. Assurez-vous que l'image est de bonne qualité et que le fond est blanc ou transparent.
3. Insérez l'image dans Excel : Dans Excel, allez dans l'onglet "Insertion", puis cliquez sur "Images" et sélectionnez "Cet appareil…".
4. Localisez et insérez votre fichier image : Recherchez le fichier contenant votre signature et cliquez sur "Insérer".
5. Redimensionnez et positionnez la signature : Ajustez la taille de l'image et placez-la à l'endroit souhaité dans votre feuille de calcul.

Conseils :

• Pour un rendu plus professionnel, vous pouvez utiliser un logiciel de retouche d'image pour supprimer le fond de l'image de votre signature et la rendre transparente (format PNG).
• Verrouillez la position de l'image pour éviter qu'elle ne soit déplacée accidentellement. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'image, sélectionnez "Format de l'image…", puis allez dans l'onglet "Propriétés" et cochez la case "Verrouiller".

Ligne de signature Microsoft Office

Excel propose une fonctionnalité dédiée à l'insertion de lignes de signature. Cette méthode permet d'ajouter une ligne où une personne peut taper son nom pour indiquer sa signature. Bien que ce ne soit pas une "signature in excel" au sens propre du terme (pas de vérification cryptographique), elle peut être utile pour indiquer qui a approuvé le document.

Étapes :

1. Placez le curseur : Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la ligne de signature.
2. Insérez la ligne de signature : Allez dans l'onglet "Insertion", puis cliquez sur "Texte" et sélectionnez "Ligne de signature Microsoft Office".
3. Configurez la ligne de signature : Une boîte de dialogue s'ouvre. Renseignez les informations suivantes :
   • Signataire suggéré : Indiquez le nom de la personne qui doit signer le document.
   • Titre du signataire suggéré : Indiquez le titre de la personne qui doit signer le document (par exemple, Directeur Financier).
   • Adresse de messagerie du signataire suggéré : Indiquez l'adresse e-mail de la personne qui doit signer le document.
   • Instructions au signataire : Ajoutez des instructions spécifiques pour le signataire.
   • Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue de signature : Cochez cette case si vous souhaitez que le signataire puisse ajouter des commentaires.
   • Afficher la date de signature dans la ligne de signature : Cochez cette case si vous souhaitez afficher la date de signature.
4. Cliquez sur OK : La ligne de signature sera insérée dans votre feuille de calcul.

Utilisation :

• Lorsque le document est prêt à être signé, la personne désignée peut double-cliquer sur la ligne de signature. Une boîte de dialogue s'ouvrira, lui permettant de taper son nom ou d'insérer une image de sa signature manuscrite.

Signature numérique (certificat)

La signature numérique est la méthode la plus sécurisée pour ajouter une "signature in excel". Elle utilise un certificat numérique pour authentifier le signataire et garantir l'intégrité du document. Toute modification apportée au document après la signature invalidera la signature numérique.

Prérequis :

• Obtenir un certificat numérique : Vous devez obtenir un certificat numérique auprès d'une autorité de certification (AC) reconnue. Certaines AC proposent des certificats gratuits pour un usage personnel, tandis que d'autres sont payantes et destinées à un usage professionnel. Des exemples d'autorités de certification incluent Certigna, ChamberSign et GlobalSign.

Étapes :

1. Installez le certificat numérique : Une fois que vous avez obtenu votre certificat numérique, installez-le sur votre ordinateur. La procédure d'installation varie en fonction de l'autorité de certification et du type de certificat.
2. Ouvrez votre fichier Excel : Ouvrez le fichier Excel que vous souhaitez signer numériquement.
3. Signez le document : Allez dans l'onglet "Fichier", puis cliquez sur "Informations" et sélectionnez "Protéger le classeur".
4. Ajoutez une signature numérique : Dans le menu déroulant, choisissez "Ajouter une signature numérique".
5. Sélectionnez un certificat : Une boîte de dialogue s'ouvre, affichant les certificats numériques installés sur votre ordinateur. Sélectionnez le certificat que vous souhaitez utiliser pour signer le document.
6. Ajoutez un motif de signature (facultatif) : Vous pouvez ajouter un motif de signature pour expliquer pourquoi vous signez le document.
7. Cliquez sur "Signer" : Votre document Excel sera signé numériquement.

Vérification :

• Pour vérifier la signature numérique d'un document Excel, ouvrez le fichier. Si le document est signé numériquement, une icône de signature s'affichera dans la barre d'état en bas de la fenêtre Excel. Vous pouvez cliquer sur cette icône pour afficher les détails de la signature et vérifier son authenticité.

Avantages de la signature numérique :

• Authentification : La signature numérique permet de vérifier l'identité du signataire.
• Intégrité : La signature numérique garantit que le document n'a pas été modifié après sa signature.
• Non-répudiation : Le signataire ne peut pas nier avoir signé le document.

Conseils et astuces pour une "signature in excel" réussie

• Choisir la bonne méthode : Sélectionnez la méthode de signature qui correspond le mieux à vos besoins en matière de sécurité et de présentation.
• Utiliser une signature de haute qualité : Si vous utilisez une image de votre signature manuscrite, assurez-vous qu'elle est de bonne qualité et qu'elle est facile à lire.
• Protéger votre certificat numérique : Votre certificat numérique est une clé d'identification. Protégez-le soigneusement et ne le partagez avec personne.
• Vérifier les signatures numériques : Avant de vous fier à un document Excel signé numériquement, vérifiez toujours l'authenticité de la signature.
• Former vos employés : Si vous utilisez des signatures numériques dans votre entreprise, assurez-vous que vos employés sont formés à leur utilisation et à leur vérification.

Erreurs à éviter lors de l'ajout d'une "signature in excel"

• Utiliser une signature de mauvaise qualité : Une signature illisible ou floue peut rendre le document moins professionnel et plus difficile à authentifier.
• Ne pas protéger votre certificat numérique : Le vol ou la perte de votre certificat numérique peut permettre à des personnes mal intentionnées de signer des documents en votre nom.
• Ignorer les erreurs de signature numérique : Si vous rencontrez des erreurs lors de la vérification d'une signature numérique, ne les ignorez pas. Elles peuvent indiquer que le document a été modifié ou que la signature est invalide.
• Se fier aveuglément aux signatures numériques : Bien que les signatures numériques soient un moyen sûr d'authentifier un document, elles ne sont pas infaillibles. Il est toujours important de vérifier l'identité du signataire et de s'assurer que le document est conforme à vos attentes.

Conclusion

L'ajout d'une "signature in excel" est une étape importante pour garantir l'authenticité et l'intégrité de vos documents. Que vous optiez pour une simple image de votre signature manuscrite, une ligne de signature Microsoft Office ou une signature numérique sécurisée, il est essentiel de choisir la méthode qui correspond le mieux à vos besoins et de suivre les bonnes pratiques pour éviter les erreurs. En utilisant les techniques décrites dans cet article, vous serez en mesure de valider vos documents Excel et de les protéger contre la falsification.