La soustraction de dates dans Excel : Les bases
La soustraction de dates dans Excel est plus simple qu'il n'y paraît. Excel stocke les dates sous forme de nombres séquentiels, où chaque nombre entier représente un jour. Par conséquent, soustraire une date d'une autre revient simplement à soustraire deux nombres.
Comment Excel gère les dates
Avant de plonger dans les formules, il est crucial de comprendre comment Excel gère les dates. Excel considère que le 1er janvier 1900 correspond au nombre 1. Ainsi, le 2 janvier 1900 correspond au nombre 2, et ainsi de suite. Cette représentation numérique permet à Excel de réaliser des calculs arithmétiques sur les dates.
Lorsque vous entrez une date dans une cellule, Excel la convertit automatiquement en ce nombre séquentiel. Vous pouvez vérifier cela en changeant le format de la cellule en "Nombre". Vous verrez alors le nombre correspondant à la date.
Soustraction simple de deux dates
La méthode la plus simple pour soustraire deux dates consiste à utiliser l'opérateur de soustraction (-). Assurez-vous que les cellules contenant les dates sont formatées en tant que dates (par exemple, "jj/mm/aaaa" ou "mm/jj/aaaa").
Exemple :
Supposons que la cellule A1 contienne la date de début (01/01/2023) et la cellule B1 contienne la date de fin (15/01/2023). Pour calculer la différence entre ces deux dates, entrez la formule suivante dans une autre cellule, par exemple C1 :
=B1-A1
La cellule C1 affichera alors le nombre de jours entre les deux dates, soit 14.
Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant une feuille Excel avec les cellules A1 contenant la date 01/01/2023, B1 contenant la date 15/01/2023, et C1 contenant la formule =B1-A1 affichant le résultat 14.
Calculer l'âge en années, mois et jours
Calculer l'âge à partir d'une date de naissance est une application courante de la soustraction de dates. Excel propose des fonctions spécifiques pour faciliter ce calcul.
Utilisation de la fonction DATEDIF
La fonction DATEDIF (Date Difference) est une fonction Excel non documentée, mais extrêmement utile pour calculer la différence entre deux dates en années, mois ou jours. Elle prend trois arguments :
- Date_début : La date de début.
- Date_fin : La date de fin.
- Unité : Le type d'unité souhaité (par exemple, "y" pour années, "m" pour mois, "d" pour jours).
Exemple :
Supposons que la cellule A1 contienne la date de naissance (01/01/1990) et que vous souhaitiez calculer l'âge au 15/01/2023 (date actuelle). Vous pouvez utiliser la fonction DATEDIF de la manière suivante :
- Années :
=DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"y")(Renvoie le nombre d'années complètes) - Mois restants :
=DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"ym")(Renvoie le nombre de mois restants après avoir soustrait les années) - Jours restants :
=DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"md")(Renvoie le nombre de jours restants après avoir soustrait les années et les mois)
Pour afficher l'âge complet, vous pouvez concaténer ces résultats avec du texte :
="Âge : " & DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"y") & " ans, " & DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"ym") & " mois et " & DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"md") & " jours"
Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant une feuille Excel avec la cellule A1 contenant la date 01/01/1990 et les formules DATEDIF pour calculer l'âge en années, mois et jours, affichant le résultat concaténé "Âge : 33 ans, 0 mois et 14 jours".
Utilisation de la fonction ANNEE, MOIS et JOUR
Bien que DATEDIF soit très pratique, vous pouvez également utiliser les fonctions ANNEE, MOIS et JOUR pour calculer l'âge, bien que cela soit plus complexe.
Exemple :
Pour calculer l'âge en utilisant ces fonctions, vous devrez effectuer plusieurs opérations de soustraction et de conditionnement. Cette méthode est moins recommandée car elle est plus sujette aux erreurs.
Calcul de la durée entre deux dates (heures, minutes, secondes)
Si vous avez besoin de calculer la durée entre deux dates incluant les heures, minutes et secondes, la méthode de soustraction simple fonctionne également, à condition que les cellules soient correctement formatées.
Formatage des cellules pour inclure l'heure
Assurez-vous que les cellules contenant les dates et heures sont formatées avec un format incluant l'heure (par exemple, "jj/mm/aaaa hh:mm:ss").
Exemple :
Supposons que la cellule A1 contienne la date et l'heure de début (01/01/2023 08:00:00) et la cellule B1 contienne la date et l'heure de fin (02/01/2023 10:30:00). Pour calculer la durée entre ces deux dates, entrez la formule suivante dans une autre cellule, par exemple C1 :
=B1-A1
La cellule C1 affichera alors un nombre décimal représentant la durée en jours. Pour afficher cette durée en heures, minutes et secondes, vous devez formater la cellule C1 avec un format d'heure personnalisé, par exemple [h]:mm:ss ou jj "jours" hh:mm:ss.
[h]:mm:ssaffichera la durée totale en heures, minutes et secondes (par exemple, 26:30:00).jj "jours" hh:mm:ssaffichera la durée en jours, heures, minutes et secondes (par exemple, 1 jours 02:30:00).
Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant une feuille Excel avec les cellules A1 contenant la date et heure 01/01/2023 08:00:00, B1 contenant la date et heure 02/01/2023 10:30:00, et C1 contenant la formule =B1-A1 formatée avec [h]:mm:ss affichant le résultat 26:30:00.
Calculer la différence en heures uniquement
Si vous souhaitez uniquement extraire la différence en heures entre deux dates et heures, vous pouvez multiplier le résultat de la soustraction par 24.
Exemple :
=(B1-A1)*24
Assurez-vous que la cellule contenant cette formule est formatée en tant que nombre.
Erreurs courantes et comment les éviter
La soustraction de dates dans Excel peut parfois entraîner des erreurs. Voici quelques erreurs courantes et comment les éviter :
Erreur #VALUE!
Cette erreur se produit généralement lorsque l'une des cellules utilisées dans la soustraction contient une valeur non numérique ou une date invalide. Vérifiez que toutes les cellules contiennent des dates valides et sont formatées correctement.
Résultat négatif
Si la date de début est postérieure à la date de fin, le résultat de la soustraction sera négatif. Assurez-vous que la date de fin est toujours postérieure à la date de début.
Format de cellule incorrect
Si le format de la cellule contenant le résultat de la soustraction est incorrect, vous risquez d'obtenir un résultat inattendu. Assurez-vous que la cellule est formatée en tant que date, heure ou nombre, selon le type de résultat souhaité.
Utilisation incorrecte de DATEDIF
La fonction DATEDIF peut renvoyer des résultats inattendus si les arguments sont incorrects. Vérifiez que la date de début est antérieure à la date de fin et que l'unité est spécifiée correctement.
Conseils et astuces pour la soustraction de dates dans Excel
- Utilisez des noms de cellules : Au lieu d'utiliser les références de cellules directement dans les formules, vous pouvez attribuer des noms significatifs aux cellules (par exemple, "DateDebut", "DateFin"). Cela rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à comprendre.
- Utilisez la fonction AUJOURDHUI() : Pour calculer la durée par rapport à la date actuelle, utilisez la fonction
AUJOURDHUI(). Cette fonction renvoie la date du jour et se met à jour automatiquement. - Utilisez la fonction MAINTENANT() : Similaire à
AUJOURDHUI(), la fonctionMAINTENANT()renvoie la date et l'heure actuelles. - Vérifiez le format des dates : Assurez-vous que toutes les dates sont formatées de manière cohérente dans votre feuille de calcul. Cela évitera les erreurs de calcul.
- Documentez vos formules : Ajoutez des commentaires à vos formules pour expliquer ce qu'elles font. Cela facilitera la maintenance et la compréhension de vos feuilles de calcul.
- Testez vos formules : Avant d'utiliser une formule dans une feuille de calcul importante, testez-la avec des données de test pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement.
Conclusion
La soustraction de dates dans Excel est une compétence essentielle pour la gestion de projets, le suivi du temps et l'analyse de données. En comprenant comment Excel gère les dates et en utilisant les formules et les fonctions appropriées, vous pouvez facilement calculer des durées, des âges et des différences entre des dates et des heures. N'oubliez pas de formater correctement vos cellules et de vérifier vos formules pour éviter les erreurs courantes. Avec un peu de pratique, vous deviendrez un expert de la soustraction de dates dans Excel.